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电子票据管理办法

第一章总则

第一条制定目的

为规范公司电子票据（含电子发票、电子汇票、电子收据、电子结算单等，以下统称“电子票据”）的全生命周期管理，明确电子票据接收、开具、审核、归档、存储、查阅、作废、红冲、销毁等各环节的管理要求，保障电子票据的真实、合法、完整、安全，防范票据管理风险，提升票据管理效率，降低管理成本，结合公司经营管理实际，制定本办法。

第二条适用范围

本办法适用于公司各部门、各子公司、各分支机构（以下统称“各单位”）及全体员工，涵盖公司经营管理活动中所有涉及电子票据的开具、接收、流转、审核、入账、归档、存储、查阅、作废、红冲、销毁等相关管理活动，包括但不限于采购环节接收的电子发票、销售环节开具的电子发票、投融资环节涉及的电子汇票、日常办公涉及的电子收据等各类电子票据。

第三方合作单位涉及公司电子票据流转、交接的，需参照本办法相关规定执行；涉密电子票据的管理，除遵守本办法外，还需严格执行公司保密管理相关规定。

第三条核心原则

合法合规原则：严格遵循《中华人民共和国票据法》《中华人民共和国电子签名法》《财政部国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》等国家相关法律法规、政策规定，确保电子票据管理全流程合法合规，票据真实有效、流转规范。

真实完整原则：电子票据的开具、接收、审核需确保票据信息真实、准确、完整，票面信息（如金额、日期、开票方、受票方、项目内容等）与实际业务一致，严禁伪造、篡改、伪造电子票据，严禁接收虚假电子票据。

安全可控原则：建立健全电子票据安全防护体系，规范电子票据存储、传输、查阅等环节的安全管理，防范电子票据丢失、泄露、篡改、被盗用等风险，保障电子票据及相关数据安全。

权责明晰原则：明确各单位、各相关岗位在电子票据管理各环节的职责权限，做到分工明确、责任到人，确保电子票据管理各项工作有序推进、落到实处，出现问题可追溯。

高效便捷原则：优化电子票据管理流程，依托合法合规的电子票据管理系统，提升票据开具、接收、审核、入账、归档等环节的效率，实现电子票据全流程电子化管理，降低人工管理成本。

第四条管理体制

公司电子票据管理实行“统一领导、归口管理、分级负责、全员配合”的管理体制。

公司总经理办公会负责审定电子票据管理重大事项、审批电子票据管理相关制度及调整方案，保障电子票据管理所需经费、系统建设及运维投入。

财务部是公司电子票据管理的归口管理部门，牵头负责统筹电子票据全生命周期管理工作，制定电子票据管理具体流程和标准，负责电子票据管理系统的选型、部署、运维及管理，统筹电子票据的开具、接收、审核、入账、归档、存储、作废、红冲等工作，指导各单位做好本单位电子票据相关管理工作，解答员工电子票据相关咨询，排查票据管理风险。

各单位是本单位电子票据产生、接收、初步审核的责任主体，负责本单位业务相关电子票据的收集、初步审核、提交，配合财务部做好电子票据入账、归档、核查等工作，及时反馈电子票据管理过程中出现的问题，加强本单位员工电子票据管理相关培训。

全体员工需严格遵守本办法及电子票据管理相关规定，规范处理各类电子票据，妥善保管电子票据相关信息及接收、开具凭证，不得违规操作、擅自篡改电子票据信息，积极配合财务部及所在单位做好电子票据管理相关工作。

第二章电子票据系统管理

第五条系统选型与部署

财务部牵头负责电子票据管理系统的选型工作，结合公司业务需求、票据管理规模、安全合规要求，筛选合法合规、功能完善、安全可控、适配公司现有管理系统的电子票据管理系统，形成选型评估报告，报分管领导、总经理办公会审批。

电子票据管理系统需具备电子票据接收、开具、审核、入账、归档、存储、查询、统计、作废、红冲、痕迹追溯、安全防护等核心功能，支持与公司财务系统、业务系统对接，实现数据同步共享，确保电子票据流转高效、数据准确。

系统选型审批通过后，财务部牵头负责系统部署实施工作，明确部署负责人、实施周期、测试计划等，协调系统供应商完成系统安装、调试、配置等工作，组织相关岗位人员开展系统操作培训，确保相关人员熟练掌握系统使用方法。

系统部署完成后，财务部需组织系统测试，重点测试系统功能、数据传输、安全防护、兼容性等，测试合格后，方可正式投入使用；测试不合格的，需督促供应商整改，重新测试直至合格。

第六条系统运维与管理

财务部指定专人负责电子票据管理系统的日常运维工作，建立系统运维台账，记录系统运行状态、故障情况、维护内容、维护时间、维护人员等信息，及时处理系统运行过程中出现的故障和问题。

日常运维包括：系统登录权限管理、数据备份、漏洞扫描、版本更新、功能优化、故障排查与修复等，确保系统24小时稳定运行，数据安全可靠；系统出现重大故障时，需立即启动应急处置方案，协调供应商快速修复，同时向分管领导报告。

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