律师事务所客户资料管理规范.docxVIP

律师事务所客户资料管理规范

一、总则

（一）目的与依据

为规范本律师事务所（以下简称“本所”）客户资料的收集、保管、使用、流转及销毁等管理行为，保障客户信息安全与合法权益，维护本所执业秩序，防范执业风险，依据《中华人民共和国律师法》、《律师执业行为规范》及相关法律法规、行业规范，结合本所实际情况，特制定本规范。

（二）适用范围

本规范适用于本所在执业活动中形成的与客户相关的所有资料的管理。本所全体律师、实习律师、行政辅助人员及其他可能接触客户资料的人员，均须严格遵守本规范。

（三）定义

本规范所称客户资料，是指本所在接受客户委托、提供法律服务过程中，直接或间接获取的与客户身份、案件情况、服务内容、沟通记录及其他相关信息的载体，包括但不限于纸质文件、电子数据、录音录像、实物证据等。

二、基本原则

（一）保密性原则

客户资料属于保密信息，任何接触客户资料的人员均负有严格的保密义务。严禁未经授权向任何第三方泄露、披露、传播客户资料内容，法律法规另有规定或经客户明确同意的除外。

（二）真实准确原则

客户资料的收集、录入、更新应确保内容真实、准确、完整，避免错误或误导性信息。对不确定的信息应及时向客户核实。

（三）规范有序原则

客户资料的管理应遵循统一的流程和标准，确保资料的收集、分类、编号、归档、查阅、复制、转移、销毁等环节均有章可循，井然有序。

（四）安全可控原则

采取必要的技术措施和管理措施，保障客户资料的物理安全和网络安全，防止资料丢失、损坏、篡改或被非法访问、窃取。

（五）最小必要原则

收集和使用客户资料应以提供法律服务所必需的最小范围为限，不得过度收集或滥用客户信息。

（六）全程留痕原则

客户资料的重要操作，如查阅、复制、借阅、销毁等，应进行记录，确保过程可追溯。

三、客户资料的范围与分类

（一）客户基本信息资料

包括但不限于客户身份证明文件（如自然人的身份证件复印件、法人或其他组织的登记证照复印件等）、联系方式、地址、授权委托书等。

（二）案件/项目资料

包括但不限于委托代理合同、案情介绍、证据材料（含原件、复印件、电子数据）、法律文书（起诉状、答辩状、代理词、辩护词、判决书、裁定书等）、工作底稿、会议纪要、谈判记录等。

（三）服务过程资料

包括但不限于与客户的沟通记录（邮件、微信、短信、电话记录摘要等）、法律服务方案、收费凭证、发票等。

（四）其他与客户及服务相关的资料

经判断与客户服务相关且具有保存价值的其他资料。

四、客户资料的收集与录入

（一）收集责任

承办律师是客户资料收集的主要责任人，应在服务开始阶段及过程中，根据服务需要，及时、完整地收集客户资料。

（二）收集要求

1.收集资料时，应向客户说明收集的目的、范围及用途，征得客户理解与配合。

2.对于客户提供的原件，如确需留存，应优先留存复印件或扫描件，原件在核对无误后应及时归还客户，并由客户签收；如确需长期保管原件，应妥善存放并向客户出具收据。

3.确保收集的资料为最新、有效版本。

（三）录入与整理

1.纸质资料应及时进行编号、登记，并根据需要进行扫描或拍照，形成电子文档备份。

2.电子资料应规范命名，存储于指定路径，并确保与纸质资料的一致性。

3.客户信息系统（如有）中的客户资料应准确、完整录入，并定期更新。

五、客户资料的保管与存储

（一）纸质资料保管

1.纸质客户资料应存放于专用、加锁的文件柜或档案室。档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温等条件。

2.不同客户、不同案件/项目的资料应分别立卷，使用规范的案卷封面和卷内目录，做到条理清晰，易于查找。

3.对于重要的原始证据材料，应采取特别保护措施，如使用密封袋、专柜存放等。

（二）电子资料存储

1.电子客户资料应存储于本所指定的服务器、电脑硬盘或加密的云存储空间，严禁存储于无安全保障的个人设备或公共网络存储空间。

2.电子文档应设置访问权限，根据岗位和职责分配不同的操作权限。

3.重要电子资料应定期进行备份，备份介质应妥善保管，异地存放，并定期检查备份的有效性。

（三）保管期限

1.客户资料的保管期限应不低于法律法规规定的最低期限。对于委托代理关系终止的客户资料，应至少保存一定年限。

2.对于超过保管期限且无继续保存必要的客户资料，应按照本规范规定的程序进行销毁。

六、客户资料的使用与流转

1.律师及辅助人员因承办案件或提供法律服务需要，可以查阅、复制其职责范围内的客户资料。

2.非案件承办人员因工作需要查阅客户资料的，须经该客户的原承办律师或本所负责人批准，并进行登记。

（二）外部提供

1.未经客户明确书面同意，不得向任何第三方提供客户资料，法律法规另有规定或为维护国家利益、社会公共利益、客户合法权益所必需的除外。

2.因诉讼、仲