关于股份制企业档案管理若干思考.docVIP

关于股份制企业档案管理若干思考最近几年，笔者对公司制企业主要是股份制企业(包括上市公司及非上市公司)的档案管理进行了持续的跟踪考察和调研，本文就笔者的所见、所感、所思与大家共商。 公司制企业档案工作的法律环境 1987年9月5日通过的《中华人民共和国档案法》就涵盖了公司制企业，现行的《档案法》第三条规定：“一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务。”《宪法》、《公司法》、《会计法》、《统计法》、《著作权法》等法律都有档案工作的相应条款规定，《档案法实施办法》、《民法通则》、《企业档案管理规定》、《科学技术研究档案管理暂行规定》、《基本建设项目档案资料管理暂行规定》、《建设项目(工程)档案验收办法》、《会计档案管理办法》、《企业职工档案管理规定》等法规规章也有具体的规定。原则上说，这些规定同样适用于股份制企业。特别是由国有企业改组为股份制企业的，国家档案局、体改委、经贸委、国资局等四部门1998年3月5日制定的《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》作出过明确具体的规定。如此，档案工作的一系列标准规范也适用于股份制企业。《档案法》颁布以后，我国档案工作逐步走上了“依法治档”的轨道，日益形成了一个以《档案法》为核心，由若干档案行政法规、规章组成的相互联系、相互协调的有机体系。同时，对于档案法规的研究也日益深化 股份制企业档案是企业各方股东共同拥有的资产和产权真实可靠的原始凭证，也是国家档案的重要组成部分。依法管理股份制企业档案是维护股东资产与权益的重要保障，对于保护企业商业秘密、知识产权和国家秘密都是至关重要的。在政治、经济体制改革不断深化的进程中，全社会的档案法制观念还比较薄弱，特别是企业高级管理层、监督管理企业工作的政府部门、应聘的中介机构等人员的档案法制观念与企业改革发展的要求还存在着一定的差距。一些股份制企业建设项目立项上违规、经营上违法、重组或改制中违纪，为掩盖其犯罪事实或其他目的，涂改、伪造、损毁档案，这些现象亟待依法规范和解决 股份制企业当前档案工作的基本情况 根据笔者对浙江省内外一些股份制工业企业档案工作管理机构、档案人员配备、档案全宗设立、档案移交接收、档案库房、装具配置等方面的考察、调查和交流情况的统计、分析，与现行的档案法律法规和档案行政管理部门对企业档案工作的基本要求相距甚远，存在的主要问题表现为如下几个方面： 一是绝大多数股份制企业没有独立或明确的档案管理机构和体系，没有明确的档案工作分管领导。股份公司设立后，其档案往往保留在大股东的档案机构继续管理，既不在公司层面设立机构、配备人员、分立全宗，也没有办理委托大股东管理的协议、手续。由于是两家法人单位，大股东的档案机构在对股份公司档案的收集、整理、提供利用上缺少法律依据，对档案工作的进度、质量要求、经费保障和管理手段的进步往往难以控制。股份制企业二级单位的专兼职档案人员配备力量不足，素质和能力的提高也缺少途径。如果以大股东的身份将股份公司纳入到监督、检查、指导的范围既于法无据，也会不受欢迎，指挥失灵，在工作程序和相互关系上分不清义务和责任 二是由国有企业改组为股份制企业的公司，没有按照规定处置档案。国有企业资产与产权变动档案的处置，原则上应分类进行：基建技改档案、设备仪器档案随其实体归属；产品、科技(其中含专利、商标、专有技术等档案)按有关政策法规办理，没有规定的由双方商定处理；会计档案按财政部、国家档案局《会计档案管理办法》执行，的 三是大股东控股的股份制企业都没有设立规范的档案全宗。根据档案行业标准(DA／T1－XX年来，股东大会、董事会、监事会形成的档案至今尚在董事会秘书手中，会计账簿、会计报告等重要会计档案一直由财务处自行保存，一些部门想不交就不交，想什么时候交就什么时候交，企业的档案信息资源既失去控制又不便整理、利用 五是很多股份制企业没有独立的符合档案馆室建设标准的档案库房。大股东和股份公司的档案往往集中放置于同一个库房，特别是没有独立全宗的档案。这些企业一般由大股东代为管理股份制企业的档案，如果没有协议，一旦企业经营困难或出现危机，这些涉及企业商业秘密、专利、专有技术、知识产权的档案信息资源与企业资产实体就有可能涉及纠纷或诉讼，对大股东和股份制企业都会带来不利影响 对策建议 1　进一步加强和完善企业档案法制建设。股份制是我国经济的重要生力军之一，股份制企业特别是国有控股企业的档案是国家档案的重要组成部分，建议国家档案局和中国证券监督管理委员会专门制定针对股份制企业档案管理规定和归档办法，堵塞一些企业寻找种种借口，拒绝执行档案工作的法规、规章，维护档案法规、规章的严肃性 2　档案行政管理部门要加大对股份制企业档案工作监督、检查和指导的力度。积极争