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跨部门沟通协作流程规范范本

一、适用情境说明

本规范适用于企业内部各业务单元、职能部门之间因共同目标、资源共享或问题解决需要开展的跨部门协作场景，主要包括但不限于：

联合项目推进：如新产品研发、市场活动策划、业务流程优化等需多部门协同完成的项目；

资源协调调配：如人力、预算、设备等跨部门资源申请与分配；

问题联合处理：如客户投诉、流程卡点、风险事件等需多部门共同应对的事项；

信息同步共享：如政策传达、数据对接、经验传递等需跨部门信息互通的事项。

二、协作流程步骤详解

步骤一：需求发起与明确

目标：清晰界定协作需求，保证各方对目标、范围、预期结果达成共识。

操作说明：

发起部门：根据业务需要，填写《跨部门协作需求申请表》（详见模板表格），明确以下核心信息：

协作主题（如“2024年Q3新品上市推广项目”）；

需求背景（如“为提升新品市场占有率，需联合市场部、销售部、研发部协同推进”）；

协作目标（如“3个月内实现新品销售额500万元，用户触达100万人次”）；

所需支持（如“市场部提供宣传物料设计，销售部落实渠道铺货，研发部提供技术培训”）；

时间要求（如“项目周期：X月X日-X月X日，关键节点：X月X日完成方案初稿”）。

发起部门负责人审核：确认需求的必要性、合理性与可行性，签字批准后启动协作流程。

步骤二：协作对象对接与确认

目标：明确参与协作的部门及接口人，建立初步沟通渠道。

操作说明：

发起部门：根据需求内容，识别需协作的部门（如涉及市场、销售、研发则需对接三部门），通过OA系统或邮件发送《跨部门协作需求申请表》至各部门负责人。

协作部门反馈：各部门负责人收到申请后2个工作日内，评估本部门资源匹配度（如人力、时间、专业能力等），明确是否参与协作，并指定1名接口人（一般为部门主管或核心骨干），反馈至发起部门。

对接人信息备案：发起部门汇总所有协作部门接口人信息（姓名、职务、联系方式），同步至各部门，建立协作沟通群（如企业/钉钉群），保证信息传递畅通。

步骤三：协作方案制定与共识

目标：细化分工、责任与时间节点，形成可执行的协作方案。

操作说明：

召开启动会：发起部门组织协作部门接口人召开跨部门协作启动会（可通过线上/线下方式），会议议程包括：

发起部门阐述需求背景、目标及整体规划；

各协作部门结合自身职责，提出资源需求、潜在风险及建议；

共同讨论并明确分工（如“市场部负责媒体投放，销售部负责终端促销，研发部负责产品售后支持”）、关键时间节点（如“X月X日完成宣传物料设计，X月X日启动渠道培训”）、资源支持（如“申请专项预算元，调配专员2名”）及成果交付标准（如“宣传物料需符合品牌调性，培训满意度不低于90%”）。

输出会议纪要：启动会结束后1个工作日内，发起部门整理《跨部门协作会议纪要》，经各部门接口人确认后存档，作为协作执行的依据。

步骤四：执行推进与过程跟踪

目标：保证协作按计划推进，及时解决执行中的问题。

操作说明：

定期沟通机制：建立“周例会+月度复盘”的沟通机制：

周例会：由发起部门接口人主持，各协作部门汇报本周工作进展、已完成事项、存在问题及下周计划，会议时长控制在30分钟内，形成《周进展跟踪表》；

月度复盘：每月末召开复盘会，总结月度目标完成情况、经验教训，调整下月计划（如某环节进度滞后，需明确调整措施及责任人）。

问题升级处理：执行过程中若出现跨部门争议或资源冲突，由接口人先自行沟通协调；无法解决的，提交至各部门负责人协商；仍无法解决的，上报至分管领导或指定协调机构（如运营管理部）裁决，保证问题24小时内响应，48小时内明确解决方案。

文档同步更新：各协作部门及时将执行过程中的关键文档（如方案修订版、数据报告、会议记录）共享至协作群或指定共享平台，保证信息同步。

步骤五：成果交付与复盘归档

目标：完成协作目标，总结经验，形成标准化成果。

操作说明：

成果验收：协作周期结束后，发起部门组织各协作部门对照《跨部门协作会议纪要》中的成果交付标准进行验收，填写《成果验收表》（需各部门负责人签字确认），明确是否达标及改进建议。

复盘总结：验收通过后1周内，发起部门组织协作复盘会，内容包括：

目标达成情况（如“销售额完成520万元，超目标4%”）；

协作中的亮点（如“跨部门信息同步及时，缩短项目周期5天”）；

存在的问题（如“需求变更时沟通滞后，导致物料返工”）；

改进措施（如“建立需求变更审批流程，明确变更通知时限”）。

资料归档：发起部门汇总《跨部门协作需求申请表》《会议纪要》《周进展跟踪表》《成果验收表》《复盘总结报告》等资料，按部门档案管理规定归档，作为后续协作参考。

三、流程记录表单模板

表1：跨部门协作需求申请表

编号

发起部门

协作部门

需求主题

需求背景

（简要说明发起协作的原因、必要性）

协作目标

（