项目沟通管理概述课件72页.pptVIP

（2）如何有效地召开会议 会前管理工作 会议期间管理工作 会后管理工作 会前 确定会议是否真正必要，或者另一种方式是否更适合一些； 确定会议的目的。例如，该会议是为了交流信息、计划、收集情况或意见、制定政策、解决问题，还是为了评估项目进展情况？ 确定谁需要参加会议，说明会议目的。 事先将会议议程表分发给与会者。 准备直观教具或要分发的材料。 安排会议室。 会议期间 按时开会。 指定记录员。 评审会议的目的和议程表。 主持而不支配会议。 会后 在会后24小时内公布会议成果。总结文件应该简洁，如果可能，应尽量写在一张纸上。总结文件应该明确所做的决定，并列出行动细目，包括谁负责、预计完工日期和预期的交付物。 （3）项目会议沟通的成果 解决存在的问题 审定变更的请求 审定的纠偏行动 更新的组织过程资产 更新的项目管理计划 人员 信息需求情况 项目经理 项目目标及制约因素，如进度、成本、质量性能要求等； 人力、物力、财力等落实情况； 客户具体要求； 项目经理职责与权限。 客户 项目建议书； 项目主要执行人员的情况； 项目实施计划。 管理层 项目收益； 项目计划。 项目团队成员 项目目标及制约因素； 项目交付成果及其衡量标准； 项目内部的程序、进度、时间要求； 项目应遵循的工作条例、标准、程序等。 表7-3 项目关键人员对信息的需求情况 沟通技术 沟通技术是沟通计划编制的重要依据。 各种沟通计划所使用的技术和方法可能差异很大： 从简短的谈话到长期的会议； 从简单的书面文件到即时查询的在线的进度表和数据库。 （1）编制沟通管理计划的依据 影响项目沟通的技术因素有： 信息需求的紧迫性 技术的有效性 预期的项目人员配置 项目工期的长短 制约因素 假设因素 （1）编制沟通管理计划的依据 （2）编制沟通计划的方法（工具与手段） 项目沟通计划编制的方法主要是项目利益相关者的分析。 为了对项目利益相关者的信息需求和信息资源形成一种系统的和符合逻辑的观点以满足需求，应对多种多样项目利益相关者的信息需求加以分析。 表7-4 项目利益相关者的分析（沟通计划） 项目利益相关者 （信息需求者） 文件名称 （需求的信息） 文件格式 （需求信息的方式） 联系人 （信息的来源） 交付期限 （交付信息的时间） 客户管理人员 月度状态报告 软盘拷贝 王德刚 每月第一周内 客户业务人员 月度状态报告 软盘拷贝 张国庆 每月第一周内 客户技术人员 月度状态报告 电子邮件 李明华 每月第一周内 内部管理人员 月度状态报告 软盘拷贝 刘伟民 每月第一周内 内部业务人员 月度状态报告 软盘拷贝 马丽丽 每月第一周内 业务承包商 执行计划 电子邮件 朱士杰 2007-12-11 （3）编制项目沟通计划的成果 项目沟通管理计划是对项目全过程的信息沟通内容、方式和手段等方面的计划与管理的一个文件。 主要内容： 信息收集的方式和渠道：信息收集的方式和渠道用以说明信息应该用何种方法从何处收集。 信息收集的归档格式：信息的归档格式用以说明应该采用何种方法存贮不同类型的信息。 信息发布的方式和渠道：信息发布的方式和渠道用以说明各种信息将流向何人以及采用何种方法传送各种类型的信息。 （3）编制项目沟通计划的成果 （3）编制项目沟通计划的成果 主要内容： 信息的发布与使用权限:信息的发布与使用权限用以说明各种信息的发布权限以及最终用户的使用权限。 准备发布信息的详细说明:对准备发布信息的详细说明包括对信息的内容、格式、详细程度、信息的来源等方面的说明。项目沟通管理计划要对准备发布的信息进行详细的描述。 信息发布的时间表：信息发布的时间表用以说明何时进行何种沟通，项目沟通管理计划需要对此给出必要的说明。 （3）编制项目沟通计划的成果 主要内容： 更新和修订沟通管理计划的方法:为了保证项目沟通管理计划适应项目沟通的实际需要，随着项目的进展需要对沟通管理计划进行更新和修订。 约束条件和假设前提:约束条件是限制项目团队进行沟通的各种因素，假设前提是那些被认定是实际存在的、确定的、并作为制定计划依据的前提条件。约束条件和假设前提是项目沟通管理计划编制的重要依据，沟通管理计划需要对此加以说明，以便在这些条件发生变化时对沟通管理计划进行修订。 练习 请以第2章中的案例（小镇节日庆典）为例，编制项目沟通管理计划。 （1）项目的信息加工与传递 依据：项目沟通计划，项目集成计划，项目的实际需要 方法：项目信息收集的方法，信息加工的方法，信息传递的方法，项目沟通的各种技巧和方法，项目沟通的文档化管理方法 结果：项目记录，项目报告 7.5 项目沟通计划的实施 （2）项目报