民办高校档案“双套制”管理模式的价值探索与路径选择.pdfVIP

内蒙古农业大学学报(社会科学版) 2008年第5期(第 10卷 总第41期) Jrx,．na,lofInnerMⅪ iaA tudU 商ty( alScienceEdition) Nn5 2008(Vo1．10 Sum No．41) 民办高校档案双“套制”管理模式的价值探索与路径选择 ● 朱青梅 (宿迁学院 综合档案室，江苏宿迁 223800) 摘 要：民办高校在学校管理活动中形成了大量的纸质档案资料和以电子数据储存为特征的电子档案、胶质缩微 品档案。纸质档案资料和以电子数据储存为特征的其它档案，由于它们各 自的作用、特点不尽相同，实行双套制管 理在高校档案管理系统中有特殊的应用价值。这种新型双套制管理的路径模式主要是：依据数字档案的基础理论 考察 “双套制”档案管理的基本问题；对双套档案管理的范围做初步限定；建立网络基础环境下的安全技术方案； 科学配置 “双套制”档案管理的内容。 关键词：民办高校 ；档案管理；双套制；价值；路径 中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009--4458(2008)O5一O228一O3 一 、 引言 的时候，尤其是民办高校的蓬勃发展，在学校管理活动中形成大 量纸质和数字化档案材料的背景下，档案双套制管理问题的研 在2o世纪7O年代到9O年代计算机技术的应用尚不普及， 究更有其必要性和特殊的意义。民办高校档案双套制管理的价 电子文档很少，但档案学界已开始对档案双套制管理问题此进 值主要体现在： 行了讨论。那时，人们所说的档案双套制，还主要是指对同一纸 第一，档案双套制管理模弋，可以规避数字档案的凭证价值 质档案的双套归档保存。主张纸质档案双套保存，主要是基于 问题。档案的基本价值有两方面，凭证价值和参考价值，而尤以 档案的安全和利用的方便这两个基本 目的，但这种内容和载体 凭证价值最为重要。数字化档案具有参考价值这一观点虽然已 完全相同的档案双套保存，是一种重复保存。因此，在档案只有 深入人心。但是由于一系列技术和立法问题还未解决，数字化 单一载体的时代，对于档案是否双套保存问题，比较容易决断。 档案 目前还不具备法律凭证效力，这无疑使数字档案的作用大 但在当今，在现代电子计算机技术日益扩展的背景下，进一步讨 打折扣。特别是数字档案不具备 “自纸黑字”的直观性，必须依 论档案的双套制问题显得尤为必要和迫切。特别是进入9o年 赖特定的计算机设备加以解读。数字档案完全脱离了以往人们 代以来，随着办公自动化的兴起、发展、普及，缩微技术的应用， 档案载体出现了多元化的时代，尤其是在当前在建设数字档案 对档案 “原件”的认识，从而引起人们对其原始性、可靠性的怀 馆过程中对现有馆藏纸质档案的数字化，便产生了大量电子档 疑。因此，确认数字档案的凭证价值就成为数字档案馆(室)建 案、胶质缩微品档案，这就出现了同一内容而两种不同载体的档 设中无法回避的难题。而民办高校由于成立时间短，起点高，档 案材料相对不多，没有历史遗留问题，实行档案双套制管理模式 案文件是否都要同时保存的问题，同一内容但不同载体的两种 档案由于其作用、特点不尽相同，实