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浅谈档案信息化建设面临的问题及对策 口周大申 1 档 案 信 息化 建 设面 临 的主 要 问题 供 利 用 ．以达 到档 案 信息 利用 功 能 的最 大化 。实 现 档 1．1 传 统 的档案 管理 观念 落后 ．制 约 了档案 信 息化 案信 息 资源共 享 。然 而 ，共享 和安全是 一对难 以调 和 建设 。 目前 ．档 案部 门仍然存 在 着 “为保 管而保 管， 的矛盾 ．为此必须 建立完 善 的安全管 理制度 电子档 重 保管轻 利 用 ”的思 想， 存 在着 “等 、靠 、要 ”、“安 于 案 的管理 需要 建立 一 整套严 格 的安 全措 施 ．从 每 一 现 状 ”、“不 讲 求 社 会 效 益 和经 济效 益 ” 的 旧观 念 ． 个 环节解 决信 息失 真的 隐患 还 存在着 “闭架借 阅 ”、“你查 我调 ”的做法 。现 代信 息 首先 ，电子 文件 的制 作过程 要权 责分 明。电子 档 社会 日新 月异 新技 术及 相关 学科 理论 的不 断渗 透 ． 案 的制作 人 员需 要对 其 制作 的电子档 案 全权 负责 使 得档 案管 理领 域 不断 出现 新情 况 、新 问题 。特 别是 保 证在他 人调 阅时 只能 以只读 形式 查看 防止 电子 思 想观 念落 后 、思想 认识 跟不 上 时代 步伐 ，缺乏 开放 档 案被他 人恶 意篡 改或 由于 误操作 引起 的删 除或修 和创 新意识 ，成 为制 约档案信 息化建 设 的重要 因素 。 改 。如 确需修 改或补 充 时。要 经过必 要 的审批手续 ，收 1．2 档 案保 密和档案 安全 受到挑 战 网络 环境下 ．影 集 、积 累过 程 中 的一 切 变更 都应 记 录在案 ．确保 在 服 响档 案保 密和档 案安 全 因素主要 有 ：一 是人 为 因素 ． 务 器 的上机 日记 中可 以查询 到 ．对 收 集积 累起 来 的 档案 部 门 的安全 意识 和保 密 意识 不强 ．往往 在 自己 电子文件 需要有 备份文 件 的档案 网页 上随 意发 布信 息．对 发 布 的信息 缺少 严 其次 ．在硬 件 管理 上要 进一 步 完善 电子 文 件 和 格 的审查 和管理 ：二是技 术 问题 。当前 电脑病毒 横 行 ， 计算 机设 备 的保 管设施 和环境．保 持温 度 和湿度．防 又 加上黑 客 的恶 意攻 击 ．使 得档 案信 息 的安 全 和保 止存 储介 质 的磁 化 ．同时 强化 防盗 措施 的完 善 和维 密受 到威胁 护 。及时 升级计 算机服 务器 和数据库 的硬 件设施 ．确 1．3 关于 电子 文件 归档管理 问题 当前档 案信 息系 保 数字 档 案信 息数据 库 在保 存 和传 输 过程 中稳 定 、 统 和 网络建 设各 行 其是 ，层 次不 一，规 范 性 、开 发性 、 安全 。 服务 性 、共享 性较 差 ，不 能适 应档 案信 息 资源 共享 的 2．3 健 全与档 案信 息化相 关的标 准规 范 档案 信息 要求 另外 ．很 多办公 自动化 系统设 计 时没 有档案 管 化建 设 的 目的是保 证用 户 能高效 、快捷 、简 易地 获取 理者 参与 ．或者 因档 案 管理 者缺 乏相 关知 识无 法 参 档案数 据库 中 的信 息 这要 求档 案数 据库 中信息 存 与 ．使得 电子文件 从生 成到归 档存在着 不少 问题 储与呈 现必 须实现 标准 化与 规范 化 ．兼 顾 国际标 准 ． 1．4 高素质 的档案管理人 才严 重缺 乏 信 息技术 的 做到标 准规 范 ．避 免档 案信 息资源的重 复开 发 、利 用 突飞猛 进 ，促 进 了档案 管理 的变革 ，原 有 的管理 方式 、 率低等 问题 。为实现 档案信 息资源共享 奠定基 础 。 方法 、手段 都不 能 适应 信息 化管 理 的要求 ．因而对 档 2．4 培养 和 引进 高素 质 的档 案管理人 员 档案信 息 案管理 人员提 出更 高要求 然 而档 案部 门从业者 整 化建设 的核 心 内容 ．就是 开发利 用档 案信 息资 源 ．并