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档案管理 数字化档案馆探索 商圣坤 （山东省嘉祥县民政局，山东 济宁 272000） 摘 要：互联网技术的普及与发展。信息的自动化处理也越来越普遍地运用到我们日常工作生活中，数字化档案馆借助于互联网自动化技术。不 仅能在很大程度上提高档案管理的效率。还能提高信息的准确率 随着市场经济的不断发展完善。加强档案信息的管理对于企业的发展有着非常重要 的作用。因此，数字化档案馆应运而生。 关键词：数字化；档案馆；探索 我国数字档案馆建设已经从理论探讨、借鉴数字图书馆建设成 该系统功能包括档案利用登记、检索、调卷，档案数字加工、编排和 果、介绍国外数字档案馆建设经验阶段进入实际运行阶段，数字档案 档案数字网站等，最终实现通过互联网查阅利用档案数字。 馆建设已经取得初步成果。我国数字档案馆建设已经形成了一定规 3 数字化档案馆的功能和使用 模。下面对正确认识并做好建设数字档案馆工作做几点看法： 数字化档案馆的功能： 1 国际上和国内数字档案馆的现状 根据数字档案馆的定位， 数字档案馆仍然应该具备档案馆的各项 1.1 国际上数字档案馆的现状 功能即“收、管、用”三大基本功能，只不过其管理对象是电子形式 国际上，最早探索数字挡寨馆的学者之一是Margaret Hedstrom。 或数字化形式的档案。“收”就是档案的收集、征集或收集，数字档 他于1994年1月在第二届国际人文学者与技术大会上专门提交了名为 案馆的“收”功能需要对三个方面韵档案进行收集整理， 一是收集 《电子档案馆：互联网环境的集成与利用》的论文，对数字档案馆进 各立档单位属于进馆范围的归档电子文件(电子档案)，二是对原来的 行了专门研究。此外。美国学者David Bearman在第13届国际档案大 馆藏纸质、照片、声像等类型档案进行数字化，三是在网上在线捕获 会上所作的题为《虚拟档案馆》的报告。也属于国际档案界较早期的 一些具有保存价值，但不属于进馆范围的数字数字，相当于传统档案 “数字档案馆”理论探索，其中还专门阐述了 元数据标准”在数字 馆中保存的资料。“收”功能中最重要的是能够收集各立档单位的归 档案馆中的使用。国际上涉及数字档案馆建设的项目主要有：联合国 档电子文件，保证收集后的归档电子文件真实、有效。“管”就是档 教科文组织“世界记忆工程”项目 项目1992年由联合国教科文组织发 案的归纳、编目、检索、迁移等。随着数字档案馆馆藏档案的不断增 起，内容涉及到了珍贵馆藏档案、手稿及图书馆孤本的数字化保存问 加，数字档案馆管理系统是一个庞大的数据库管理系统，其有效运行 题。虽然该活动未冠以“数字档案馆”或“数字图书馆”的名称，但 和安全管理是数字档案馆建设的核心。“用”就是档案的利用查询。 实际上其工作是“数字档案馆 或“数字图书馆 建设的一个有机组成 数字档案馆的利用工作应该全部可以通过互联网完成， 分档案馆馆藏 部分。并在全球起到了很好的先导作用。美国数字档案馆项目 美国涉 数字的发布和利用者档案查询两种形式。档案馆馆藏数字的发布可以 及数字档案馆的项目比较多，重要的有：2000年3月28日，美国国家档 通过档案网站进行， 利用者查询档案则要采取权限设置、身份认证等 案与文件管理局局长约翰-卡林宣布，NARA将与美国国家科学基金会合 手段保证档案的安全利用。 作，共同创建一个电子文件档案馆。该计划可以看作是美国整体“数 4 数字档案馆的互联网建设 字档案馆”探索与建设的一个组成部分，同时，并计划在2O09年之前 互联网及其相关的计算机设备是数字档案馆运行的基础，与传统 将所有纸质档案实现数字转化。英国数字档案馆项目。英国是世界上 档案馆的库房、装具等设施类似，在数字档案馆建设的总体规划设计 实施“电子政务”较早也是较好的国家之一。其国家数字档案馆建设 和硬件投入中，占有非常大的分量。从济宁等地数字档案馆建设的实 也已起步。相关项目是针对结构数据集的“联合王国数