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现代人事档案的数字化 youhaoyun99@126.com 信息资源管理学院教授 王英玮 Contents 一、人事档案数字化和信息化的主要依据 （一）中央组织部于1995年1月颁布了 《全国组织人事管理信息系统信息结构体系标准》 《信息结构体系》分为信息群、信息集与信息项3个层次。含有人员管理、单位管理、中共党员及申请入党人员管理、中央组织管理4个信息群，64个信息集，698个信息项。 1、人员管理信息群含有43个信息集(其中两个信息集待编)，共426个信息项。该信息群的各信息集，一部分属于通用信息集，即在组织、干部、人事管理工作中描述每个人的情况时都可能使用的信息集；另一部分是专用或选用信息集，即只有在描述少数特定人员情况时使用的信息集。 2、单位管理信息群含有8个信息集，共113个信息项。该情息群主要用于单位编制管理及各类统计信息的生成。 中共党员及申请入党人员管理信息群含有5个信息集，共47个信息项。该信息群是在上述人员管理信息群的基础上，增设的专门用于描述中共党员及申请入党人员相对于其他人员特有信息的信息群。  3、中共组织管理信息群含有8个信息集，共112个信息项。该信息群是在上述单位管理信息群的基础上，增设的专门用于描述中共组织机构相对于一般单位特有信息的信息群。 4、该《体系》中给出了各信息群、信息集、信息项的名称、定义及解说，并且为了满足建立组织、干部、人事管理信息系统的工作需要，列出了采用的26项国家标准代码和63项中央组织部编制的部标代码。 （二）全国干部、人事管理信息系统数据结构 标准编号:GB/T 17538-1998 标准名称:全国干部、人事管理信息系统数据结构 标准状态:现行 英文标题:Data structure of national cadre and personnel management information system实施日期:1999-6-1 颁布部门:国家质量技术监督局 内容简介:本标准规定了全国干部、人事管理信息系统数据项类型、数据项长度及计量单位等结构。 本标准适用于全国各地区、各部门、各单位干部、人事管理信息系统的信息交换。 （三）全国干部、人事管理信息系统指标体系分类与代码标准 标准编号:GB/T 14946-2002 标准名称:全国干部、人事管理信息系统指标体系分类与代码 标准状态:现行英文标题:Classification and code of indicators of national cadre and personnel management information system 替代情况:GB/T 14946-1994 实施日期:2002-12-1 颁布部门:中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局内容简介:本标准规定了全国干部（含国家公务员）、人事管理信息系统的指标体系、分类代码和指标项目说明。 本标准适用于全国各地区、各部门干部（含国家公务员）、人事管理信息系统的建立，人员的各项管理及系统间的信息交换。 二、数字化人事档案管理系统 1、概念：数字化干部人事档案管理系统，是采用先进的计算机软硬件技术，能够实现人事档案管理工作中对人事档案材料的收集、鉴别、整理、保管、转递、统计、日常查阅等业务功能，是对纸质档案的数字化管理，真正告别了以往只能到阅档室翻阅纸质档案的传统方式的一种人事信息管理平台。 主要模式架构和功能模块 2、主要模式架构： 人事档案数字化管理系统一般采用B/S（浏览器/服务器）模式架构。 3、系统功能模块： （1）日常业务管理系统 日常业务管理模块主要实现档案的日常管理和信息维护； （2）人事档案数字化采集系统 主要实现系统建库阶段档案信息的数字化采集； （3）数字化档案查阅系统 档案查阅系统主要利用组织系统专网，实现对数字化档案的查阅申请、审批、本地及远程查阅等功能。 二、确立观念突围意识 人事档案数字化管理系统主要功能简介 （1）日常业务管理功能 实现人事档案、人事材料的收集、鉴别、整理、保管、转递、统计、查阅等业务功能。具体功能组成有：档案案卷管理、档案材料管理、档案审核以及系统维护。 （2）数字化档案采集系统 数字化档案采集系统主要完成对纸质档案材料的数字化采集处理功能。 系统提供了目录整理、信息采集、数据审核三大功能，并可利用现化代网络技术，实现多人多客户端，对多本档案，不同材料同时采集功能，是一套高效、快捷档案数字化采集系统。 （3）数字化档案网上查阅系统 数字化档案查阅系统，是以整个组织系统专用资源网为网络基础，采用B/S（浏览器/服务器）模式架构，在组织系统内部实现了本地及远程查档、阅档功能。 系统在安全方面需要考虑问题包括： 第一，可按日期、时间或长期有效等多种方式，完成阅档授权； 第二，阅