剖析公文格式口诀.ppt

特殊情况说明：当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。 盖公章六忌：忌倒、歪、斜、糊、用力过轻或过重。 * 公文末页版式 * B．联合行文印章 有两种情况： 当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章之间不相交或相切，相距不超过3mm。 当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切，在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。 * 联合行文末页公文版式 * 抄送：使用全称或者规范化简称、统称。公文如有抄送，在主题词下一行；左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。 十四、标明抄送主题词，两项都在印左旁 * 十五：主题词主题词：公文应当标注主题词。上行文按照上级规定的《主题词表》来标注主题词。“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。一般不超过5个。 * 印发机关：多为办公厅、办公室、秘书处、行政部等秘书机构。 位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。 十六、印发机关和时间 * 印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。 印刷份数：格式没有明文规定，根据约定俗成，一般是在最后一条反线下一行，用3号仿宋体字，置于小括号内，右空1字。 页码 用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，如“－1－”、“－2－”，一字线距离版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。 十七、印发时间 * 其他格式的公文 * 信函式格式与便笺头比较 * 命令格式：命令标识由发文机关名称加“命令”或“令”组成，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。命令标识上边缘距版心上边缘20mm，下边缘空2行居中标识令号；令号下空2行标识正文；正文下一行右空4字标识签发人签名章，签名章左空2字标识签发人职务；联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称。在签发人签名章下一行右空2字标识成文时间。分送机关标识方法同抄送机关。其他要素参照相关要素说明。 * 命令（令）格式 * （四）公文的稿本 文稿与文本合称稿本。 文稿即起草文件过程中形成的历次稿子，包括草稿和定稿。草稿按形成的先后顺序分为初稿、二稿、三稿等，按用途分为修改稿、修正稿、讨论稿、征求意见稿、送审稿、报批稿等。定稿又称正稿、原稿、底稿。它是印刷文件的标准依据，也是日后工作查考凭证。 文本可分为正本、副本、存本、暂行本（也叫试行本）、各种文字文本。 * 公文字体、字号 项目 字体 字号 密级 黑体 3号 紧急程度 黑体 3号 文号 仿宋体 3号 签发人 仿宋体 3号 签发人姓名 楷体 3号 标题 小标宋 2号 主送机关 仿宋体 3号 正文 仿宋体 3号 成文时间 仿宋体 3号 项目 字体 字号 附件 仿宋体 3号 附注 仿宋体 3号 主题词 黑体 3号 主题词词目 宋体 3号 抄送 仿宋体 3号 发文机关 仿宋体 3号 发文时间 仿宋体 3号 * 正邦集团公文案例分析： 见OA系统中： 调整办公室通知 火灾通报 假期安全工作通知 人事任命通知 车友俱乐部通告 * 谢谢大家！ 周国华 2010年4月19日 * 公文写作与处理 * . 公文格式口诀 公文格式十七项，牢记口诀记心上； 秘密等级应讲究，紧急程度要恰当； 发文机关要周详；标题要素有三项； 代字年号莫颠倒，上行签发应写上； 下发文件多单位，上送机关只一方； 正文写法有讲究，十三文种不一样； 附件附注有区别，附件说明不要忘 成文时间需注意，骑年盖月指印章； 标明抄送主题词，两项都在印左旁； 印发机关和时间，位于末页最末行。 * 秘密等级和保密期限 紧急程度 发文机关标识 发文字号 签发人 标题 主送机关 正文 附件说明 成文日期