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记账实操-职工住院医药费会计分录

1.业务定义

制造业职工住院医药费指员工因工伤或非工伤住院产生的医疗费用，需按“费用承担主体”区分：工伤保险报销（工伤住院）、医疗保险报销+企业补助+个人承担（非工伤住院），核心是区分“工伤与非工伤”核算科目，合规处理职工福利支出。

2.核心场景与处理流程（一般纳税人，结合医保政策）

场景1：工伤住院医药费（生产员工王某工伤住院，总费用5万元，工伤保险报销4万元，企业承担1万元）

步骤

操作时点

会计分录

备注

1

企业垫付医药费时

借：其他应收款—工伤保险（王某）50000贷：银行存款50000

需附《工伤认定决定书》《住院费用发票》，证明工伤真实性

2

收到工伤保险报销款时

借：银行存款40000贷：其他应收款—工伤保险（王某）40000

报销金额需与医保机构结算单一致，附《工伤保险待遇结算单》

3

企业承担剩余费用时

借：应付职工薪酬—工伤保险费10000贷：其他应收款—工伤保险（王某）10000

企业承担的工伤费用计入“应付职工薪酬—工伤保险费”，不占用职工福利费限额

4

月末分配工伤保险费

借：生产成本—直接人工（王某）10000贷：应付职工薪酬—工伤保险费10000

生产员工费用最终转入产品成本，与生产活动匹配

场景2：非工伤住院医药费（行政员工李某非工伤住院，总费用3万元，医保报销2.1万元，企业补助0.6万元，个人承担0.3万元）

步骤

操作时点

会计分录

备注

1

企业垫付医药费时

借：其他应收款—李某（住院费）30000贷：银行存款30000

附《住院费用发票》《医保报销凭证》，明确各承担方金额

2

收到医保报销款时

借：银行存款21000贷：其他应收款—李某（住院费）21000

医保报销款直接冲减垫付金额，无需计入企业费用

3

企业确认补助费用时

借：应付职工薪酬—职工福利费6000贷：其他应收款—李某（住院费）6000

企业补助属于职工福利费，需计入“应付职工薪酬”，受工资总额14%税前扣除限制

4

李某偿还个人承担部分时

借：库存现金3000贷：其他应收款—李某（住院费）3000

个人承担部分需由员工全额偿还，避免变相发放福利

5

月末分配福利费

借：管理费用—福利费6000贷：应付职工薪酬—职工福利费6000

行政员工福利费计入“管理费用”，与岗位职能匹配