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会务专员岗位职责说明书

一、岗位基本信息

岗位名称：会务专员

所属部门：行政部/市场部/会务部（根据企业组织架构调整）

岗位层级：基层执行岗

直接上级：会务主管/行政主管

直接下级：无

协同部门：市场部、销售部、技术部、采购部、财务部、人力资源部、客户服务部

岗位核心价值：通过全流程标准化、精细化的会务筹备与执行，保障各类会议、活动的高效有序开展，传递企业品牌形象，支撑业务目标达成。

二、岗位职责总述

全面负责企业内部、外部各类会议与活动的全生命周期管理，涵盖需求调研、方案策划、预算管控、资源协调、现场执行、会后复盘全流程，确保所有会务项目符合预期目标、控制在预算范围内、零安全事故发生，同时持续优化会务管理体系，提升会务服务效率与体验。

三、核心工作内容与具体职责

（一）会务需求调研与方案策划

1.需求深度对接

收到会务需求后1个工作日内完成与需求发起方的首次沟通，明确会议核心属性（内部会议/外部活动、盈利性/非盈利性、公开/保密）、核心目标（政策传达、业务培训、产品发布、客户答谢、招商洽谈等）、预期规模（参会人数区间、核心参会人群画像：高管、客户、经销商、员工、媒体等）、时间要求、特殊需求（同声传译、互动环节、定制伴手礼、现场直播等），形成《会务需求确认表》，经需求方签字确认后归档，避免后续需求频繁变更。

针对100人以上的大型活动，需额外开展2次以上的需求复核，同步访谈3-5