工作流管理系统实施的经验和关键要素.docVIP

　　工作流管理系统实施的经验和关键要素|第1 什么是工作流系统 　　工作流系统（以下简称工作流）是一个通用术语,它指工作过程的计算机化或者自动化，并实现流线型的业务运作，它也被称为数字化的工作流系统。 　　工作流的发展是由业务过程的自动化演变而成的。像其他的软件技术一样,它是从多种不同的起源发展起来的,有的是从影像管理系统、文档管理系统、关系型或对象型数据库系统和电子邮件系统等应用发展进化而来，有的则是纯粹的工作流软件。用户可以根据每一种方法自身的优缺点选择一种更适合自己的方法。工作流有以下一些优点: 　　· 提高工作效率 通过业务流程的自动化，减少许多不必要的任务和步骤。 　　· 增强商业竞争优势 更短的响应周期和打破地域、时区的约束。 　　· 更好的流程控制 改进业务过程的管理，实现标准化的工作方法以及有效的审核跟踪。 　　· 提高客户服务质量 工作流程序的一致性将会为客户提供他们所需要的可预测的客户响应级别和更高的服务品质。 　　· 灵活性 以信息技术为基础的流程设计，在实际实施以前，可以根据业务需求的变化，重新定义和仿真。 　　· 节约成本，提高利润 工作流是如何实现的 　　工作流的实施需要三个基本步骤：映射、建模和管理。映射是第一个步骤，其首要任务是确定并且文档化组织内全部现有的手工和自动化的业务流程；建模则是开发一个有助于建成流线型业务过程的模型。第三阶段是软件实施以及跨越全部工作部门、业务单元甚至是整个企业的无缝系统集成。 　　为了确保工作流系统能够“无缝地”实施到组织机构中，项目组都必须遵从已经定义好的、经过实践确认的行之有效的工作方法，并且在每个工作阶段都必须有可以度量的结果。一个深思熟虑的实施计划被有经验的团队执行，是成功地采用和实施工作流的决定因素。下图描述了一个推荐的、可供典型组织机构采纳的高层工作流（实施流程）。下面按图中步骤具体阐述。 　　建立项目管理办公室 Project Management Office，PMO 　　项目管理办公室的组成是第一步，也是最重要的一步。项目管理办公室的成员须经过严格谨慎挑选，他们必须在恰当的程度上广泛代表组织内的业务、运营、IT以及审计等部门。产品供应方的产品专家、技术支持人员和管理人员也必须参与其中，以与用户互补。通常在PMO中还包含变更管理顾问，有助于形成组织中人员思路的多样化。每个成员的角色和责任必须定义清楚。PMO从整体上确立项目的实施范围、目标、实施时间框架以及优先级等等。PMO也负责管理和跟踪项目进度、设定检测项目是否成功的指标，以及定期向高层汇报项目状况等。 　　业务分析 　　项目组将分析用户现有的业务流程，找出哪些流程需要优化和改进以达到上佳效果，并分析每个流程的时间线和期望的结果。他们将与关键人员进行座谈，收集和鉴别正确的信息及数据，从而决定工作流系统如何满足需求。接下来的业务分析将辨别出哪些流程可以被优化、自动化、流线型化，哪些流程甚至需要重新设计。 　　确定目标 　　确定上佳目标是建立在业务流程详细分析的基础之上的。工作流项目的目标定义应该清晰并可以进行验证，好的目标意味着项目的成功。在实施过程的每一个阶段，项目组必须确认达到的结果是他们所期望的结果。例如，如果目标是缩短开发票周期两周，则必须分析现有的时间跟踪、记账和开发票等流程。 　　确定实施计划 　　目标确立后，由用户和软件供应商组成的项目组展示工作流解决方案具备的各种模块，根据用户提出的特定需求定义他们的功能和特性，并基于业务的优先级，共同决定每个模块的上线时间。 　　将业务流程在工作流系统中建立模型 　　在实施过程中建立业务模型是一个极重要的步骤。用户应当紧密地同软件产品应用专家进行合作，以在易用性和功能需求之间达到平衡。 　　用户可以在部署阶段前对模型进行测试，以确保该模型符合实际要求且没有过多的开销。需要指出的是，如果这个建模步骤没有完全正确地完成，将导致错误的报表或者多余的管理工作。 　　实现流程和软件集成 　　在这个阶段，项目组将确定现有的需要与工作流系统交互的流程与系统。如果处理不当，新旧流程的集成将导致失败。流程集成的一个重要方面就是在多系统之间消除或者最小化冗余数据，并在多个系统间复制这些数据。流程必须紧密集成，数据必须能跨越不同的流程和应用，顺畅流动。 　　项目组也必须确保工作流系统符合用户组织机构的安全标准，这一点经常在部署阶段前被忽视。 部署工作流系统 　　部署工作流系统包括两部分内容。第一部分自然是技术部分，涵盖了硬件和软件的安装、备份、恢复以及网络安装等等，这与一般的IT应用实施相似。 　　第二部分是指上线试运行。试运行小组应具有真正的代表性。项目组必须与试运行小组就项目的重要性进行沟通