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维普资讯 第21卷第2期 信息管理 2008年4月 对纸质档案数字化有关问题的探讨 刘 强 董广存 总后勤部档案馆 北京 100842 摘 要 对纸质档案进行有效数字化，是当今我国各档案部门研究和开展工作的热点。本文对纸质档 案数字化过程中前期准备、数字化实施、后期存储三个阶段应该特别注意的确定数字化范围、 顺序和选择数字化制作方式、数字图像要素、图像全文识别手段、存储介质等应当特别注意 的几个问题，进行了一些探讨。 关键词 纸质档案 数字化 随着计算机和网络技术的广泛运用，信 纸质档案，面对经费紧张、人员编制有限及 息技术的影响力不断扩大，已深入人们的日 利用需求之间的矛盾，确定档案数字化的范 常工作和生活。作为重要信息资源之一的档 围和顺序，往往成为应当特别引起注意并首 案，它的信息化建设理所当然地成为各级档 先解决好的问题。 案部门的发展重点。要加快档案信息化建 1．搞好纸质档案数字化范围的确定 设，必须积极推进档案数字化进程。所谓档 确定纸质档案数字化的范围，是指在正 案数字化，就是利用扫描、音像转换等方式 式开始进行馆 室 藏档案数字化处理之前， 将传统档案馆 室 的纸质、照片、音像等档 按照有关原则和标准，对档案自身价值及其 案，转换成计算机可以识别和处理的数据， 延伸价值的大小进行鉴别和判断，把真正需 并可以通过计算机或网络进行档案检索、借 要数字化的档案找出并确定下来，而进行的 阅利用等一系列工作。由于在传统的档案 一 系列鉴定及必要的加工整理工作。 中，纸质档案占据了90％以上的馆藏量，所 从 目前大部分档案馆馆藏档案的基础 以如何对纸质档案进行有效数字化 已成为 状况看，全宗内档案构成不够合理，档案整 各档案部门研究和开展工作的热点。这几年 理质量参差不齐的现象比较普遍。特别是上 来我国的一些档案馆 室 ，已经做了大量 个世纪 80年代以前形成的档案，由于历史 纸质档案的数字化工作，取得的成绩是主要 的原因，“玉石不分”、有价值和无价值的文 的，但也存在一些问题。为此，本文中着重 件夹杂在一起的现象更为突出。如果对这样 探讨了纸质档案数字化过程中前期准备、数 的档案不加以鉴定整理就进行数字化处理， 字化实施、后期存储三个阶段应特别注意的 必然造成一定的人力、物力、财力的浪费。 几个问题。 因此，各档案部门在进行纸质档案的数字化 一 、 前期准备阶段 前，应对档案进行进一步的鉴定整理，剔除 各档案部门在开始进行纸质档案数字 那些无关紧要或毫无价值的文件，使案卷组 化工作时，面对浩如瀚海、“鱼龙混杂”的 成更加合理，从而确保数字化档案真正具有 收稿 日期：2008年3月28日 作者简介：刘强，男，助理馆员。董广存，男，副研究馆员。 41 维普资讯 信息管理 参考价值、研究价值，便于利用。 择，要视原档案是否 已经进行缩微复制而 所以，要想搞好纸质档案数字化范围的 定，当然也可以结合起来使用。对于还没有 确定，一是要从为利用提供 “精品”档案的 将原有纸质档案进行过缩微复制的档案而 要求出发进行鉴定，不仅 “去粗取精 ”，而 言，可以选择直接扫描方式，即采用扫描设 且拾遗补缺；二是要对原来鉴定整理存在问 备将档案原件转化为数字影像。在具体的纸 题较多的档案，在鉴定剔除无价值的文件 质档案数字化制作中，对大量标准的、纸张 后，再按要求进行重新整理；三是要对原来 质量较好的档案可选用高速扫描仪，对少数 鉴定标准存在 问题不多的档案，剔除个别已 珍贵的、纸张质量较差的档案可选用平板扫 无价值文件后，进行一些必要的个别调整。 描仪采集影像。如果条件许可或者出于增加 这样一来，就为档案数字化处理的高投入能 备份种类的需要，也可以先进行缩微复制， 够得到高效率利用打下了基础。 然后利用缩微胶片转化成数字图像。对于已 2．要做好纸质档案数字化顺序的确定 进行过缩微复制的档案而言，为减少档案的 由于利用档案者对不同的档案利用的 磨损和节省时间 可以直接选择缩微转化方 要求有缓急之分，档案部门在人力、物力、 式，即采用专用扫描设备将缩微胶片上的影 财力有限的情况下，在纸质档案数字化的前 像转换成数字影像。 期准备阶段，首先确定档案数字化的先后顺 2．做好数字图像要素的选择 序也是非常有必要的。 数字图像要素之一为图像格式，它是纸 那么，怎样确定纸质档案数字化的顺序 质档案在转化为数字图像的过程中首先要 呢?我们认为：一是应当先对那些利用率高 确定的事项。实际操作中图像格式大致有黑 的档案进行数字化处理。因为档案都会有一 白、灰度、RGB彩色三种。格式不同决定了 个信息逐渐丢失的过程，特别是对纸质档案 图像的显示效果、扫描时间和存储时所 占用