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2026年共享办公空间运营公司打印复印区管理办法

第一章总则

第一条为规范公司各共享办公站点打印复印区的规划、使用、维护及安全管理工作，保障打印复印设备稳定运行，防范信息泄露、设备故障、安全事故等风险，提升入驻会员使用体验，降低耗材损耗及能源消耗，依据《中华人民共和国数据安全法》《中华人民共和国消防法》《废弃电器电子产品回收处理管理条例》及公司安全生产、运营服务相关规定，制定本办法。

第二条本办法所称“打印复印区”涵盖公司各共享办公站点公共打印复印区域、独立办公间配套打印复印设备所属区域；“打印复印设备”包括打印机、复印机、一体机、扫描仪等相关办公设备；适用范围包括公司所有共享办公站点的打印复印区规划建设、设备配置、日常使用、维护保养、安全管控、应急处置等全流程。

第三条本办法适用于公司运营部、工程部、安全生产部、各站点管理员、保洁人员及所有使用打印复印区的入驻会员、公司内部工作人员；所有人员需严格遵守本办法规定，对违反本办法导致设备损坏、信息泄露、安全事故或能源浪费的，按公司相关规定处理，造成经济损失或法律责任的，追究相关责任人责任，构成违法的移交相关部门处理。

第四条打印复印区管理遵循“安全合规、信息保密、高效便捷、节能降耗、规范有序”的核心原则：安全合规指设备配置、用电及操作符合国家安全标准，无消防、电气安全隐患；信息保密指严格管控打印复印过程中的信息流转，防范文件泄露、数据盗取；高效便捷指设备配置适配会员使用需求，操作流程简单易懂，保障使用效率；节能降耗指优先选用节能设备，推广双面打印、按需使用，降低耗材及能源消耗；规范有序指明确使用规则，维护区域秩序，确保设备及环境整洁。

第五条公司明确各部门打印复印区管理职责：运营部负责各站点打印复印区使用规则制定、会员使用指引、收费标准公示（如需）、使用行为监督；工程部负责打印复印设备的选型采购、安装调试、定期检修、故障维修、耗材适配；安全生产部负责打印复印区用电安全、消防合规、信息安全的监督检查，督促隐患整改；各站点管理员负责打印复印区日常巡检、耗材补充、设备清洁监督、异常情况即时上报；保洁人员负责打印复印区环境卫生清洁、废纸分类回收。

第二章区域规划与设备配置

第六条打印复印区规划原则与标准：

（一）规划原则：结合站点规模、会员数量及使用频次，合理设置打印复印区位置，优先选择通风良好、采光充足、便于设备散热且人流量适中的区域，避免靠近消防通道、易燃易爆物品存放区；

（二）区域布局：公共打印复印区需划分操作区、等候区、废纸回收区，操作区预留足够空间便于设备散热及人员操作，等候区配置简易座椅，废纸回收区设置分类垃圾桶（可回收/不可回收）及碎纸机；

（三）标识配置：打印复印区需张贴醒目标识，明确区域功能、设备操作指引、使用规则、收费标准（如需）、报修联系方式、信息安全提醒等内容，标识字体清晰、内容易懂；

（四）配套设施：配备专用电源插座（带过载保护）、设备防尘罩、清洁工具（抹布、毛刷）、应急照明，确保设备运行及人员使用的基础条件。

第七条打印复印设备选型与配置：

（一）选型原则：优先选用节能型、低噪音、具备信息安全防护功能（如保密打印、硬盘数据加密）的设备，所有设备需具备3C认证，符合国家环保及安全标准，禁止使用已淘汰、无合规认证的设备；

（二）配置标准：根据站点会员数量配置设备数量及功能，公共打印复印区至少配备1台具备打印、复印、扫描、双面打印功能的一体机，会员规模超过规定数量的站点增设备用设备；独立办公间配套设备按需配置，优先选择小型节能款；

（三）设备安装：工程部安装设备时需确保接地合规，线路敷设整齐，避免私拉乱接，设备与墙面、其他设备间预留不少于规定距离的散热空间，安装完成后进行功能测试及操作培训。

第八条耗材配置与管理标准：

（一）耗材选型：优先选用环保型、适配设备型号的原装耗材或合规兼容耗材，禁止使用劣质耗材导致设备损坏；油墨、硒鼓等耗材需符合国家环保标准，避免有害物质超标；

（二）储备标准：站点管理员按设备型号储备常用耗材，储备量满足至少7天的使用需求，备用耗材存放于干燥、避光的专用储物柜，远离高温、潮湿环境；

（三）耗材回收：废旧硒鼓、墨盒等耗材由工程部统一回收，交由具备资质的回收机构处理，禁止随意丢弃，回收记录需留存归档。

第三章使用管理规范

第九条打印复印设备使用权限与流程：

（一）使用权限：入驻会员需通过实名认证（如站点小程序、门禁卡）使用公共打印复印设备，公司内部工作人员按部门权限使用；禁止非站点人员未经许可使用设备；

（二）操作流程：公共设备需张贴简易操作流程，明确文件上传、打印设置（单面/双面、黑白/彩色、纸张规格）、复印参数调整、扫描文件保存等步骤，复杂功能可提供纸质操作手册；

（三）保密打印：涉及敏感信息的文件需使用设备保密打