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· 136· 管理科学
谈档案收集工作的要求
王滨娜
(哈尔滨市急救中心,黑龙江 哈尔滨 150056)
摘 要:档案的收集工作是档案馆和机关档案室积累档案的手段,也是实现档案集中统一管理的一项重要 内容和首要措施。与档案
工作的其他业务环节相比,它处于一种特殊的地位。
关键词:档案;收集;工作;要求
我国目前之所以还保存有较多的古代档案与近代档案,其重要 副本,也称抄本。是根据定稿或正本制作的文件稿本。其内容和
原因之一就是我们的先人还是比较重视档案的收集。早在殷商时 形式与正本相同,主要用于抄送周知,参考备查。副本一般不必归
期,人们就注意甲骨档案的收集 ,将某些显然形成于殷都以外的甲 档。
骨档案 “归档”于殷都。西周开始将重要的档案 “登于天府”。秦汉交 存本,是发文单位留存备查的印刷本。是正本的样本。当文件制
替之际,萧何曾在秦丞相府、御史大夫府内收集到了大量档案,为汉 作完成后,文件作者往往会从中抽取若千份样本保存备查。存本巳
初的 “休养生息”政策提供了依据。司马迁担任太史令后 ,“天下遗文 失去了对外发出的特征,被作者留存下来作为与定稿相对照和检查
故事靡不毕集太史公”口。唐代已出现了“归档制度”的雏形,为保证 正本文件发出后是否达到预期 目的之用。当发生疑问时,将存本与
史馆修史工作的正常进行,专门制定了 诸《司应送史馆事例》,详细 定稿核对以分清内部责任,将存本与正本核对以分清外部责任。发
规定了各部、府等向史馆移交文件的方法。宋代的档案收集工作就 文单位一般将存本与定稿一起归档。
更具体,曾详细规定有关文件的移交时间。明清的档案收集工作就 因此,在档案收集过程中,我们应对文件的不同文本进行分析,
更加全面和严密。因此,重视档案的收集在我国是有传统的。档案 以便对相关文本作出恰当的处理。
收集工作在我国档案事业发展中具有重要的意义。 2档案收集是档案工作的起点
’ 1收集工作必须抓住重点 档案的收集工作为整个档案工作的开展提供了实际的物质对
在档案的接收和征集过程中,应注意收集对经济建设、文化建 象,成为档案工作的起点。长期的档案工作实践证明,没有档案的接
设和科学研究等方面具有长远利用价值的文件。就一个机关档案室 收与征集,就没有档案工作 ;没有完整的、不断的档案接收与征集 ,
而言,应注意重点收集反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的 就没有健全的、持久的档案工作。档案的收集工作是适应了社会的
文件;要注意重点收集本单位在开展工作、进行生产活动、总结经验 各个组成单位大量产生档案,而又不便于长期保存档案这样一种因
等方面经常要查考的文件。这个问题不抓紧,往往会造成档案的残 客观需要而产生和服务于社会的。如果没有档案的接收与征集,就
缺不全 。 不能解决文件形成时的分散性和人们利用档案时所要求的集中性
就一个机关档案室而言,要将相关文件收集齐全并不是一件非 之间的矛盾;就不能解决文件既为现时需要服务,又为 日后查考需
常困难的事 ,关键是如何确定哪些文件反映了或者没有反映本单位 要服务的矛盾。因此 ,档案收集就成为档案工作的首要环节 ,也是档
的主要职能活动和基本历史面貌。在一个单位里面 ,能够反映本单 案部门其他各项工作的前提。档案工作是从收集起家的,收集工作
位主要职能活动和基本历史面貌的文件 ,主要应该是本单位产生的 为档案工作的其他业务环节提供了物质基础和实际工作的对象。没
文件,即以本单位为作者的文件。因此,本单位的发文和内部文件是 有档案的收集,档案工作的其他环节也就无从谈起。 、
机关档案室档案收集工作的重点。但是,为了保证本单位档案的完 3收集工作必须遵循档案的形成规律和发挥作用的规律
整 ,为了充分体现本单位在社会中的地位 ,机关档案室也应注意收 在档案收集中,应注意研究和掌握档案的形成规律和发挥作用
集一部分本单位的收文。对各单位的来文,机关档案室主要应收集 的规律。不能将档案形成部门尚在经常
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