高职院校科研档案管理工作探析.docVIP

高职院校科研档案管理工作探析科研工作是高等院校教学、科研两大重要工作之一，对学院的发展及师资队伍建设有着极其重要的作用。科研档案是指在科学管理和实践活动中直接形成具有保存价值的文字、图表及声像载体材料。它记录了科研活动的全过程，是科研人员的智慧结晶，是学校的重要信息资源和宝贵财富。进入新世纪，面对知识经济时代的挑战，科研体制发生了深刻变化，科研档案工作也出现了新问题。作者结合档案管理工作实践，对科研档案管理工作存在的问题、原因及对策进行分析与探讨。 一、科研档案管理工作存在的问题 （一）成果性、总结性材料多，原始性材料少 一套完整的科研文件材料，应该是对该项目的全过程的真实、全面的记录，它包括主题准备、研究实验、总结鉴定验收、成果和奖励申报以及推广应用五个阶段所形成的材料。从历年的科研归档的材料来看，成果性、总结性、鉴定性及获奖证书或奖状材料较多，而在研究实验阶段形成各种载体的原始记录如技术报告、实验记录、数据分析、设计文件、图纸等重要的原始性材料却很少。许多珍贵的原始材料遗失或者仍保留在个人手中，严重影响了科研档案的系统性和完整性。 （二）一般性材料多，关键性技术材料少 能反映和评定一项科研成果水平的核心材料是关键性技术材料。它是科研人员在科研过程中解决技术难题，进行技术创新的宝贵资料。这些技术材料体现了该项科研成果的新思想、新概念和新方法，它的归档保存和利用价值远远高出一般性材料。但在归档的材料中，一般性材料多，关键性技术材料少，严重影响了科研档案的开发和利用。 （三）纸质材料多，其他载体的材料少 目前，描述一种物理现象和记录各种信息的载体，除了纸质外，还有软（磁）盘、磁带、光盘、照片、录像带等。然而，在归档材料中，纸质材料多，其他载体的材料少。加强其他形式载体材料的收集，是新时期形势发展的需要，也是档案工作者义不容辞的责任。 （四）复印材料多，原始材料少 科研档案材料中复印件过多，会使科研档案名存实亡。复印材料一是保存期短，二是可以给造假者提供可乘之机。我国《科学技术研究档案管理暂行规定》中明确规定，“归档的科研材料必须是原件，根据需要可复制若干份。”但是，在目前学院每年收集的结题资料中，不少科研人员以复印件应付结题的现象时有发生。 二、科研档案管理工作存在问题的原因分析 （一） 个别科研人员思想保守，科研成果据为己有，严重影响科研档案的系统性、完整性 《档案法》第十条规定，“对国家规定应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何人不得据为己有。”但是，当前个别科研人员由于种种原因，不履行对上述科研档案材料的归档义务。有些科研人员不了解归档资料的搜集整理，结题时，为应付结题检查，只拼凑了一些一般性材料，而重要数据、重要的试验过程等有价值的材料却遗漏了，由此影响了归档材料的系统性，大大降低了科研档案的整体学术价值和利用价值。 （二）科研人员对归档文件的安全问题、使用问题存有疑虑 长期以来，一些科研人员误认为成果档案归档后就等于向世人公开，自己就失去了技术优势，把成果“给”了别人。加上确实存在个别人钻科研档案管理工作的空子，抄袭和剽窃他人成果，导致科研人员对归档心有疑虑，不愿将原始的、关键性的材料移交档案部门。再加上有些同志怕将来评职称、报成果、评奖等麻烦，不愿将科研成果移交档案室。 （三）宣传不够，多数科研人员及科研管理人员不了解科研档案的收集范围 大部分项目负责人不了解自己在结题时须向档案管理部门提供哪些资料；高职院校兼职档案员居多，而且是“半路出家”，接受过系统培训的不多。可想而知，收集的项目资料不完整、不系统、不规范也在情理之中。科研文件材料的归档范围主要包括：①科研项目计划、开题报告、课题调研论证材料及项目审批材料；②课题研究计划、设计、任务书、合同、协议及计划的执行、调整或撤销报告；③课题投资、预算决算及经费、基金的申报和管理；④科研实验、测试、观测、考察的原始记录；⑤设计的文字说明、图纸及数据处理材料；⑥研究、研制报告、论文专著、工艺技术报告；⑦专家评审意见、鉴定会材料、鉴定证书；⑧推广应用意见、课题工作总结；⑨配套的照片、底片录音、录像幻灯、影片增拷贝；⑩科研成果登记表、报告表及专利申请书、专利证书；科研成果奖励的申报、审批材料及获奖材料；科研成果转让合同、协议及推广应用方案及实施情况；生产定型鉴定材料、投产后的反馈意见。 三、改进高职院校科研档案管理的对策 （一）加强档案法律法规宣传，提高科研人员的档案意识 要做到科研档案的完整性、系统性、规范性，仅靠档案人员单方面的努力是难以完成的，它需要科研人员的理解、支持和配合。要做到这一点，关键是要提高科