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记账实操-现金支出会计分录SOP

1.业务定义

本SOP适用于企业以“库存现金”支付的各项费用、款项，包括但不限于：日常办公费用（如购买办公用品）、小额差旅费报销、员工小额借款还款、向个人支付的小额劳务报酬等，需严格遵循《现金管理暂行条例》（开户单位现金使用范围）。

2.核心会计原则

现金支出需符合“不相容岗位分离”原则：现金保管、支付审批、会计记账岗位需分开，严禁一人兼任多岗（如出纳不得兼任记账）。

现金支出需履行“审批流程”：先审批、后支付，严禁无审批支付；支出金额需符合现金使用限额（一般为1000元，超过限额需通过银行转账，特殊情况需审批）。

现金支出计入对应成本/费用科目，同时减少“库存现金”，期末需进行现金盘点，确保“账实相符”。

3.具体会计分录

（1）日常费用现金支出（如购买办公用品）

业务场景会计分录备注

员工垫付后报销（以现金支付报销款）借：管理费用办公费贷：库存现金需附费用报销单（经审批）、办公用品发票、采购清单

出纳直接以现金采购借：管理费用办公费贷：库存现金需附现金支出单（经审批）、发票、采购清单，金额需在现金使用限额内

（2）差旅费现金支出

业务场景会计分录备注

预借差旅费（现金支付）借：其他应收款XX员工贷：库存现金需附借款单（经审批），注明借款用途为“差旅费”

差旅费报销（多退少补，以现金补付）借：管理费用差旅费（实际报销金额）贷：其他应收款XX员工（预借金额）贷：库存现金（补付差额）需附差旅费报销单（经审批）、车票、住宿费发票等原始凭证

差旅费报销（多退少补，员工交回现金）借：管理费用差旅费（实际报销金额）借：库存现金（退回差额）贷：其他应收款XX员工（预借金额）需附报销单、发票、现金收款单

（3）小额劳务报酬现金支出（如支付给个人的临时劳务）

业务场景会计分录备注

支付劳务报酬（代扣个税）借：管理费用劳务费/销售费用劳务费贷：库存现金（实付金额）贷：应交税费应交个人所得税（代扣金额）需附劳务协议、劳务报酬签收单、个人身份证复印件，代扣个税需按“劳务报酬所得”税率计算，次月申报缴纳

（4）现金偿还小额借款（如偿还向个人的小额借款）

业务场景会计分录备注

以现金偿还借款借：其他应付款XX个人贷：库存现金需附借款偿还协议、收款方出具的现金收据、原借款凭证复印件（注明“已偿还”）

4.原始凭证要求

所有现金支出需附“现金支出单”（或费用报销单、借款单），且有完整审批签字（如部门负责人、财务负责人、企业负责人，按企业审批权限执行）。

涉及费用的支出，需附合法有效发票（如办公用品发票、差旅费发票）；涉及劳务报酬的，需附劳务协议、签收单；涉及还款的，需附收据。

5.注意事项

严格控制现金支出范围：超过1000元的支出（除向个人收购农副产品、出差人员随身携带的差旅费等特殊情况），必须通过银行转账，不得使用现金。

每日终了，出纳需进行现金盘点，编制“现金盘点报告表”，若存在盘盈/盘亏，需及时查明原因并处理（盘盈计入“营业外收入”，盘亏先计入“待处理财产损溢”，查明后按责任归属处理）。

现金支出凭证需及时传递给会计记账，避免延迟记账导致“库存现金”账面余额与实际库存不符。