20120528项目系统档案管理规范汇编分析报告.pdf

项目系统档案管理规范 汇 编 主编 大连万达集团股份有限公司办公室 大连万达商业地产股份有限公司项目管理中心 大连万达商业地产股份有限公司 二○一二年六月 目 录 项目公司档案管理规范 1 项目公司文件归档范围与保管期限表 6 工程档案管理规范 8 工程档案编制与移交说明 22 工程文件归档范围与保管期限表 27 指导文件2012 版 发布日期：2012 年05 月28 日 项目系统档案管理规范汇编 实施日期：2012 年06 月01 日 项目公司档案管理规范 1. 总则 1.1 大连万达商业地产股份有限公司下属各地项目公司档案管理工作依据本规 范执行。 1.2 项目公司在建设、经营、管理活动中形成的具有保存价值的各种形式的信息 记录均属于项目公司档案。 1.3 项目公司档案管理工作实行统一领导、集中管理的原则。项目公司总经理为 档案工作主管领导；项目公司行政部为档案工作责任部门与档案保管部门。 1.4 项目公司档案管理工作接受项目管理中心计划部监督、检查，由集团公司档 案室业务指导。 1.5 项目公司应设臵专职档案管理员，各部门设臵兼职档案员或资料员。 1.6 项目公司成立后一个月内，向集团公司档案室、项目管理中心计划部备案专 职档案管理员信息。 1.7 项目公司变更专职档案管理员，应在5 个工作日内向集团公司档案室、项 目管理中心计划部备案。 1.8 员工调离职时，应办理档案归还、交接手续。未办理手续的，不予办理调离 职。事后如出现问题，追究审批人的责任。 2. 档案管理员岗位职责 2.1 按照集团档案管理制度及指导文件的要求，做好项目公司档案的收集、整理、 1 指导文件2012 版 发布日期：2012 年05 月28 日 项目系统档案管理规范汇编 实施日期：2012 年06 月01 日 保管、利用、鉴定、销毁及统计工作。 2.2 结合档案系统，监督、指导、检查各部门档案的收集、整理情况。 2.3 组织工程档案的整理与移交工作。 2.4 根据集团公司的相关要求，负责项目公司档案的整体移交工作。 3. 档案的收集 3.1 项目公司员工应按照《项目公司文件归档范围与保管期限表》的要求，在业 务活动中妥善保管应归档文件，业务办理完毕后 10 个工作日内移交部门兼职档 案员或资料员。兼职档案员根据《档案系统实施细则》及其他相关要求，整理录 入档案系统，按期移交专职档案员。移交时应打印移交申请表，双方签字确认， 各执一份保存。 3.2 归档文件原则上应为原件。确无原件的，应提供加盖原件留存单位公章的复 印件。复印件要求版式工整、字迹清晰，并应注明复制日期、经办人及 “与原件 校对无异”等字样。 3.3 归档电子文件应保存为通用格式的只读文件，以保证文件的原始性、真实性， 并便于利用。 3.4 归档文件的变更、修改、补充文件应及时归档。 3.5 对外签署的合同、协议、意向书、备忘录及公函等法律文件，在签署或办结 后5 个工作日内归档。 3.6 工程、权属、会计等档案的管理工作参照国家及集团相关规定执行。 3.7 声像 （录音、录像、照片等）记录应在活动结束后及时归档。 4. 档案的整理 4.1 归档文件的整理应遵循文件的形成规律及文件之间的有机联系，确保文件的