重视管理信息化建设，畅通沟通渠道.doc

重视管理信息化建设，畅通沟通渠道 （1）重视管理信息化建设 控制和信息是不可分的。任何控制活动都要依据信息做出，信息传递是为了控制活动的开展。MEPC公司应充分利用已上线的管理信息化软件，执行严格的应用与一般控制，对信息系统内的工作结果予以认可。同时，对可以采用信息系统控制的业务流程购置相应的软件，切实利用信息系统提高工作效率，减少人工控制的差错。 充分发挥会计信息系统在企业管理中的核心作用。 会计信息系统经过若干年的发展，其作用不再是单纯地将手工会计核算工作过渡到计算机核算，而是要利用信息系统的数据收集、处理、分析功能，通过各个业务流程数据和财务数据的对接功能，利用财务信息流对业务流的真实反映，追溯所发生的业务活动，实现管理层对企业运营的事中控制和实时决策，并增加会计信息对经营状况反映的可靠性和真实性。因此，MEPC公司应将工程施工、收款环节的管理也纳入NC系统，实现NC系统对整个业务流的管理。 （3）注意信息的横向沟通与外部沟通 利用信息系统的信息传递功能和开通相关部门的NC系统权限，实现企业信息的及时共享，减少信息不对称，培养企业各部门的整体观念和合作精神；另一方面，可以利用各职能部门相互印证、相互制约的特性达到控制企业运行的目的。除了内部沟通外，企业还要加强和业主、供应商等相关外部单位的沟通。 完善业务流程的内部控制活动 完善采购与付款流程的内部控制活动的建议 （1）明晰岗位分工与职责 MEPC公司内涉及采购及付款流程的部门主要包括：预算部、项目部、采购部、仓库、财务部及监察。在采购与付款流程中，预算部的主要职责是：编制工程预算表，确定工程物资的名称、型号及数量提供给采购部作为采购依据。项目部的主要职责是：在工程实施初期确定工程进度表、按月度编制工程物资需求计划，提供给采购部作为工程物资采购的时间依据。采购部的主要职责是：负责询价，确定供应商，签订采购合同。仓库的主要职责是：负责验收、保存以及收发工程物资。财务部的主要职责是：建立合同付款台账，对每笔材料款的支付进行审核，安排材料款的支付。监察的主要责任包括：审核各部门职责的执行情况，特别对采购部门询价、比价的工作记录进行检查以及对供应商进行回访，检查采购员是否有徇私舞弊的行为。 （2）建立统一规范的采购制度 ①考察行业内供应商，建立《供应商企业名录》，由项目部、采购部以及公司管理层代表对供应商进行综合考查，对常规型工程物资必须从名录中的企业进行采购，对于特殊物资的采购，在采购前仍需要组成考察小组对供应商进行考察后再签订合同，并且经过总经理的审批。在每年度终了或每个合同执行完毕后，由项目部对供应商从质量、技术水平、供货速度、配合服务等合同履行情况进行评价，对《供应商企业名录》进行后续维护，不断提高供应商提供的产品及服务的质量，与一批供应商建立战略性合作关系。 ②建立标准的采购审批流程（图4.1），依据购买物资或接受劳务的类型，授予企业内职能部门和采购人员相应的请购权限，确定请购流程。如果采购项目属于预算内，应严格执行预算内物资请购流程，对于采购项目超过预算标准或没有相应的预算，应先调整预算，经过具有相应审批权限的部门和人员审批后，再办理请购手续。管理人员在审批采购申请时，应重点关注请购物资内容是否准确、完整，是否符合采购计划，是否在采购预算范围内，是否符合生产经营需要等。如果采购申请不符合请购规定，应拒绝批准或要求请购部门调整请购内容。建立采购合同的会签制度，项目经理和采购部经理双审批的矩阵式管理模式，加强职能部门对采购业务的管理。 图4.1 工程物资请购审批流程图 （3）严格执行工程物资的收发存管理制度 ①工程物资验收时，采购员需要核对送货单、工程物资是否与发票、合同及采购单一致，验收单必须由采购员、库管员两人签字；工程物资的外观、包装、标识有无严重损坏；产品的技术指标是否与合同一致；如果规格、数量、质量不符，不能验收入库。 ②库管员及时将入库工程物资登入NC系统，开具入库单。通知项目部办理领料手续，领料必须由预算员及项目经理签字。库管员建立仓库台账，保证账务、凭证、物资相符，财务部门与库管员定期对库存料进行清盘，做到账物清楚。 ③领料数量不得原则上不得超过预算数量，超额领用需要公司预算部门领导签字。领料后库管员开具出库单，登入NC系统，及时交与财务部门记账。 （4）加强付款控制，充分使用信息系统提高效率 ①完善付款流程，明确审核人员的责任和权力，严格审核采购预算、合同、相关单据凭证等相关内容，审核无误后按照合同规定，合理选择付款方式，及时办理付款。对采购付款过程进行控制和跟踪管理，如果出现异常情况，应停止向供应商付款，避免资金损失。合理选择付款方式，并严格遵守国家支付结算的有关规定和企业签订合同相关条款，防范由于付