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会议纪要标准化记录与跟进模板

适用会议类型与场景

会议全流程标准化操作指南

一、会前准备与资料梳理

明确会议目标与范围

会议发起人需提前明确本次会议的核心目标（如“明确Q3产品迭代优先级”“解决跨部门协作流程卡点”）、需讨论的关键议题及预期成果，避免会议偏离主题。

收集并共享基础资料

提前3个工作日向参会人员分发会议议程、相关背景资料（如项目进度表、数据报告、待决策方案等），保证参会人员提前知晓议题内容，准备意见或建议。

确认参会人员与分工

列出必要参会人员（决策人、执行人、相关方）、可选参会人员，明确主持人（控场）、记录人（负责纪要撰写）的职责，提前通知会议时间、地点（或线上会议）、预计时长。

二、会中核心内容记录技巧

聚焦关键信息，避免流水账

记录人需重点关注“讨论要点”“分歧与共识”“决议事项”“行动项”，而非逐字记录发言内容。例如：针对“用户反馈功能体验差”的议题，需记录具体反馈点（如“登录流程卡顿”“界面操作复杂”）、讨论中提出的解决方案（如“优化登录接口”“简化操作步骤”）及最终决议。

明确“谁来做、何时做、做到什么程度”

对会议中确定的行动项，需逐项记录：任务描述（具体要完成的工作）、负责人（唯一责任人，避免多人负责导致推诿）、协作人（提供支持的人员）、计划完成时间（明确到日期，如“2024年8月30日前”）。

记录分歧与待决议项

若讨论中未达成一致意见，需明确分歧点、各方的核心观点及后续处理方式（如“需补充数据后再次讨论”“提交上级决策”），避免问题悬而未决。

三、会后纪要整理与分发

24小时内完成纪要初稿

根据会议记录，在会后1个工作日内整理完成会议纪要初稿，内容需包含：会议基本信息、核心议程讨论情况、决议事项、行动项清单（含负责人、时间节点）、下次会议安排（如有）。

核对信息并征求意见

初稿完成后，交由主持人审核，重点核对决议内容、行动项负责人及时间节点的准确性；涉及跨部门协作的，需同步给相关负责人确认，保证无遗漏或歧义。

正式分发与归档

纪要经最终确认后，在1个工作日内通过企业内部沟通工具（如企业钉钉）或邮件发送给所有参会人员及相关方，并同步至共享文档平台（如飞书云文档、SharePoint）归档，方便后续查阅。

四、决议事项的跟进与闭环

建立行动项跟踪表

以会议纪要中的行动项为基础，在项目管理工具（如Teambition、Trello）或Excel表格中创建跟踪表，实时更新任务状态（如“未开始”“进行中”“已完成”“已延期”），明确更新频率（如每周五下班前更新）。

定期跟进与预警

负责人需按计划推进任务，若遇可能延期的情况，需提前2个工作日向主持人及相关方说明原因并提出调整方案；主持人或指定跟进人每周对行动项进度进行抽查，对逾期任务及时催办。

闭环确认与复盘

行动项完成后，负责人需提交成果物（如文档、报告、系统更新截图等），并在跟踪表中标注“已完成”，同步给主持人及相关方确认；对于周期较长的任务（如跨月项目），可在下次会议中对进展进行复盘，保证目标达成。

会议纪要模板表格

一、会议基本信息表

项目

内容

会议名称

例：项目Q3迭代需求评审会

会议时间

2024年8月20日14:00-16:00

会议地点/形式

线上会议（腾讯会议）/3楼第一会议室

主持人

*经理

记录人

*助理

参会人员

主管、专员、工程师、总监（共8人）

缺席人员及原因

*主管（因出差，已提前提交书面意见）

会议目标

明确Q3产品迭代优先级，确定各需求负责人及排期

二、会议议程与讨论记录表

序号

议题

讨论要点

决议内容

依据/备注

1

Q3用户反馈需求优先级排序

-登录优化（用户反馈率60%）-数据导出功能（客户需求强烈）-界面改版（内部建议）

优先级排序：登录优化＞数据导出＞界面改版

登录优化直接影响用户留存，数据导出为付费客户核心需求

2

跨部门协作流程优化

-技术部反馈需求评审周期长（平均5个工作日）-产品部提出增加预评审环节

1.需求文档需提前3个工作日提交技术部预评审2.评审会压缩至2个工作日内完成

目标：将需求总周期缩短至7个工作日内

3

临时增加：竞品功能分析

-竞品A上线了批量操作功能-需评估是否同步开发

需产品部在8月25日前输出竞品分析报告，技术部同步评估开发可行性

本次会议暂不决策，需后续专项讨论

三、行动项跟踪表

序号

任务描述

负责人

协作人

计划完成时间

实际完成时间

完成状态

备注（如成果物、延期原因）

1

完成登录优化需求详细方案

*主管

*工程师

2024-08-25

-

进行中

需协调测试资源同步参与

2

输出竞品A批量操作功能分析报告

*专员

-

2024-08-25

-

未开始

需收集3个以上竞品对比数据

3

更新需求评审流程文档

*经理

*助理

2024-08-22

-