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会计“绿色档案”的可行性分析 　　【摘 要】 实施会计“绿色档案”发展策略，亦即全面开展会计档案电子化管理工作，一方面可以减少大量纸质凭证的打印、传递、整理、保管等工作;另一方面，也可以节约人力资源，使会计人员将更多的精力放在更加重要的工作岗位上，全面促进整个社会的资源节约。同时，随着大数据时代的来临，整个社会的档案管理都将面临机遇与挑战，而会计档案的管理要在大数据时代成功转型，离不开会计“绿色档案”的发展和实施。但是，要想保证会计电子档案长期的安全性，还应该积极探索安全性保障措施，建立数据格式、存储保管、数据灾备等方面的安全保障机制。 　　【关键词】 绿色档案; 会计档案电子化; 信息系统; 系统安全; 大数据时代 　　中图分类号：F230 文献标识码：A 文章编号：1004-5937（2014）35-0058-03 　　新世纪到来之后，网络信息技术给我们的生产、生活带来了极大的便利，社会生活的方方面面都发生了巨大的变化，大量的行业开始引入电子化的管理方式，大量的数据信息系统产生，因此，会计“绿色档案”也应运而生。所谓会计“绿色档案”，即在会计档案的打印、整理、传递、存储、保管等过程全面实行电子化管理，摈弃纸质会计档案，实现“绿色、低碳发展理念”，充分节约社会资源。 　　一、纸质会计档案存在的缺陷 　　自造纸术发明以来，纸张作为信息载体一直受到使用者的青睐。但是，新世纪到来之后，随着会计电算化的迅猛发展，纸质会计档案的缺陷也就一一显现了出来。 　　（一）带来了大量的资源浪费 　　首先，造成人力资源的消耗。使用纸质会计档案时，需要大量的会计人员进行整理、装订、保管等工作。例如，会计凭证、账簿封面封底的填制，会计资料的调整次序、摆放整齐、装订成册，各种资料加盖印章、登记入册等，这些工作都需要专门的会计人员进行处理。纸质会计档案所带来的大量的工作，一方面，消耗了会计人员的宝贵时间和精力，人为地造成了人力资源的浪费;另一方面，占用了会计人员认真分析和研究日常工作中问题的时间，无形中增加了会计风险。 　　其次，造成大量纸张消耗。会计处理过程需要用到的纸张非常多，从原始凭证开始，到记账凭证、各种账簿、各种报表等各个环节，每个环节都需要至少三四张，甚至更多的纸张，这样算下来，每个工作日所涉及的会计处理事项，就需成百上千张纸，这显然不符合“节约资源”、“低碳环保”的基本要求。以一个中型企业为例，会计档案所使用的纸张成本，每年估计超过十万元，如果将这些费用节省下来，每年能建设一所希望小学。 　　再次，造成设备损耗严重。打印机、复印机、装订机等办公设备，都是易耗品，长期大量的使用，以致磨损严重，更换频繁。 　　（二）不方便进行查询和调阅 　　纸质档案存储时，需要编制相应的目录，记录清楚各项档案的位置和基本内容，因此，调阅纸质档案需要专人对照目录查找翻阅。即使一切存储正常，查阅档案也需要耗费大量的人力和时间，造成一定的资源浪费。如果发生意外，存在归档不及时、不完整、不清楚、不方便等情况，查阅会计档案将会更加耗时耗力。而且，目前部分公司由于办公场所限制，一些要求保管年限较长的会计档案都已委托档案管理公司进行专业管理，这样使得查询调阅工作不能当场完成，更加影响了工作的及时性。另外，对于保管期限届满的纸质会计档案，按照财经法规的要求，在销毁时，需要多级部门派人共同监销，并且建造多种销毁名册，由此可见，清理和销毁流程非常繁琐、复杂，一旦哪些人员时间上不能够配合的话，就将影响到销毁工作的及时性，增加了档案保管的风险。 　　（三）存在一定的风险隐患 　　现行大部分会计档案的保管期限都要求时间比较长，因此对档案保管地点的要求比较高，不但要有足够的空间，还必须要防盗、防火、防灾、防潮、防尘、防日光、防有害生物等。同时，对于打印机的要求也比较高，像激光打印机所出的会计资料大多墨粉稳定性较差，因此，不利于长期保管。此外，纸质会计档案在交接的过程中，要求必须多人监督、签字、盖章，所有的环节，都有可能存在丢失、篡改、毁损等现象，并且要想真正区分相关人员的责任是非常难的。因此，纸质会计档案在保管地点、存储、交接等环节都存在着较大的风险隐患。 　　二、实施会计“绿色档案”的可行性探讨 　　随着各行业信息系统的不断应用，全社会已基本进入到了计算机处理阶段，为会计档案的电子化管理提供了可能性。 　　（一）优化外部凭证，使其适应会计“绿色档案”的发展需要 　　会计档案的电子化，要求涉及社会生产运行的各个环节的信息电子化。为了建立会计“绿色档案”管理的长效机制，应以电子化为契机，全面推进网络发票、银行回单等凭证的电子化发展，从而更大程度地实现全社会生产运行的电子化发展，使得资源节约在全社会范围开展起来。 　　但是，外部凭证的优化，不是一朝一