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会计软件中设计反记账功能探讨 一、反反记账的作用反记账在下下述三种情况下有着无可可替代的作用。 1.大大量的错误凭证被登记入入账。这种情况在计算机机会计系统投入使用初期期（尤其在试运行期间））非常容易发生。如果没没有反记账功能，则只能能编制大量的错账更正凭凭证予以更正，从而导致致账簿中存在大量的冗余余信息，影响会计信息的的使用。从审计的角度来来看，当审计人员查到一一笔又一笔的错账时，这这些错账也许在后续的凭凭证中进行了更正，但仍仍会使审计人员对错误产产生麻痹思想，影响审计计工作效率。如果有反记记账功能就可以先取消记记账，把错误凭证全部更更正后再重新记账，账簿簿中的冗余信息就可以大大大减少，账簿信息就会会简洁明了，便于利用。。 2.账证不符。在计计算机会计信息系统中，，记账实质上是将记账凭凭证库的有关数据转入账账簿数据库中，而且正式式过账前要先对记账凭证证进行平衡校验，以保证证其正确性，所以账证一一般是相符的。但是当计计算机会计系统遭受计算算机病毒的侵袭，或者存存放会计账簿数据的计算算机硬盘扇区遭受物理损损害，或者账簿数据库在在没有启动计算机会计软软件的情况下被人为非法法篡改时，就完全可能导导致账证不符。无论是账账簿错误还是凭证错误，，或者账簿、凭证都有错错误，都无法像手工会计计那样采用划线更正法、、补充登记法或红字冲销销法来更正，最好的办法法就是反记账。如果凭证证数据正确，仅 3.记账账过程意外中断。在手工工会计中，记账人员只需需接下去登记就可以了。。但在计算机会计系统中中，记账是由计算机自动动进行的，当意外断电、、病毒侵袭等非常事件导导致记账过程意外中断时时，财会人员无法了解计计算机到底已经登记了多多少张凭证，因而也就无无法在系统恢复正常后继继续登账。也许从理论上上说，精通计算机和会计计软件的人能通过查询账账簿数据库记录等方法获获知记账过程中断时已登登记的凭证数，但对普通通的会计人员来说，这是是不现实的。况且即使获获知记账过程意外中断时时已登记的凭证数，会计计软件也不允许接着记账账，唯一的办法就是设置置反记账功能。对此，《《会 二、反记账功能能使用条件设计反记账功功能显然不是一个常用的的功能，它只有在前述三三种特殊情况下才能使用用。如果滥用反记账功能能，则不但影响会计处理理的严肃性，也会大大增增加工作量。许多人就是是以此为由反对在会计软软件中设计反记账功能。。因此，对反记账功能的的使用必须严格限制。其其限制条件至少必须包括括： 1.操作者必须是是得到系统管理员授权的的原记账人。在计算机会会计系统中，记账人员应应对账簿的正确性负完全全责任，谁记账有误就只只能由谁负责更正。设置置反记账功能的目的，就就是取消部分甚至全部的的错误账簿记录后重新按按正确数据记账，从本质质上讲，这是对错账的一一种更正行为。为了保证证记账操作的严肃性，避避免滥用反记账功能，操操作者必须得到系统管理理员授权后才能进行反记记账。 2.只能在结账账前进行。结账就是在本本期经济业务全部处理完完毕并确认无误后予以封封账。进行结账操作就意意味着本期已经没有经济济业务需要处理，因而不不但不允许输入本期的记记账凭证，也不允许对本本期经济业务进行记账和和反记账。 3.只能按按凭证号或日期逆序连续续进行操作。记账是按日日期和凭证号顺序进行的的，只有逆序地连续取消消账簿数据库的记录，才才能保证重新记账的正常常进行。这就意味着，反反记账时应该以账簿数据据库的最后一条记录（或或者说是最后一张已记账账的凭证）为起点，依逆逆序前溯定位，确定出反反记账的记录数，而不能能从账簿数据库中任意抽抽取几条记录（不管是否否连续）作为反记账的范范围。 1.在未记记账凭证文件中保留已记记账凭证记录。记账时，，将记账范围内的凭证追追加到账簿数据文件中，，但不删除未记账凭证文文件中的相应记录，只是是作已记账标识，使其在在编辑、查询未记账凭证证时能自动被过滤掉，同同时每一次记账后都在该该未记账凭证文件上作截截止标识。这样反记账时时既可以直接按凭证日期期、编号等指定范围，也也可以根据每次记账后所所作的截止标识恢复到最最后一次或最后几次记账账前的状态。反记账的实实现也不再是将账簿数据据文件记录转移到未记账账凭证文件中，而是删除除账簿数据文件的有关记记录，同时去掉未记账凭凭证文件中相应记录的已已记账标识和截止标识。。 2.将未记记账凭证文件与账簿数据据文件合而为一，只设置置一个记账凭证文件。这这个记账凭证文件用于存存放全部未记账凭证和已已记账凭证，其结构包括括上述未记账凭证文件与与账簿数据文件中的所有有字段，即除了未记账凭凭证填制时涉及的各个字字段外，还要加上已记账账标识、记账人姓名等。。同第一种方法一样，为为了能恢复到最后一次或或最后几次记账前的状态态，还要加上一个截止标标识字段，以记录每次记记账的范围