论档案信息化的系统性及要素关联模式.pdfVIP

实践 ·思考 民营科技2015年第2期 论档案信息化的系统性及要素关联模式 罗评娉 (贵州高速公路集团有限公司，贵州 贵阳 550004) 摘 要：档案信息化服务系统的构建是现今档案信息管理发展的关键措施，在构建其信息服务系统时，需要将系统中各个要素有 效的关联起来，以使其结构系统得到最大的优化，进而提高档案信息资源的利用程度。主要通过介绍档案信息化的系统性，进而探讨了 档案信息化的系统中各个要素的关联模式，希望为我国尽早的完成信息化档案系统的构建提供帮助。 关键词：档案信息化 ；系统性；要素；关联模式 档案信息化系统主要是由各个档案信息资源要素构成，其中比 2．2 属性要素与操作要素的关联性。信息化技术的融人，使得传统的 较重要的要素有属性要素、技术要素、操作要素等，而对其关联性模式 档案系数屙 要素变得更佳多样化，可以利用各种先进的手段来保存 进行探讨而主要是针对上述几个重点要素的关暌陛进行讨论。如果相 档案，比如文本、图片、视频等。每种属性要素都有其固定的操作方法， 关人员能够正确的选择档案信息系统要素的关联模式，将会大大提高 也正是因为如此，使得档案信息资源管理与应用方面产生了非常大的 档案信息资源管理的效率，同时档案信息系统结构也会变得的简单 复杂陛，相关人员在处理档案信息数据时，需要考虑到各种因素，比如 化，避免异构性的出现。 档案的载体形式以及采用的安全保障方式。这种复杂的方式维护起来 1 档案信息化的系统性 十分不便，而且其维护成本非常高，难以是的档案信息资源达到最佳 系统是众多要素组成的综合体，在这个系统中每一个要素都相 优化利用的程度。 互作用，彼此联系，构成的系统是否能够发挥出的应有的功能，这与系 针对上述问题，相关人员可以选择使用三种关联方式，第一种是 统的元素以及系统处于的作业环境有一定的关系。档案信息化系统就 选择使用复合文档的关联方式，即将文档与与之相关的操作方式联成 是有个个档案信息资源所构成的系统，其主要元素有档案信息资源的 一 体，使其成为能够自行操作管理的信息实体；第二种是选择使用表 物质以及技术元素，与此同时还包括与档案信息资源联系密切的社会 转化描述或者转化的关联方式，通过相应的元数据对整个档案信息管 以及管理元素等。上述这些要素相互作用，彼此联系，最终形成了现代 理系统中涉及到种类不易的要素采用数字化的方式来描述，以此来概 化的档案信息化系统模式。 述其工作的软件与硬件的环境；第三种是组件的关键方式，即将相同 以档案信息化角度来说，其系统功能的发挥主要与系统结构优 屙f生类型的要素按照组件的方式完成封装任务。经过研究实践，上述 化程度有关系，另外，与该系统是否达到了应有的开放程度以及对外 第三种模式是最佳的模式，能够将档案信 息管理中的属性要素与操作 部环境产生的功能也有一定的关系。档案信息化管理结构各个组成 要素充分的联系起来，不仅能够起到简化系统的作用，同时还能够达 要素之间有些联系是确定性的，而有些联系是非确定性的，也就是说 到动态组合的目标。再加之，组建的关联模式易于理解，便于操作，相 可能因为某些意外的原因：黾彼此之间发生了联系，在该结构中，档案 比较而言，管理者更容易接受。 的物质元素与与之相关的管理元素之间的联系属于确定性联系，这 2-3 相关要素的一致胜。在档案信息化及利用过程中，由于信息与信 种联系稳定性极高，而且具有持久性的特点，如果没有发生彻底的改 源的可分离性，因此在信息化与信息服务过程中，要保持档案实体蕴 变，几乎这种联系也不会改变，而该系统结构中的技术要素与环境要 涵的内容与对应的数字信息在语义上保持一致f生也是面临的关键问 素等之间的联系大部分晴况下都属于非确定性的联系，其联系相对 题之一。档案是非现行或半现行状态下的文件，具有长期不变l生的要 不稳定，这种不稳定主要表现在三方面：首先，社会管理理念在不断 求，但对应的数字信息在利用过程中必然与计算机内存及网络传输信 的发生变化，管理模式需要不断的改革，而管理人员的水平也不在不 号相关，从理论上来说任何基于数字形式并存在于计算机内存中的数 断的改变；其次，信息化技术在不断的升级，每次升级都会打破传统 据都是可以被访问和修改的，只是