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XZ-01行政接待管理制度
深圳市创新智慧港有限公司 编 号:XZ-01
版 本:1.0
生效日期:2016-09-01 管理体系文件
行政接待管理制度
编 制:
审 核:
批 准: 版本修订记录 序号 修订日期 修订内容 修订人 版本 备注
目 的
树立公司良好形象,扩大公司对外联系和交流,使接待工作规范、有序。
适用范围
适用于创新智慧港公司,其他全资和控股项目公司、各专业配套公司参照执行。
职 责
行政人事部
公司接待归口管理部门。按照大型活动牵头部门的详细分工,负责协调接待活动;
对各部门公务接待工作进行指导、监督
各
本部门日常业务往来的公务接待
管理规定
接待管理原则
序号 步骤 要点分解 标准 1 接到接待任务 立即与来访单位联系,确定来访详情。 来访详情包括:来访单位名称、来访时间、人数、名单、职级、目的、行程安排以及有无用餐、用车、住宿等需求。 2 拟稿接待方案 确定接待级别
做好行程安排
确认出席接待人员名单
方案定稿后呈送领导审批 接待级别标准:见《附件:接待级别标准》。 3 知会相关人员 通知参与接待人员,参加接待时需正式着装;
信息有变化时,及时通知相关人员。
1)将领导审批的接待方案以邮件形式发送给各接待相关人员;
2)涉及项目参观的,需发送项目接待总负责人或配合接待部门和责任人,如没有明确接待部门统一给到行政负责人。 4 跟进各项接待事项的安排 申请接待用车、用餐、住宿、会议、礼品等安排,流程需附已签批的接待方案;
流程审批后请主动联系行政部专人落实各项准备工作;
将各项接待安排告知来访单位联系人。
重要客人接机需安排相应职务的接机人。 5 参观线路、展厅安排 参观线路主要为展厅,必要时可安排车辆参观园区。 联系展厅管理员检查展厅环境,打开相应设备。
讲解员按照展厅标准讲解。 6 座谈安排 检查会场布置;
确定客人到达时间,组织接待人员到大堂或电梯口迎接客人;
通知各相关接待人员做好准备。 检查会场包括:座位安排、会议资料、礼品准备,台卡名称、欢迎词是否准确等。 7 用餐安排 提前到用餐区检查用餐布置 提前确认菜单;
检查包房温度;
确认用餐座位数量。 8 住宿安排 特别尊贵的客人住宿,需提前检查房间的布置
接待费用结算与报销
接待费用结算根据谁接待、谁负责的原则进行管理。,申请部门将发票凭证送进行结算。如没有凭证,一切费用承担部门如需在公司签约(定点)酒店用餐,应事先通知,由授权签单与签约(定点)酒店结算费用费用计入部门年度公务接待费限额内。在非签约(定点)酒店住宿、用餐,对口接待部门凭有效发票按报账程序报销。
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