2026年工业机器人公司后勤物资采购与库存管理制度.docxVIP

2026年工业机器人公司后勤物资采购与库存管理制度

第一章总则

第一条为规范公司后勤物资采购与库存管理工作，保障生产经营所需物资及时供应，降低采购与库存成本，防范物资积压、浪费、流失风险，依据《中华人民共和国政府采购法》《企业内部控制应用指引》等法规及公司实际运营需求，制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有后勤物资的采购、入库、存储、出库、盘点、报废全流程管理，涵盖生产辅助物资（如设备配件、润滑油、工具量具）、办公物资（如办公耗材、家具家电）、劳保物资（如防护用品、劳保服装）、后勤保障物资（如食堂食材、保洁用品）四大类，特殊物资（如危险化学品）另行制定专项管理细则。

第三条后勤物资管理遵循“按需采购、质价相符、库存可控、账实相符”的基本原则：采购需以实际需求为依据，优先选择质量达标、价格合理的物资，库存保持合理周转水平，确保物资台账与实际库存一致。

第四条公司行政部为后勤物资采购与库存管理的归口部门，负责采购计划制定、供应商筛选、采购实施、库存日常管理；各部门负责提报本部门物资需求、验收领用物资；财务部负责采购预算审核、费用支付、成本核算；审计部负责对采购与库存管理开展不定期监督审计。

第五条后勤物资采购实行“分类管理、分级审批”机制，按采购金额划分审批权限，明确各环节责任人，严禁无审批、超预算采购。

第二章采购管理

第六条采购需求提报：

（一）常规需求：各部门根据月度/季度使用计划，填写《后勤物资采购需求表》，明确物资名称、规格型号、数量、预估单价、需求时限、用途，经部门负责人审批后，于每月25日前提交行政部；

（二）紧急需求：因生产抢修、突发办公需求等紧急情况提报的采购申请，需注明“紧急采购”，经部门负责人签字后可即时提交行政部，24小时内补全审批流程；

（三）需求审核：行政部收到需求表后，1个工作日内核对物资规格、数量的合理性，对重复提报、超常规用量的需求，需与提报部门核实并调整，确保需求真实合规。

第七条采购计划制定：

（一）计划编制：行政部汇总各部门需求后，结合现有库存水平，编制《月度后勤物资采购计划》，明确采购物资清单、预算金额、采购方式、完成时限；

（二）预算审核：采购计划需附预算明细，财务部在2个工作日内审核预算合理性，超月度采购预算的计划需报分管领导审批；

（三）计划审批：采购金额≤1万元的计划由行政部负责人审批，1万元＜采购金额≤10万元的报分管领导审批，采购金额＞10万元的报总经理审批，审批时限不超过3个工作日。

第八条供应商管理：

（一）供应商筛选：行政部通过市场调研、行业推荐等方式筛选合格供应商，需具备合法经营资质、完善的售后服务体系，生产辅助物资供应商需提供产品质量检测报告；

（二）供应商入库：符合条件的供应商填写《供应商信息登记表》，经行政部审核、分管领导审批后纳入公司合格供应商名录，名录每半年更新一次；

（三）供应商评估：行政部每季度对供应商的产品质量、交货及时性、价格稳定性、售后服务开展评估，评估不合格的暂停合作，连续两个季度不合格的移出合格供应商名录。

第九条采购实施：

（一）采购方式：采购金额≤5000元的可采用询价采购（至少2家供应商报价），5000元＜采购金额≤10万元的采用比价采购（至少3家供应商报价），采购金额＞10万元的采用公开招标采购；

（二）合同签订：金额＞1万元的采购需签订《采购合同》，明确物资规格、数量、价格、交货期、质量标准、违约责任等，合同经行政部审核、财务部复核、分管领导审批后签订；

（三）交货跟进：行政部指定专人跟进采购进度，供应商需按合同约定时限交货，逾期交货的需按合同约定承担违约责任，影响公司生产经营的取消合作资格。

第十条采购验收：

（一）验收主体：行政部联合需求部门开展验收，生产辅助物资需由技术部协助验收质量，劳保物资需核验合格证、检测报告；

（二）验收标准：对照采购合同/需求表核对物资名称、规格、数量、质量，外观破损、规格不符、质量不达标的物资，当场拒收并通知供应商退换；

（三）验收记录：验收合格的填写《物资验收单》，由验收人签字确认，作为入库及付款的依据，验收不合格的需留存证据并及时与供应商沟通处理。

第三章库存管理

第十一条入库管理：

（一）入库登记：验收合格的物资，库管员需在1个工作日内办理入库手续，填写《物资入库单》，注明物资编码、名称、规格、数量、单价、供应商、入库日期，录入库存管理台账；

（二）批次管理：对有保质期的物资（如食堂食材、劳保用品）实行批次管理，按生产日期先后顺序入库，张贴批次标识，做到先进先出；

（三）资料留存：入库单需附采购合同（复印件）、验收单、发票（复印件）等资料，整理归档备查，电子台账同步更新。

第十二条存储管理：

（一）分区存放：物资按类别分区存放，生产辅助物资、办公物资、劳保物资、后勤