慈济药业时间管理.ppt

时间的概念 任何人都没有无限多的时间，同时每个人又拥有 自己的全部时间。 课程目标 1、为什么要进行时间管理？ 2、什么是时间障碍 3、如何有效的控制时间 4、提高时间效力的7大法宝 时间管理只是常识，只要我把工作做好， 我的时间管理应该还不错！ 这个课程带给大家最重要的讯息是… 时间管理的三大原则 订立目标 完善计划 分配时间 权衡轻重 权力下放 自我约束 持之以恒 ? 制订长期目标、短期目标 ? 根据目标的轻重, 安排优先次序 ? 认清个人的活力周期, 再根据最有效的工作时间, 勾勒出“ 理想工作时间表” ? 以目标, 优先次序, 理想工作时间表这三块积木为基础, 订好一天、一个月、全年的工作计划 成功就等于目标， 其他的一切都是这句话的注解。 －－美国潜能大师伯恩·崔西语 1、个人目标 2、事业目标 项目计划 日常运作计划 ( 编写每月工作报告) 每周的行事安排 每日需要完成的工作 Specific - 明确的 Measurable - 可以量度的 Achievable - 可以达成的 Realistic - 实际可行的 Time Bound - 有时间性的 命中是偶然的，打不中是必然的！ 将目标写下来 - 是什么目标? 要达致什么的成果? 行动 – 要做些什么? 次序 - 哪些应该先做/哪些为后? 订下完成日期 及排列优先次序 时间估计 – 每项的行动需要多长时间? 灵活性 – 有没有预留时间给不可估计的突发事情 时间表 – 甚么时候处理甚么事项？ 几点开始工作? 能不能早点开始? 有没有任何让你分心,以致无法完成目标的事情?, 能不能早点开始? 你完全不受干扰的最长时段有多久? ( 不要把午饭也放进去) 你最有效率和最没有效率是什么时候? 你将当天的主要目标完成到什么程度? 你会照着优先次序的书面计划做事吗? 你在适当的时间做适当的事吗? 你在怎么处理不应该做的事? 可不可以授权? 手边的工作要如何做得更有成效, 更为简化, 并减少细节? 你花的时间与你的优先次序是否相称? The main thing is to keep the main thing the main thing at all times - 哲学家 施格兰 立 即 行 动 ! 立 即 行 动 ! 增加时间效力的 “7大法宝” 你的工作环境是怎么样? 有什么方法能使你的办公环境可以令你感到愉快和增加效率? 将所有可以吸引你视线的东西全挪开 将你每天必须用的文具放在上面 ( 电话, 时间表, 笔记本, 日历, 笔座…..) 将你要用的器材放在容易找到的地方 把可以鼓励自己的金玉良言放在你抬头可以看到的地方 1、将一些你知道不会作出反应的信件抛弃 2、利用文件夹来将不同的文件归档 所有的文件和书信应只分成三类: 马上处理 只作参考 归档 一些你需要今天马上完成的事情 - DO NOW 一些你需要这个星期完成的工作 - FILE 一些你需要归档的文件 - FILE 有空才阅读的书本 - READ 需要传阅的文件 - PASS ON 一些文件需要等待资料完成 - PROGRESS 如果找不到要通话的对方 - 切记要留言, 并说明事情的严重性, 以确保对方回电 打电话之前, 要把事情重点写下来 要谈比较复杂的事情, 可以先将文件传真给对方先看, 减少详细解释的时间 备有有关文件 自设时限 每次召开任何会议前, 必须要紧记以下几点: 我是否一定要出席这个会议 会议之前应派发议程 说明开会的目的 如果你是主席, 你应鼓励发言和要求言之有 物 , 要避免发言同事偏离主题 最好设定一个时限, 以方便大家安排工作 授权的定义和原因 委派授权是一个向下级分配工作的过程, 它通常与一个经理的责任以及决策权利有关 委派授权可以帮助你节约时间的有力武器 委派授权可以增强一个经理的聪明才智 委派授权技巧 解释所分配工作的重要性 订出需要的结果 订出下属的权利范围及规定 达到完成工作限期的共识 询问下属的意见及疑问 订出跟进时间表 肯定成就, 提高士气 说“不”应该是有礼貌 要给对方的清晰的解释 给对方另外的选择和建议 为什么我们会拖延? 不知道如何或从何入手 不知道为什么要做? 不喜欢去处理 个人情绪及健康问题 缺乏奖励 没有迫切性 找借口 过分忧虑 忙碌过后 问题 文件洗牌 著手工作时间 行动 每次只处理一项工作 - 即时去做 - 交付下属去做