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淮南工业学院基建类档案工作标准〔试行〕

〔院人[2001]16号〕

为提高我校基建档案工作质量和治理水平，充分发扬基建档案在学校建设中作用，逐步实现基建档案工作的标准化、标准化，依据?中华人民共和国档案法?、?高等学校档案实体分类法?和?高等学校档案工作标准?，结合我校实际，特制定本标准。

一、全然原那么

1、凡在全然建设治理和全然建设工程工程活动中直截了当形成的，有保持价值的文字、图表及声像载体材料等，均属基建类档案。

2、基建档案必须实行集中统一治理的原那么，确保档案材料完整、正确、系统、平安和有效利用。

3、基建档案必须反映基建治理和工程建设全过程，遵循其自然形成规律，维持其有机联系，与实物完全一致并有成套性。

4、基建档案工作做到基建工程一开始就与建立档案工作同步进行；工程建设过程中，要与竣工材料积存、整编、审定工作同步进行；工程竣工验收时，要与提交一整套合格竣工图验收同步进行。

5、严格实行部门立卷制度，立卷部门应明确一名专〔兼〕职人员负责基建档案工作，并纳进工作职责范围之中。

二、回档范围

1、回档的要紧内容：包括综合治理、可行性研究、设计根底材料、建设文件、工程治理文件、施工文件、竣工文件、生产技术预备、试生产基建预算、概算、决算、器材治理等方面，具体范围见附件。

2、回档的重点：工程建设各个时期形成不同载体文件材料，特别是包括竣工图在内的全套图纸。

3、不回档的文件材料：上级机关有关基建普发性〔非专指高校〕不办的文件；正式施工前的草图，未定型图纸；重份文件和重份图纸；无查考价值临时性、事务性文件。

三、回档要求

1、使用基建文件材料过程中不准许随便更改。如有更改，必须填写变更通知单，并履行批准手续。

2、回档的基建文件材料必须字迹工整，格式统一，签字完备，一律用碳素墨水或蓝黑墨水书写。禁止用圆珠笔、铅笔和纯蓝墨水书写。

3、坚持由部门立卷回档原那么，由部门专〔兼〕职档案员负责将积存的文件材料排列好顺序、书写好卷内名目后向校档案馆回档。

4、基建工程结束〔含最终完成〕后，按工程工程组卷，一项一卷或假设干卷，治理性文件材料排在整个工程首卷，其余材料按文件性质分不组成案卷。

5、卷内密不可分文字材料排列按正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后。图纸按图类不序号排列〔即地质图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、水工图、电工图、气管图、更改图〕。

6、卷内材料一律拆掉金属物，分不用线装订，对破损文件材料应进行修补。

7、各种材料大小均为16开，蓝图按四号图纸规格折叠成手风琴式；底图采纳卷筒或平放两种方式保管；蓝图、底图能够不装订，透明底图必须用缝纫机打图边。

8、按顺序编排页号，不管单面或双面，只要有书写文字均作为一面编写页号，页号位置在非装订线一侧的下角；蓝图、底图能够一组有机联系的图纸为一件，以件为单元，在每件文件材料的右上角盖有单位名称、档号、件号的戳记章，并逐一填写卷内名目。

9、填写卷内名目和备考表；确定保管期限〔见附件〕；草拟案卷封面标题。

10、移交档案时，交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否完整、齐全，排列、书写是否符合要求，标题是否确切。凡不符合要求者，接收人应拒尽接收，并限期改正移交。

11、移交时填写移交名目。一式两份，清点无误后，双方在移交名目上签字盖章，各执一份存查。

四、回档时刻

1、基建治理性文件材料在次年六月底往常立卷回档。

2、基建工程文件材料在验收后两个月内立卷回档。

二ОО一年十月十日

附件一：高等学校全然建设类档案回档范围和保管期限表

JJ11综合

序号类目名称保管期限

1上级有关基建工作的文件长期

2基建工作规章制度长期

3基建工作方案、总结、简报长期

4基建工作总体永久

5基建工作年度〔季度〕总结、统计报表永久

6基建工作财务预、决算长期

7全校性总体、设计总平面图永久

8水、电、气管道分布图永久

9地质勘探、地形测量材料永久

JJ12—1可行性研究

序号类目名称保管期限

1工程建议书及上级批复永久

2可行性研究报告永久

3工程评估永久

4环境推测、调