基于电子文件元数据标准和封装规范系统研发和应用案例的研究.pdfVIP

l数字档案 l 作。 移交与接收登记表，完成接收过程，1个单位用时不超过半 归档文件一般有三个方面来源 ：一是归档系统直接获取 个小时。 )【A系统选中应归档的电子文件 (包括收文和发文)及元数据 5．电子档案 Ⅺ札封装。由于是 ()A和归档系统无缝对接， 进入电子文件预归档库 ；二是归档系统接收其它网络及OA系 电子档案) 封装节点放在档案馆接收确认后，电子档案移 统产生应归档的电子文件及元数据进入电子文件预归档库 ； 交与接收登记表数据 自动填写完成即封装。单件封装与整体 三是应归档的纸质文件 (如会议记录) 目录数据直接录入 电 封装相结合的方式进行。这样的选择，减少封装、解析的次数， 子文件预归档库，在系统内直接扫描对应的文件全文，系统 并不影响电子文件的 “四性”，同时也提高了工作效率和质量。 自动捕获数字化属性的元数据。涉密归档文件只录入文件 目 四、国家档案局课题鉴定委员会鉴定意见 录部分数据 (或做特殊标记的占一条分配档号记录即可)。 i．该课题根据电子文件适时归档过程中立档单位并发用 2．在线归档—— 自动化与标准化。归档文件分配档号是 户多、上传数据频、Ⅱ向应时间短、自动化程度高的特点，建 较繁琐的一件事。全部归档文件要自动化的统一分配档号， 成了电子档案在线归档与利用系统，实现丁，与 (JA系统无缝对 要想把计算机能做的全部由计算机来完成，就必须把 《归档 接，并对部分立档单位的电子档案进行了移交与接收，保证 文件整理规则》(DA／T22)的归档文件分类、排序要求和 《档 了电子档案的真实性、完整性、可靠性、可用性。 案馆指南编制规范》(DA／T3)档案 目录与全文数据联系变为 2．该课题创新性地优化r电子文件全程管理模式，进行 细化的逻辑关系由计算机程序控制。每个归档文件 目录先分 了电子文件形成、归档与利用的操作实践，提高了工作效率。 配唯一的档号，然后归档系统自动赋予文件夹档号，形成标 课题形成的 《电子档案远程利用管理暂行办法》以市长令形 准化的电子档案数据。一个立档单位、同一年度、不同网络、 式发布，明确规定了电子档案的法律效力，为电子文件归档 不同系统形成应归档的电子文件，也包括应归档的纸质文件， 与利用提供了法律保障，为全国各地提供了具有町操作性的 都集中在线文档一体化系统中统一分配件号，合成档号。按 借鉴。 照全宗——年度——保管期限和机构及责任者优先级、时问 五、课题鉴定之后需要继续研究的问题 排流水的件号，同一个事件不同月份产生的归档文件需要连 1．电子与纸质档案一致性问题。立档单位 自身留存一套 续排列则采取关联标识的方法，分配档号时自动连续排列在 电子档案和与之配套归档的纸质档案保存在档案室，按照档 一 起。合成档号由“全宗号——年度——保管期限——件号” 案馆接收标准及 档《案法》规定定期向档案馆移交纸质档案。 组成，机构及责任者在档号中只参与排序，不体现在档号上。 以往的经验告诉我们，后接收的纸质档案与先期进馆的对应 3．在线指导——解放生产力。档案业务指导点多面广， 电子档案一致性确认问题不可回避。 现场指导使档案业务指导人员工作量增加。业务指导处 (室) 2．地方文件局限性问题。 《长春市电于档案远程利用暂 每年一半的时间要深入基层检查指导，时间扔在往返路上很 行办法》规定，长春市辖区内l1个综合档案馆提供具有法律 多。在线指导，是指导人员利用归档系统，随时浏览归档进 效力的电子档案及电子档案复制件，作为档案证明有效。将 展情况和档案的内容，给予指导。验收检查，是档案业务指 来会出现在长春市辖区外作为档案证明的法律效力问题。从 导人员在线对归档完毕并移交送审的归档文件，进行质量检 档案行业标准或法律层面上出台上位的相关