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论高校人事档案的信息化管理 ◆韩冬云 (大连工业大学人事处) 【摘要】随着信息时代的到来，信息速度效率的高速运转，人事档案 二、高校人事档案信息化管理的主要措施 管理的网络化方向日益明显，高校人事档案的信息化管理，是人事 1．解放思想，提高档案管理的现代化意识。在信息化不断深 档案工作发展的必然趋势 。 入的新时代，要不断强化档案管理的现代化、科技化意识 ，不断强 【关键词】高校 人事档案 信息化管理 化计算机管理档案的意识 ，这在加快档案由手工管理向计算机数 字化管理转变过程中是至关重要的。由此可见 ，大力加强档案管 一 、 信息技术在高校人事档案管理中的作用。 理人员计算机技能是十分必要的。 1．可实现信息资源共享，提高档案管理人员的工作效率。传 2．建立干部人事档案信息网络化管理系统，拓展高校间、高校 统的人事档案管理侧重于档案实体管理 ，管理人员手工收集、整 与社会各方面的联系。为了使信息得到充分共享 ，提高劳动效率 编、管理、查找、提供单位利用，工作量大，效率很低，费时费力；人 与工作质量，应在局域网内建立档案信息网络化管理系统。根据 事档案数据库实现信息化后，档案管理更多地体现 自动化、实时化 人事档案信息的安全性和保密性，对各种信息资料的密级进行严 和网络化，一次录入的数据就可以多次反复利用，对于不属于保密 格界定，按不同的用户、不同的数据和信息授予利用单位、利用部 范围的信息，可实现在校园局域网内部进行数据共享，从而使库房 门利用者不同的使用权限，利用者在被授予权限后拥有查看权，获 查找变为网络即时检索查询，使人事档案的信息得到更好地利用， 得相关信息，从而实现学校内部，学校之间、上级主管部门之间的 同时，还可以从跟本上改善以往手工管理干部信息的周期性较长 人事档案信息资源的共享，大大提高信息的时效性。同时有利于 的情况，提高工作效率与质量。学校其他部门和教职工个人也可 加强高校之间、高校与科研单位之间及高校与社会各方面问的信 以不通过档案管理人员，无论在何时都可以进入校园网，根据一定 息交流与沟通，以便有关部门在进行科学研究、成果鉴定、职称评 的权限进行查询，大大提高了管理人员的工作效率。 定、科研开发、科研成果转化和科学普及等活动中使人才的作用得 2．有利于组织人事部门 “选人用人”和为领导决策提供服务。 到最大化的发挥 。 高校人事档案信息化后，实现了档案信息资源的共享，组织人事部 3．重视对管理人员专业素质和技能的培养。档案工作人员素 门和领导能够直观快捷地了解和掌握各级干部队伍状况以及干部 质的提高和电子环境下工作意识 的培养是档案信息化的关键所 在 “德、能、勤、绩、廉，方面的最新信息，提高知人识人 的广度和深 在，这就需要培养出一支专业化的管理干部队伍。随着信息时代 度，为领导决策提供可靠的依据。 不断发展，对每位档案管理工作者在业务素质上都提出了更高的 3．有利于信息的准确、完整和更新。传统的人事档案管理中． 要求，管理人员加强业务知识学习，不断拓宽 自己的知识面，提高 由于档案材料的转递不及时，信息沟通的渠道不畅通，使档案内容 文字能力和综合分析能力 ，尤其要加强计算机知识及人事档案管 和数据库信息存在一定的延时性，不能及时得到补充和更新信息，理软件知识的学习，掌握现代信息技术，管理