当前会计电子档案管理存在问题及其综合利用途径.pdfVIP

2012年第 11期 金融实务 当前会计电子档案管理存在问题及其综合利用途径 章为国 章东迎 摘要：随着计算机和网络技术的飞速发展，信息技术在会计电算化方面得到广泛应 用，会计档案管理已进入数码时代。但伴随计算机和会计电算化系统的升级，会计电子档 案的管理却并未得到应有的重视，许多电子文件因无法使用而成为垃圾，造成极大浪费。 本文在剖析当前会计电子档案管理存在 问题的基础上，提出会计 电子档案管理的基本思 路，并就网间互联业务的无纸化和数据集中前景下电子档案管理提出建设性意见。 关键词：会计 会计电算化 档案管理 中图分类号：F233 文献标识码：A 文章编号：1009—1246(2012)11-0062—04 一 、 当前会计电子档案管理存在的主要问题 电子档案因受电子文件归档时的技术运行环境 、 会计电算化极大地推进 了计算机、数据库和 系统软件及其版本 、数据格式 ，以及应用软件系 网络技术在会计核算领域的应用 ，并因此而产生 统升级等多种因素影响，电子文件 (及其运行环 大量的数码电子文件 。为规范电子文件管理，财 境 )很少归档 ，或是流于形式 ，不 同时期形成 的电 政部先后颁布了 《会计电算化管理办法》、《会计 子档案在实际利用时极不方便 ，以至于归档后的 电算化工作规范》、《会计档案管理办法》、《电子 电子文件根本无法有效加以利用 。凡此种种表 文件归档与管理规范》，各行业主管部门也相继 明，数码 电子档案管理未得到应有 的重视。 出台了许多配套的电子档案管理规定。但从当前 (二)重数据备份管理 ，轻系统软 、硬件管理 实践看，会计 电算化程度越高 、规模越大，会计数 根据会计 电算化相关管理规定 ，系统操作员 码电子档案管理水平差距也越大 ，不能满足档案 均会按 日、月、年进行数据备份。金融机构为确保 管理的检索、查询和利用的最基本要求 ，存在着 电算化系统运行安全，甚至还构建了以省或行政 “五重五轻”问题 ，电子档案所 固有的高效 、快捷 区划为管理单位的异地数据备份 ，历史和当前数 查询效率得不到充分体现，许多电子档案因此而 据备份均得到应有重视。但不同版本操作系统、 失去其应有的保存价值，成为垃圾。 数据库软件 、电算化系统应用软件及其升级补丁 (一)重纸质档案管理 ，轻电子档案管理 往往因缺乏有效管理而散落于各单位负责具体 纸质会计档案管理历史悠久 ，因其多为原始 工作的软件工程师手 中，很少按规定要求归档保 凭证 、原始报表等原始记录 ，在司法查询 、检查 、 存 。而对计算机等实物档案更是缺乏档案管理意 审计时普遍得到利用 ，已形成非常完备的管理体 识，不同时期的计算机、服务器等硬件设备，如可 系。同时，纸质档案 、特别是公文纸质档案 由于被 以运行 DOS、WINDOWS95、WINDOWS98等操作 利用的层次高，如政府部 门、行政机关、单位领导 系统的计算机 ，一旦完成升级换代 ，大都作报废 等 ，因而纸质档案管理普遍受到重视 ，档案管理 处理。对数码电子文件而言，失去了运行环境 ，读 系统及管理设施完备。而会计电子档案利用的层 取就存在一定困难 ，更难以作为证据加以有效利 次比较低 ，一般多为操作人员或技术人员，加上 用 了。 62 金融实务 会 辍 2012年第11期