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秘书工作任务与方法 武汉商贸职业学院外国语学院：童峰 课程内容 秘书工作的内容 秘书工作的特点 秘书工作的基本要求 秘书工作的基本方法 秘书人际关系的处理 一、秘书工作的内容 性质 时间 政务性工作 业务性工作 事务性工作 上司在时的工作 上司不在时的工作 政务性工作 参谋辅助。 协调工作。 调查研究。 信息工作。 督查工作。 业务性工作 文稿撰写。 文书处理。 档案管理。 会务工作。 信访工作。 公关工作。 事务性工作 一、秘书工作的内容 性质 时间 政务性工作 业务性工作 事务性工作 上司在时的工作 上司不在时的工作 上司在时的日常工作 办公室维护。 接转电话。 招待客人。 日程管理。 出差准备。 起草文件。 会务工作。 信息管理。 其他工作。 上司不在时的工作 如上司是在外地出差，每天应在事先约定好的时间与上司联络。 如果遇到紧急事件，马上与上司取得联系，请求指示。 未经上司许可，不能在文件上盖章签字。 上司回来时，要将最紧急的文件和邮件放在“待阅文件夹”的最上面。 二、秘书工作的特点 （一）需要马上拿主意的事情多。 （二）工作内容变化快。 二、秘书工作的特点 （三）一心几用的时候多。 （四）忙闲哭乐不均。 三、秘书工作的基本要求 （一）作好从事秘书工作的准备 1、学会使用职场语言。 改变学生腔。 避免使用流行语。 养成说“早上好”的习惯。 2、注意工作时间 及时请假。 不逃避加班。 3、管理情绪 心情舒畅 释放压力 调控情绪 三、秘书工作的基本要求 （二）秘书的形象素质 保持大众化 便于工作 端庄大方 举止优雅 三、秘书工作的基本要求 （三）秘书的能力素质 判断与执行能力。 洞察能力与理解能力。 信息收集能力与写作能力。 记忆力。 交流沟通能力。 OA操作能力。 四、秘书工作的基本方法 请示的方法 建议的方法 接受指示的方法 报告的方法 1、当上司叫你时，应马上响亮地回答，因为上司往往是从回答的声音中来判断你的工作态度。 2、接受指示时，一定要带上记事本，并且注意力集中，将上司的指示记录下来。 3、一旦接受指示，马上按要求执行。 （一）接受指示的方法 “请示首长，有一只兔子要不要打？”“让我考虑考虑” （二）请示的方法 1、请示的对象要选准。 2、请示的内容要单一。 3、请示的形式要灵活。 4、请示的时机要适当。 5、请示的态度要谦恭。 （三）建议的方法 1、说话尽量婉转。 2、切忌命令式。 3、确认事实。 4、考虑结果。 5、选择时机。 （四）报告的方法 （1）报告的内容要真实，有一定的顺序。 （2）报告的方式要灵活。 （3）选择合适的时机。 （4）语言要简明扼要。 （5）比较重要的工作应把重点内容写下来交给上司。 五、秘书人际关系的处理 秘书与上司的关系 秘书与同事的关系 准 则 尊重 礼貌和礼仪 乐于助人 赞美他人 宽容与体谅 诚实公正 （一）秘书人际关系的基本准则 （二）秘书与上司的关系处理原则 主动配合、适应。 服从，但不盲从。 委婉提醒，适时规劝。 维护上司间的团结。 案例分析一：上司作出冲动的决定 一天，老总怒气冲冲地把秘书叫到自己的办公室，因为一位交往多年的代理商给他寄了一帮非常无礼的来信。他自己起草了一封简短的回信，让秘书马上把信寄走。信的内容是这样的：我没有想到会收到你这样的来信，尽管我们之间已有那么长时间的往来，但事到如今，我不得不中止我们之间的一切交易，并且我要让所有的同行知道你的行为！面对这种情况，秘书应该如何处理？ （三）秘书处理与同事关系的处理原则 真诚地关心别人 同等友好 等距交往 维护团结 案例分析二：同事请自己帮忙 A.老板回来后，他可能让我忙别的事。B.请你的老板跟我的老板说一下让我帮忙的事。C.因为我的老板现在出去了，这事得让他知道，所以，这事得1个小时后等他回来再说。 D.这事得让我的老板同意，他现在不在家，你看能不能请别的人给你帮忙？E.在我的老板回来之前可以给你帮忙，但帮忙这件事你可得帮我保密。 帮忙 帮忙 帮 忙 按性质分 按时间分 事情多 变化快 忙闲不均 一心几用 职场准备 形象素质 能力素质 接受指示 请示的方法 报告的方法 建议的方法 与上司关系 与同事关系 内容 特点 要求 方法 关系 秘书工作 小结： * * * *