企业档案管理具体操作及流程.docVIP

企业档案管理具体操作及流程 （一）、收集范围 凡是反反映企业工作活动，具有参考考价值的文件材料（文字、照照片、电子文件、实物等）均均属归档范围。 1． 企企业内部行政领导会议材料；； 2．企业制定的条例、准准则、章程和各项管理制度等等文件材料，以及企业内部颁颁发的各种正式文件的签发稿稿、印制稿，重要文件的修改改稿等； 3． 企业的请请示及上级主管部门的批复文文件； 4．企业及其内部职职能部门业务运行活动形成的的工作计划、总结、报告、年年度目标管理考核实施方案和和考核评比结果等； 5． 反映企业业务活动和管理理的文件材料； 6．企业形形成的凭证、帐薄、财务报表表，统计原始台帐、统计报表表、汇总的统计报表和分析资资料等其它财务资料； 7．． 财产物资、档案等的交交接凭证； 8． 企业与与外单位签订的各种合同、协协议等文件材料； 9． 其它按需应予归档的文件材材料。 1．归档的文件材料必须齐全全完整，照片(包括底片)等等必须同其详细的文字说明材材料一起归档； 2．归档的的文件材料必须经过系统整理理，准确地反映活动的真实内内容和历史过程，符合自然形形成规律； 3．归档的文件件材料必须是原件(定稿)，，具有重大意义的文件应同时时保存历次修改稿，重要的或或利用频率高的文件材料根据据需要可复制若干份归档； 4．归档的文件材料，其制成成材料必须易于长久保存，同同时要保证图像清晰、字迹工工整，审查签字手续完备，禁禁用铅笔、复写纸等。 文件结案后由档档案部门验收，文件材料在归归档前遗失，文件形成部门或或经办人应尽力弥补，并承担担相应责任。归档部门或个人人应填写归档材料移交清单，，一式两份，交接双方按清单单交点清楚，双方签字，各留留—份，以备查考。同时，文文件结案移送归档时，依如下下原则点收： 1．检查文件件的本文及附件是否完整，如如有短少，应即追查归入； 2．文件的处理手续是否完完备，如有遗漏，应即退回经经办部门补办； 3．与本案案无关的文件或不应随案归档档的文件，应即退回经办部门门； 4．有价证券或其他贵贵重物品，应退回经办部门，，经办部门应送指定保管部门门签收后 ，文件送归档。 点收文件件后，可依下列方式整理： 1．中文直写文件以右方装订订为原则，中文横写或外文文文件则以左方装订为原则； 2．右方装订文件及其附件件均应对准右上角，左方装订订则对准左上角理齐钉牢； 3．文件如有皱折、破损、、参差不齐等情形，应先整补补，裁切折叠，使其整齐划一一。 1．档档案分类应视案件内容、部门门组织、业务项目等因素，按按部门、大类、小类三级分类类。先以部门区分，部门之后后依案件性质分为若干大类，，再在同类中依序分为若干小小类； 2．档案分类应力求求切合实用。若因案件较多，，三级不符应用时可于第三级级之后另增第四级“细类”。。若案件不多，亦可仅使用““部门”及“大类”或“小类类”二级； 3．每一档夹封封面内页应设“目次表”，案案件归档时依序编号、登录，，并以每一案一个“目次”编编号为原则； 4．档号之表表示方式如下 A1B1C1D11：A1为经办部门代号，BB1为大类号，C1为小类号号，D1为档案目次。 1．档案案各级分类应赋予名称，其名名称应简明扼要，以能充分表表示档案内容性质为原则，且且有一定范畴，不宜含混； 2．编号以十进阿拉伯数字表表示；其位数使用视案件多寡寡及增长情形而定； 3．档档案分类各级名称经确定后，，应编制“档案分类编号表””，即将所有分类各级名称及及其代表数字编号，用一定顺顺序依次排列，以便查阅； 4．档案分类各级编号内应应预留若干空档，以备将来组组织扩大或业务增繁时，随时时增补之用 5．档案分类各各级名称及其代表数字一经确确定，不宜任意修改，如确有有修改必要，应事先审慎研议议，并拟具新旧档案分类编号号对照表，以免混淆； 6．．编号以一案一号为原则，遇遇有一案件叙述数事或一案归归入多类者，应先确定其主要要类别，再编号； 7．编号号应自左而右编列，右方装订订的案件，应将编号填写于案案件首页的左上角；左方装订订者则填写于右上角。 1．归档档文件，应依目次号顺序以活活页方式装订于相关类别的档档夹内，并视实际需要使用““见出纸”注明目次号码，以以便翻阅； 2．档夹的背脊脊应标明档夹内所含案件的分分类编号及名称，以便查档。。 1．各部部门经办人员因业务需要需调调阅档案时，应填具“调阅单单”经其部门经理核准后再向向管档人员调阅； 2．管档档人员接到“调阅单”经核查查后，取出该项档案，并于““调阅单”上填明借出日期后后，将档案交与调阅人员。““调阅单”则依预定归还日期期之先后整理，以备稽催； 3．于档案室当场借阅者