高校学生档案管理创新探析.pdfVIP

J禹J 、 1豳 高校学生档案管理创新探析 ■黑龙江大学档案馆 杨 杰 摘 要：本文通过分析高校学生档案传统的管理方式的 自2001年高考实行网上招生和录取工作后，高考考生档 利弊，提出分阶段进行数字化管理的方式方法，以期解决高校 案的转递方式也随之发生了变化。由于各省市招办对学生档 学生档案管理中存在的问题。 案转递的要求不同，有的由招办统一寄送 ，有的让学生 自己携 关键词 ：学生档案 管理 数字化 带，由此引发了诸多新问题。由于学生档案意识比较薄弱，在 个人携带档案的过程中易出现丢失、破损 ，加上收集整理工作 高校学生档案是指学生在学习、实践活动中形成的具有 的日益繁琐，外省邮寄的滞后等，无形之中给收档工作带来了 保存价值的各种人事文件材料，它集中反映了学生的学习状 极大的不便和困难。 况、思想道德 、文化素养、身体状况和社会工作能力等综合素 鉴于以上情况，建议将学生档案的接收方式实行调整。对 质，是学生就业以及在今后的学习和工作中接受各级组织选 外省邮寄的考生档案，由各高校招生办统一收集，在新生入学 拔、任用和考核的主要依据，能在Et后转变为人事档案，为学 后将其转交至档案馆。对于考生 自带的档案，在开学报到时， 生毕业后的工作、定职、晋级等起重要的凭证作用。档案信息 由辅导员及时收缴后由各学院按照档案部门的要求制作电子 数字化是指利用数据库技术 、数据压缩技术、高速扫描技术等 版归档登记表，日后与档案一起转交档案馆，形成档案馆管理 技术手段将纸质文件、声像文件等传统介质的文件和已归档 学生档案的电子 目录。这样就将纸质档案和电子 目录的收集 保存的电子档案系统组织成具有有序结构的档案信息库。高 方式有机结合起来，为新生做好建档工作。同时，根据电子 目 校学生档案数字化管理简化了检索程序、加快了计算机检索 录和实际接收的纸质档案作对照，制作缺档 目录，以便学生尽 速度、提高了工作效率，从而充分发挥了档案馆的信息优势 ， 早查询、及时转递。 丰富了网上信息资源的内容和数量，加强了档案信息资源的 建立电子版学生档案，能使各学院党支部系统、全面地掌 开发与利用，为档案馆开展特色服务创造了条件。 握学生的情况，便于对学生思想、学习等方面进行考察了解， 随着高校扩招步伐的不断加大，新生和毕业生的人数逐 有利于培养学生德、智 、体全面发展，有利于对学生开展思想、 年增加，学生档案的数量也随之水涨船高，传统人工方式管理 道德方面的教育，更加有利于档案馆全面了解学生的基本信 学生档案效率低、保密性差、不利于文件和数据的查找、更新和 息，对学生档案的收集 、整理进行宏观管理，从而更好地促进 维护。而在实际工作过程中，由于学生档案的数量大、内容复 学校的教学工作。 杂、保存期短、流动性强，全部实现电子化，既从内容上，又从管 二、管理利用 理手段上进行数字化管理可行性并不强、短期内也不可能实 使用计算机对学生档案信息进行管理，具有检索迅速、查 现。因此。笔者建议在管理方式上实行电子化、数字化，内容仍 找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等优 然以纸质为主。 点。这些优点能够极大地提高学生档案管理的效率，是科学化、 一 、 收集整理 正规化管理与世界接轨的重要条件。在实际操作中，可以根据 —’r—’r 丫