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物业资料控制与管理办法

一、目的与适用范围

为加强企业物业资料管理，确保资料的完整性、准确性和安全性，满足企业运营及管理需求，特制定本办法。适用于企业所有物业相关资料的收集、整理、存储、借阅及销毁等环节。

二、管理职责

资料管理部门：负责物业资料的统一归口管理，制定资料分类编号规则、整理归档流程以及保管期限表；配置适宜的资料存储设施，确保资料存储环境符合要求；定期对资料保管情况进行检查与盘点；负责组织协调各部门资料的收集、整理与移交工作，确保资料齐全完整、规范有序。

各物业项目部：指定专人作为资料员，负责本项目物业资料的日常收集、整理与初步审核工作；按照资料管理部门要求，及时移交各类物业资料至公司资料室，并办理移交手续；配合资料管理部门做好资料的清查、补充以及借阅使用过程中的跟踪反馈工作，确保本项目物业资料的及时性、准确性与可用性。

其他相关部门：协助提供与物业项目相关的业务资料，如工程图纸、设备运行记录、业主信息等，并确保所提资料的真实性和有效性；在职责范围内配合资料管理部门完成资料的更新完善、借阅审批以及最终的销毁处理工作，保障企业物业资料管理工作的顺利开展。

三、物业资料分类与管理

（一）物业基础资料

项目开发资料：涵盖项目立项批文、土地使用证、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、施工许可证、竣工验收备案表、小区总平面图、地下管网图等关键文件。资料员应在项目开发各阶段及时