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2026年人事档案数字化制度

第一章总则

第一条为规范组织人事档案数字化管理工作，提升档案管理科学化、信息化水平，保障档案信息安全，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》《干部人事档案工作条例》《“十四五”全国档案事业发展规划》及组织内部管理规定，结合实际制定本制度。

第二条本制度适用于组织内全体在职人员、离职人员、退休人员的人事档案数字化管理，涵盖档案收集、整理、扫描、存储、利用、保密、销毁等全流程工作。各部门及全体员工应严格遵守本制度规定，确保人事档案数字化工作有序推进。

第三条人事档案数字化工作遵循以下原则：

（一）安全优先原则。以档案信息安全为核心，建立健全物理安全、技术安全、管理安全三位一体的防护体系，严防档案信息泄露、损毁或丢失。

（二）标准统一原则。严格遵循国家及行业关于档案数字化的技术标准和规范，统一数据格式、元数据标准、操作流程，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。

（三）全程可控原则。对档案数字化全过程进行记录和监控，实现各环节责任可追溯、操作可审计、质量可评估。

（四）高效便捷原则。依托数字化技术优化档案管理流程，提升档案检索、传递、利用效率，满足组织人事决策、人才服务、员工管理等业务需求。

第二章管理职责

第四条人力资源部是人事档案数字化工作的归口管理部门，履行以下职责：

（一）制定人事档