电子文件与纸质文件相比对现代档案工作的影响.pdfVIP

。 信息化建设 摘要】随着办公自动化、无纸化办公等事物的出现,档案的形成方式发生了巨大的变化,诸如文件的起草、签 发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行,如此档案的前身就必然以机读文件为主要形态,那 么档案也就自然以机读的形式存在,同样档案的利用方式也发生了很大的变化。这种变化预示着档案工作 者将面对更多的以磁盘为载体的机读电子档案。由此看来,电子文件是档案利用工作发展的必然趋势。 一、电子文件的定义及其特点 用,它具有易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺 点,直接影响信息再现。磁粉中的磁性氧化物颗粒 一定义 电子文件是指人们在社会活动中形成的、以计 的剩磁感应强度是记录和再现信息的决定因素,它 算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文 极易受外磁场影响而导致退磁、消磁等。光盘是利 字、图表、图纸等材料。它主要包括电子文书、电子 用激光进行信息存取的,它呈圆盘状,由盘基、记录 信件、电子报表、电子图纸等等。 介质和保护层等部分组成。目前光盘常用的记录介 质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激 二特点 与纸质文件相比,电子文件具有以下几个特点: 光热效应作用下易产生物化性质变化的材料。这些 .电子文件不再是直观的纸质文件,它需要借 材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。与纸质 助现代办公设备才能阅读利用; 档案载体相比,电子文件载体材料的寿命要短得多, .电子文件可以直接由计算机等现代办公设备 一般仅为?年。 迅速地处理和传递; 二环境条件影响的差异 .电子文件的利用是可共享的,也不再受时间 .灰尘影响的差异。灰尘对纸张的危害主要是 和距离的影响: 机械磨损纸张,使纸张发生粘结而形成“档案砖”,从 .电子文件对保存场地的面积要求不高,而对 而给纸张带来霉菌等。而灰尘对电子文件载体的损 环境的温湿度、防磁性等条件要求很高。 坏主要有物理损坏、化学损坏和生物损坏。物理损 二、电子文件与纸质文件的区别 坏是指污染和划伤磁盘、磁带、光盘表面,造成记录 一载体寿命的差异 信息的损毁;化学损坏是指灰尘中所含的化学成分 会不同程度地引起磁盘、磁带、光盘载体腐蚀和降解 .纸张的耐久性取决于纤维素的性质,尽管纤 等化学作用而毁坏,造成记录信息消失;生物损坏是 维素在一定的条件下如高温、高湿、酸、酶等作用下 可发生水解一氧化反应,但只要我们在档案保护过 指灰尘是霉菌孢子的传播者,也是霉菌的培养基、繁 程中注意排除发生两大化学反应所需要的条件,就 殖地,霉菌分泌的酶和有机酸会损坏磁性载体和光 可以使纸质档案的寿命达到上百年甚至上千年。 盘,使数据丢失。综上所述,灰尘对纸张和电子文件 .电子文件的载体材料是磁性物质和光盘,聚 载体均可以造成损坏。只是对纸张而言,即使灰尘 酯底基是磁盘和磁带的支持体。聚酯底基具有易产 已经对其产生实质性的损害,如磨损纸张而形成“档 生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后 案砖”,进而产生色斑和霉斑等,也可通过修复手段 不易恢复等缺点。粘和剂起着连接底基和磁粉的作 在很大程度上恢复其所记录的信息。而灰尘一旦对 万方数据信息化建设 中数字化信息的长期存取而言,技术过时是比载体 电子文件载体造成损害,可能会导致载体上所记录 损坏更为严重的危害。 的局部信息丢失,在计算机系统上就无法读出原始 四信息保护的差异 信息,使电子文件失去保存价值。 纸质档案保护工作的目标是使档案的载体?? .温湿度影响的差异。不适宜的温湿度对磁性 纸张“延年益寿”,因为载体和记录的信息是结为一 载体、光盘和纸张均有影响。对纸张而言,高温高湿 体的,保住了纸质文件的载体,以文字记录的信息就 可促进纸张发生水解??氧化反应,加速纸张内部 不利化学成分对纸张的侵蚀,可使字迹发生扩散、洇 得以保存。对电子文件而言,信息与载体是可分离 化现象。而电子文件载体受温湿度的影响方式则截 的,电子文件信息与载体的可分离性使文件信息随 然不同,在温度过高或过低的条件下,聚酯底基易膨 时面临着被修改、窃取,甚至被销毁的危险。此外, 电子文件信息保护方面还面临一个不可忽视的隐形 胀或收缩变形,光盘载体中使用的塑料、铝和多碳材 杀手??电脑病毒。电脑病毒是一种程序,它通过 料也会弯曲变形,影响激光束精确定位和数据的读 写。实验证明,保存纸质档案的标准温度为℃一 修改其它程序,并把自身拷贝嵌入而实现对其它程 。,相对湿度为%一%,而保存电子文件的理想 序的传染。因此,如何保护信息不受损害是电子文 温度为℃一℃,相对湿度为%±%。可见, 件保护的重点。目前,保护电子文件信息不被修改、 温湿度对电子文件和纸质档案的影响程度是不同 窃取、删除的技术途径主要有防火墙技术、存取权限 的。 控制、数据加密法、数字时间印章法等。 .光线和有害气体影响的差异。光