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- 2026-02-13 发布于江苏
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技术研发团队文档管理规范与模板
一、适用工作场景与对象
本规范适用于技术研发团队在项目全生命周期中涉及的各类文档管理活动，覆盖需求分析、系统设计、开发编码、测试验证、项目交付、运维支持等核心环节。适用对象包括但不限于：产品经理、需求分析师、架构师、开发工程师、测试工程师、项目经理、运维工程师等团队成员，保证跨角色、跨阶段的文档信息高效流转与协同。
二、文档全生命周期管理流程
（一）文档创建与初始化
明确文档创建需求
根据项目阶段（如立项、需求评审、设计评审、测试上线等）确定需创建的文档类型（如需求规格说明书、技术设计方案、测试报告等）。
确认文档的核心目标（如明确需求边界、指导开发实现、验证功能合规性等）及受众（如开发团队、测试团队、客户等）。
选择标准模板
从团队文档库中匹配对应阶段的标准模板（详见“核心示例”），若模板未覆盖特殊场景，需基于基础模板扩展并经项目经理确认。
模板中带“*”为必填项，保证文档基本信息完整（如文档编号、版本号、创建人、所属项目等）。
填写文档内容
按模板结构逐项填写内容，保证逻辑清晰、数据准确、术语统一（如“用户”统一为“终端用户”，“接口”统一为“系统接口”）。
复杂内容需辅图表（如流程图、架构图、ER图等），图表需标注编号、标题及说明，保证可读性。
（二）文档审核与批准
自检与完善
文档创建完成后，作者需对照《文档完整性检查清单》（见附件1）进行自检，保证无遗漏项、无逻辑矛盾。
交叉审核（必选）
根据文档类型提交对应角色审核：
需求类文档：产品经理、需求分析师、开发负责人；
设计类文档：架构师、开发负责人、测试负责人；
测试类文档：测试负责人、开发负责人、产品经理。
审核人需在2个工作日内反馈审核意见，明确“通过”“修改后通过”或“不通过”，并标注具体修改建议。
最终批准
修改后通过文档，由项目负责人（如项目经理、技术总监）最终批准，确认文档可进入下一流程（如存储、共享）。
（三）文档存储与分类
分类归档
按项目阶段将文档分为：需求阶段、设计阶段、开发阶段、测试阶段、交付阶段、运维阶段6大类，每类下按文档类型细分（如需求阶段包含《需求规格说明书》《需求变更记录》）。
项目文档统一存储于团队指定文档管理系统（如Confluence、SharePoint等），禁止本地存储或分散存储。
命名规范
文件命名格式：[项目编号]-[文档类型]-[版本号]-[创建日期].[扩展名]
示例：PRJ2024001-需求规格说明书-V1.0docx
版本号规则：主版本号（重大修改，如V1.0→V2.0）、次版本号（功能性新增，如V1.0→V1.1）、修订号（错误修正，如V1.1→V1.1.1）。
权限设置
文档权限分级：
公开权限：项目全体成员可查看（如项目计划、会议纪要）；
受限权限：相关角色可查看/编辑（如技术设计方案仅开发团队可编辑）；
私密权限：仅创建人及指定负责人可操作（如客户敏感信息文档）。
（四）文档共享与查阅
共享流程
批准后的文档由作者至文档管理系统对应分类目录，并填写《文档共享登记表》（见附件2），明确共享范围、查阅权限及有效期。
跨团队共享需经项目负责人审批，保证信息传递合规。
查阅规范
成员需通过文档管理系统查阅/文档，禁止私自外传或复制；
查阅后若需引用文档内容，需注明来源（如“详见《PRJ2024001-技术设计方案-V2.0第3章”）。
（五）文档更新与版本控制
更新触发条件
需求变更、设计调整、测试用例修改、项目范围调整等场景需触发文档更新；
发觉文档内容错误或与实际不符时，由发觉人发起更新流程。
更新流程
作者基于最新内容修改文档，更新版本号（如原版本V1.1→V1.2），并填写《文档更新记录》（见附件3），说明更新原因、修改内容及影响范围；
更新后需重新提交审核（原审核人或指定人员），审核通过后方可更新共享版本。
版本追溯
文档管理系统需保留所有历史版本，支持版本对比功能，保证可追溯变更轨迹。
（六）文档归档与销毁
归档标准
项目交付验收完成后1个月内，由项目经理组织完成项目文档归档；
归档范围：项目全生命周期所有批准版文档（含需求、设计、测试、交付等），草稿、审核中不通过文档不归档。
归档存储
归档文档存储至团队“项目归档库”，按“项目编号-归档日期”建立子目录，命名规则同“文档存储与分类”章节。
销毁管理
归档文档保存期限：一般项目保存3年，重大项目（如核心系统、客户定制项目）保存5年；
保存期满后，由文档管理员发起销毁申请，经技术总监审批后，彻底删除（含本地备份及服务器存储），并填写《文档销毁记录》（见附件4）。
三、核心示例
（一）《文档基本信息登记表》
文档编号
文档名称
版本号
创建人
创建日期
所属项目
文档类型
审核状态
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