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2026年设计广告公司文件档案管理制度

为规范公司文件档案的归集、保管、借阅、销毁全流程管理，保障公司知识产权、客户商业秘密、经营数据安全，适配设计广告行业项目制、创意资产密集的经营特性，依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国著作权法》《中华人民共和国个人信息保护法》《企业档案管理规定》《会计档案管理办法》及行业监管要求，结合公司2026-2030年战略发展规划制定本制度。

第一章适用范围与权责划分

第一条适用范围

本制度适用于公司及下属分公司、控股子公司所有在职员工、外包合作人员、实习人员，覆盖所有经营活动产生的全类别文件档案，含纸质载体、电子载体、实物载体三类存储形式。涉及AI生成创意内容、虚拟数字人、数字藏品等新型业务形态的档案，统一纳入本制度管理范畴。

第二条权责划分

1.行政部档案管理岗为档案归口管理岗位，主要职责包括：制定档案管理操作细则、统筹全公司档案归集核验、负责档案存储环境运维、审批借阅申请、执行档案销毁流程、开展年度档案盘点与审计、对接公司OA系统、项目管理系统、云存储系统实现电子档案全生命周期线上化管理，每年12月31日前出具年度档案管理运营报告上报总经理。

2.各部门负责人为本部门档案管理第一责任人，每个部门需设置1名兼职档案管理员，负责本部门日常文件的归集、格式审核、按时上交，配合档案管理岗完成年度盘点工作。

3.全体在岗人员均负有档案归