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美国《电子档案管理规定》 　　美国《联邦行政法规》（CFR）第36编 公园、森林及公共财产 第12章 国家档案馆与档案管理局（NARA）分章B 档案管理 第1236节：电子档案管理 　　分节A 总则 　　§ 1236.1 第1236节的授权（生效日期：2012年10月12日） 　　授权本节的法律法规是44 U.S.C.（《美国法典》第44编） 2904、3101、3102及3105节；OMB（管理预算办公室）A-130公告《联邦信息资源管理》，适用于存有档案的档案及信息系统。 　　§ 1236.2 适用于本节的定义 　　（a）见本分章§ 1220.18的定义与术语。 　　（b）在本节（§ 1236）中使用的还有： 　　电子信息系统，是指包含并能提供利用计算机化联邦档案及其他信息的信息系统。 　　电子邮件系统，是指用于形成、接收及传输讯息及其他文件的计算机应用程序。该定义不包括文档移交功用（即，在使用者之间传输文档但并不保存所传输数据的软件）、用于收集和处理数据的数据系统（即，这些数据基于个人计算机或主机计算机分别被组织成数据文档或数据库），以及并不在电子邮件系统上传输的文字处理的文件。 　　元数据，指包含描述历史、痕迹，以及（或）电子文件管理而保存的背景信息。 　　非结构化电子档案，是指使用自动化处理软件，如电子邮件和其他讯息应用程序、字处理或显示软件等所形成的档案。 　　§ 1236.4 本节指南所采用的标准 　　本规章与ISO 15489–1：2001《档案管理：通则》相一致。其中的9.6存储与处置与本节（§ 1236）相关。 　　§ 1236.6 机关电子档案管理职责（生效日期：2011年11月1日） 　　机关必须： 　　（a）将电子档案管理纳入到本分章1220节～1235节对档案管理活动的要求中。 　　（b）将档案管理、保存的要求与电子信息系统的设计、开发、改进和实施整合。 　　（c）电子档案管理要符合“分节C”的要求（电子档案附加要求）。 　　分节B 电子信息系统设计实施中档案管理与保存的要点 　　§ 1236.10 对电子信息系统中的档案，机关必须确定档案管理控制点 　　以下几种档案管理控制点需要具备，以确保无论多长时间，只要这些信息是机关业务所需要，电子信息系统中联邦档案都能具备充分和恰当的资料说明。机关必须将控制要求纳入电子信息系统，或将其集成到信息系统外部的档案管理系统中。（见本节§1236.20） 　　（a）可信性：控制并确保事务、活动或实事数据的完整和准确的展现，使其能证明并作为后续事务或活动依据。 　　（b）真实性：控制并保护档案免于非授权添加、删除、篡改、使用及隐藏。 　　（c）完整性：控制，如审计追踪，并确保档案是完整的并且未被改变。 　　（d）可用性：以机制确保档案能被定位、检索、展现及理解。 　　（e）内容：以机制确保所保存档案中的信息确实是由档案形成者所产生。 　　（f）背景：以机制保证反映机构、职能及运行环境的相关档案建立互相参照，这些记录可能会因业务活动的行业、法律及法规要求不同而变化。 　　（g）结构：控制并确保对档案的物理及逻辑格式，以及数据元素之间的关系的维护。 　　§ 1236.12 其他应纳入电子信息系统设计、开发与实施中的档案管理与保存要点 　　作为资金计划和实施周期过程组成部分，机关必须确保： 　　（a）档案管理控制（见§1236.10）能纳入系统规划和实施。 　　（b）无论多久，只要机关业务活动需要，系统中所有档案应能检索和利用（如NARA所批准的保存期限）。当档案保存期限超过系统预期寿命，机关必须对档案及其相关元数据迁移到新的存储载体或格式提出计划和预算，以避免由于载体失效和技术过时带来的损失。（见§1236.14） 　　（c）向NARA移交永久档案，按照本分章第1235节。 　　（d）当需要允许在机关之间采用不同的软件或操作系统交换电子文件时，应规定标准交换格式（如，ASCII或XML）。 　　§ 1236.14 机关应对技术过时必须采取的档案保护措施 　　尽管系统产生和采集了档案，但只要档案要超越信息系统生命期维护和利用，机关就必须设计和实施迁移战略以应对档案对硬件和软件的依赖。为成功保护档案应对技术过时，机关必须： 　　（a）确定是否NARA所批准的档案保管期限，比现在保存着档案的系统寿命长。如果是，要在线性系统退役之前对档案向新系统的迁移作出规划。 　　（b）以保存电子档案在形成时系统的功能和完整性方式，施行硬件和软件升级。要保留档案系统的功能和完整性需要： 　　（1）直到授权的处置期限前，都要以可用的格式保留档案。当迁移包括档案的转换，要确保在转换后档案的授权处置得以实施。 　　（2