电子文件归档问题的探讨.pdfVIP

·608· 齐鲁档案论坛 所以，依靠原纸质档案立卷工作骨干，通过组织业务学习和技术培 训，尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能，担负起电 子文件归档工作的重任。 3、提高档案干部队伍现代化素质的途径和形式，目前主要是在 职培训或自学成才，再就是将懂档案业务、具有计算机专业知识的人 员充实到档案队伍中来，管理部门应把计算机基本技能作为每年考 核干部的一部分，从而促进档案现代化的发展。 总之，随着信息社会化的发展，电子文件在日常工作中的不断应 用，档案工作所具有的信息管理和信息服务属性日益增强。要做一 名合格的档案管理工作者，就必须深入学习和了解这些新技术、新理 论，并把其运用到自己的实际工作中去，更好地做好新技术应用下的 档案管理工作。 电子文件归档问题的探讨 胜利油田黄河钻井总公司 李淑风 随着科学技术的不断发展，电子计算机和网络技术的广泛应用， 产生了越来越多的电子文件。如何解决电子文件的收集、整理和保 管归档等问题，是档案信息化建设的关键环节，是快捷、准确地向档 案利用者提供服务的途径。 一、电子文件实施前端控制和“全程管理 以计算机和网络技术为代表的信息技术的发展，改变了传统的 档案管理模式，使档案工作已经延伸到文件的形成领域，实现了文件 级整理，网上收集、整理和检索借阅，并使其服务项目更加普遍，档案 信息也更加准确和广泛。档案人员要对电子文件生成的全过程进行 监控。把“归档”环节提前到文件形成阶段，电子文件的设计、形成 和维护，冲破了档案工作和文书工作的界线，归档不再是文书和档案 工作的“结合部”而是把归档环节放置在电子文件生命周期的最前 锋，由文书人员和档案人员共同完成。对电子文件实施前端控制和 “全程管理”。 信息化篇 ·609· 二、做好两种载体档案的过渡衔接工作 1．增加纸质文件与电子收、发文的连接功能。使电子文件和纸 质文件一并运转、办理和供查询利用。当通过电子邮箱或即时通讯 飞鸽传递 先收到电子公文时，首先要打印纸质文件，贴上办文单， 供办公室拟办、领导批示、部门阅办，电子公文供上网查阅。其次，当 纸质文件随后送达时，应将其与电子文件统一编号，附在电子收文打 印件后一并处理归档，以供查找利用。发文的拟写、审核、签发还应 在纸质材料上进行，并与电子文件一并归档。 2．增加电子文件整理归档的功能。包括电子文件的卸载式归档 和通过网络的在线式归档。 3．在档案管理中增加电子文件管理功能，包括电子文件的分 类、著录、录入和检索查询、借阅管理等功能。 电子文件归档时我们要做到： 1 文件形成部门或信息管理部 门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交、并 按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体 上。 2 存储电子文件的载体或装具上应贴有标签，标签上应表明 载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期。归档后的电 子文件的载体应设置成禁止写或操作的状态。 3 随着系统设备更 新或扩充，应及时对归档电子文件进行迁移操作，并填写《归档电子 文件迁移登记表》。 4 归档电子文件的封存载体不应外借。未经 批准任何单位和个人不允许擅自复制电子文件，利用时应使用拷贝 件。 5 对有保密要求的电子文件采用联网的方式利用时，应遵守 国家或有关保密的规定，有稳妥的安全保密措施。 三、防范病毒侵害，来保证电子文件的安全性和有效性 为了确保网络稳定安全，防止信息丢失：失真。要实行密码制度 和用户身份证技术，以杜绝非法访问，加载防火墙和杀毒软件并及时 更新升级，防止黑客和病毒入侵，来保证电子文件的安全性和有效 性。 其具体操作为： 1．安装知名杀毒软件。如金山毒霸、诺顿、360安全卫士、瑞星 杀毒软件等都具有定时查杀病毒、查杀未知病毒、实时监控等多项功 ·610· 齐鲁档案论坛 能。首次在计算机上安装杀毒软件时，一定要先对机器做一次彻底 的病毒扫描，以确保它尚未受过病毒感染。 2．及时升级杀毒软件。杀毒软件中的病毒库是动态的，随时会 添加新的病毒查杀程序。因此，定期升级、更新病毒库和程序，有效 地抵御最新病毒的攻击。 3．做好数据备份。许多病毒都选择硬盘作为破坏目标，如幽灵 病毒的CIH病毒，在发作时会顷刻间毁掉所有数据，这样硬盘的备 份和恢复显得更为重要。档案部门的各种网上信息数据库资源更应 注重备份，将未开放的档案信息数据库和已开放的档案信息数据库 分别存放在不同的计算机上，存放未开放的档案资源的计算机里不 要连接网络。脱机介质备份和灾难恢复系统被认为是较好的安全防 范措施。对于电子文件这个连续体而言，我们可以考虑构建阶梯式 的安全保护体系，即，建立在线式-+备份系统式_相应纸质备份式的 阶梯式的安全保护体系。 四、了