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档案管理 论述办公室档案管理的相关问题 封爱萍 (河北奇圆工程技术有限公司，河北 石家庄 050031) 摘 要：近年来，办公室档案管理工作与时俱进，不断提高工作效率，这离不开档案管理硬件和软件资源的改进。本文论述公室档案管~E：r-作 内 容，根据 自己的工作经验，提出了改进办公室档案管理工作和提高档案管理人员素养的建议，希望对办公室档案管理工作人员有所帮助。 关键词：档案管理；办公室；内容；建议 1办公室档案管理工作的内容 天下的局面受到冲击。为了适应变革，国家档案局己颁布了 《电子公 档案系统的基础工作是档案实体管理，信息的开发和反馈是在档 文归档管理暂行办法》和 《电子文件归档与管理规范》等一系列法律 案实体管理的提前下进行的，档案实体管理就使对档案进行集中，安 法规。档案部门必须从当前电子文档形成的特点出发，采取相应的对 全，统一，高质量的管理，档案实体管理分收集、整理、鉴定和保管 策做好电子文档管理工作。此外，在档案管理从手工操作走向智能化 四个环节 ： 的趋势下，无论是档案载体，还是档案的收集、整理、保管、利用等 1．1收集 工作实践，无不渗透着人类科技进步的成果。 档案的收集是丰富馆藏的重要工作环节，是实现档案集中管理的 3办公室档案管理工作人员素养的提高 前提。科学技术的发展，使档案的载体记录方式出现了多样化趋势， 21世纪是知识经济时代，是信息时代。经济的发展必然会丰富档 现在很多的社会活动的记录都不在采用纸质的记录方式，而是伴随着 案内容，不断出现的新载体和现代化管理手段如计算机、互联网等的 计算机网络技术的产生，以声像，图片等多媒体方式进行保存记录， 应用，让办公室档案管理工作面临着机会，也面临着诸多困难。办公 这样就一定程度上增加了档案收集的难度。档案通过各种方法存入计 室档案管理工作的顺利开展，离不开档案管理人员的高素养。作为一 算机，作为机读档案数据库，完成档案收集工作，确保档案收集的完 名冶金行业设计部门的办公室档案工作的管理人员，笔者认为可以通 整性 。 过以下几点来提高档案管理工作人员的素养： 1．2整理 3．1强化档案工作人员的信息意识 档案整理是一种系统的整理过程，将多种多样的零散的文件按照 过去档案所包含的丰富信息固化在纸质载体上，限制信息的疏 一 定的规律进行整体归纳，从而化零散为系统。档案整体的对象为收 通、传递，信息的功能发挥受到很大限制。信息技术的发展使档案管 集的有价值资料，一般手动操作，现在主要为计算机操作。当分类、 理进入了信息化时代。树立档案工作人员信息意识成为迫切的需要。 组卷时计算机随时可以迅速的对电子档案中的单份文件从任何角度进 信息技术的发展一方面为档案工作的发展提供了有利条件，另一方面 行分类组合，可以尽可能的表现文件之间的在来源、内容、时间、形 也使档案信息资源的泄密变得更加容易。档案管理首先是保证档案信 式等方面的历史联系。 息资源的安全，所以在信息化的背景下必须强化档案工作人员的信息 1．3鉴定 意识，对外防止信息被窃取，对 内防止信息泄密。强化信息意识是档 案管理人员提高信息素养的基础和前提。 档案的鉴定是鉴别档案的价值大小，确定档案的保管期限，决定 3．2加强档案工作人员的信息技术培训 档案保存和销毁的一个工作环节。将档案由庞杂状态转化为优质状 态，使档案存贮优质化。 信息化的档案管理方式