数字档案馆的几点思考.docVIP

关于数字档案馆的几点思考 【摘 要】 本文阐述了数字档案馆的概念及特征，提出了对数字档案馆的几点认识。认为档案馆的数字化不等于数字档案馆；数字化档案馆在短时期内不可能完全代替传统档案馆；随着数字档案馆的建设要加强电子档案的管理与利用。 【关键词】 数字档案馆；传统档案馆；电子档案；思考  20世纪末，随着计算机技术、数字存储技术和网络通信技术的飞速发展和有机结合，尤其是信息技术在办公、科研生产等组织活动中的广泛应用，出现了大量的电子文件，为了更好的对数字化档案信息进行保管和利用，一种新型的档案馆——数字档案馆应运而生。本文对数字档案馆的特点、管理与利用提出一些个人的看法。 一、数字档案馆的概念及特征 数字档案馆是一种新型的档案馆形态，数字档案馆是依托网络、以数字化的档案信息为管理对象，数字档案馆作为新时代发展的产物，它以现代化信息技术为管理手段、以自动化管理与检索利用智能化为特色，既继承了传统档案馆的基本功能，又能更好地适应时代发展的需要。数字档案馆一方面有利于加强包括对电子文件在内的各种档案信息资源的有效管理，确保数字档案信息资源的完整、准确和安全可靠；又有利于档案馆档案管理现代化的实现，提高档案工作效率，更好地适应档案用户需求的变化，为用户提供超越时间、地域限制的个性化、多样化、便捷化的信息服务；同时还使现有的档案人才队伍得到锻炼，有助于推动档案工作人员整体素质的提高，真正适应信息化时代的发展。 与传统档案馆相比较，数字档案馆具有以下几个特征： 1、信息数字化 数字档案馆把馆藏的各类档案信息资源通过计算机转化为二进制编码存储起来，通过网络供利用者浏览和下载。 2、传输网络化 数字档案馆通过网络将各个档案实体形成一个共享庞大有序的信息空间，从而在信息的传输、检索、浏览、下载中，使得档案信息达到高效利用、资源共享的目的。 3、空间虚拟化 数字档案馆是通过网络技术和特定软件将分散的信息联系起来形成一体，使之成为一个完整的信息系统，网络间信息传输方便、快捷，现实的时空分隔、墙体分隔被虚拟的单一代替，空间障碍不再存在。 4、服务现代化 数字档案工作的开展主要是借助计算机网络技术、数据库的支持技术、多媒体应用技术来实现信息的传输、处理和信息的获得，其“技术”含量较高。相比之下传统的手工查找效率太低，远远不能满足用户的需求，逐步会被现代化的服务方式所取代。 5、人员专家化 随着数字档案馆里现代化技术的广泛应用，对档案工作者也提出更高的要求，它更多地需要一批素质较好、技术较高的档案信息专业人才。档案工作者要努力学习档案业务知识、文秘写作知识、计算机知识，熟悉本单位基本情况，具备较强的综合分析、文秘写作、规划组织协调能力，逐步向“专家型”“技术型”转化，成为一专多能的复合型人才。 二、对数字档案馆的几点思考 1、档案馆的数字化不等于数字档案馆 档案馆的数字化有三层含义：一是将馆藏的档案信息数字化，经过数字化的档案信息能直接被计算机识别和处理，从而建成完备的信息数据库；二是建立档案馆自动化系统，实现档案馆自动化管理，完成档案管理数字化；三是建立档案数字化传输平台，实现档案的统一管理和资源共享。 而数字档案馆则是一个依靠计算机技术、网络通信技术、数据存储技术等现代信息技术接收、管理电子文件和传统档案馆的数字化信息并提供网络与传统两方面的各种档案利用服务的实体档案机构。 数字档案馆要求完善网络检索和存取等技术，以满足利用者更多的需求。如果仅仅是为了档案馆数字化而将所有的馆藏信息变为数字信息，却在管理和提供利用等技术上没有任何的改进，这样的数字化不仅没有意义而且还是一种浪费。 2、数字化档案馆在短时期内不可能完全代替传统档案馆 数字档案馆的兴起并不代表着传统档案馆的消亡。有人认为数字档案馆作为科技高速发展的产物与信息技术的联系较传统档案馆与信息技术的联系更为紧密。实际上，数字档案馆几乎继承了传统档案馆涉及到档案信息资源的形成、整理、存储、检索、保管、利用、鉴定、统计等所有的业务。所不同的是两者面向的对象不同。传统业务面向的是档案实体，而数字档案馆面向的是数字化信息。数字档案馆与传统档案馆相比，具有馆藏资源数字化、服务范围更为广泛、信息资源共享化、信息检索更为便捷、服务远程化等许多优势，但是数字档案馆仍然不完全具备传统档案馆的功能，也不能完全代替传统档案馆。其原因在于：首先，数字档案馆是在传统档案馆的基础上而生成，数字档案馆的“信息空间”需要传统档案馆的信息资源的连接才能构成，两者相辅相成；其次，传统的纸质档案（或各种档案实体）与电子文件（档案）在一定时期内将长期并存，仍然需要由传统的档案馆加以管理；再次，数字档案馆不能将传统档案馆所具有的人文及历史精神完全体现出来；最后，最为重要的一点，传统档案信息还会