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采购合同范本与审查指南

一、适用采购场景说明

本工具适用于各类企业、机构在日常运营中发生的采购活动，涵盖以下典型场景：

实体物料采购：包括生产原料、办公用品、设备仪器、耗材配件等有形物品的采购；

服务类采购：如设计服务、咨询服务、技术服务、运维服务、广告服务等专业服务的采购；

工程项目采购：涉及施工材料、工程分包、设备安装等工程相关物资或服务的采购；

长期合作采购：针对年度框架协议、分期供货等持续性采购业务，明确双方权利义务。

二、合同签订全流程操作步骤

（一）采购需求确认与前置准备

明确采购需求：由采购部门或业务部门填写《采购需求单》，详细列明采购物品/服务的名称、规格型号、技术参数、数量、质量标准、交付时间、交付地点等核心要素，并经需求部门负责人审批。

预算与审批：财务部门对采购需求进行预算审核，保证采购金额在年度预算范围内；超出预算的需按公司制度提交审批（如总经理办公会、董事会审批）。

供应商筛选：通过公开招标、邀请招标、询价比价、单一来源采购等方式选定合格供应商，并留存供应商资质文件（如营业执照、相关行业资质证书、过往业绩证明等）。

（二）合同文本起草

基础信息填写：根据《采购合同模板》（详见第三部分），填写合同编号（按公司统一规则编制，如“CG-年份-序号”）、签订日期、甲方（采购方）全称及统一社会信用代码、乙方（供应商）全称及统一社会信用代码、合同签订地点等基础信息。

核心条款拟定：

采购内容明细：逐项列明物品/服务的名称、规格型号、单位、数量、单价、金额（含税/不含税价），若有附件（如图纸、技术参数表）需注明“详见附件X”；

质量要求：明确质量标准（如国家标准、行业标准、双方约定标准），约定验收方式（如现场验收、第三方检测）、验收期限及不合格处理流程；

交付条款：约定交付时间（具体日期或期限）、交付地点（如甲方指定仓库、项目现场）、运输方式及费用承担方、毁损风险转移节点；

付款方式：明确付款节点（如预付款、到货款、验收款、质保金）、付款比例、币种、账户信息（乙方需提供对公账户）；

违约责任：约定乙方逾期交付、质量不达标、甲方逾期付款等情形的违约责任（如违约金计算方式、赔偿范围），明确合同解除条件；

争议解决：约定争议解决方式（如协商、仲裁/诉讼，仲裁需明确仲裁机构，诉讼需明确管辖法院）。

（三）合同审查与修订

内部审查：

法务审查：重点审查条款合法性、合规性，是否存在歧义，违约责任是否明确，争议解决方式是否有效；

财务审查：核对付款条款与预算、账期是否匹配，发票类型（如增值税专用发票）及开具要求是否明确；

业务部门审查：确认采购内容、技术参数、交付时间等是否符合实际需求。

外部沟通：将审查意见反馈给乙方，就条款分歧进行协商修订，直至双方达成一致。修订后的合同文本需重新履行内部审查流程。

（四）合同签订与生效

签署盖章：合同文本经双方最终确认后，由授权代表人签字（甲方授权代表人为某，乙方授权代表人为某，需提供授权委托书）并加盖单位公章（合同专用章）。若为多页合同，需加盖骑缝章。

生效条件：明确合同生效时间（如“双方签字盖章之日起生效”“自最后一方签字盖章之日起X日后生效”），或约定特定条件（如“甲方预付款到账后生效”）。

（五）合同履行与跟踪

交付与验收：乙方按约定交付采购物品/服务，甲方在验收期限内组织验收，出具《验收确认单》，双方签字盖章确认。验收不合格的，乙方需在甲方要求的期限内整改，重新验收。

付款执行：财务部门根据验收结果、合同约定的付款节点及乙方提供的合规付款凭证（如发票、交付清单）办理付款，留存付款凭证。

履约跟踪：采购部门定期跟踪合同履行情况，记录交付进度、质量问题、付款状态等，保证双方按约定履行义务。

（六）合同归档与总结

资料归档：合同文本（含附件、修订记录、审批单、验收单、付款凭证等）需整理成册，按公司档案管理规定编号归档，保存期限不少于合同履行期结束后5年。

履约评估：合同履行完毕后，采购部门对供应商履约情况（如质量、交付及时性、服务响应速度）进行评估，形成《供应商履约评价表》，作为后续供应商选择的参考依据。

三、采购合同核心条款模板及填写说明

（一）采购合同框架模板

采购合同

合同编号：CG-2024-XXX

签订日期：XXXX年XX月XX日

签订地点：XX市XX区

甲方（采购方）：

名称：XXX有限公司

统一社会信用代码：XXXXXXXXXXXXXXXXXX

地址：XX市XX区XX路XX号

法定代表人：*某

联系人：*某

联系方式：XXXXXXXXXXX

乙方（供应商）：

名称：XXX有限公司

统一社会信用代码：XXXXXXXXXXXXXXXXXX

地址：XX市XX区XX路XX号

法定代表人：*某

联系人：*某

联系方式：XXXXXXXXXXX

鉴于：

甲方因生产经营需要，向乙方采购物品