常用办公软件的使用常识.doc

二　常用办公软件的使用常识 WORD 2003基本操作方法 (一) 打开、新建、保存文档 1．文档的新建 菜单命令［文件］→［新建］可以完成新建文档。在Word 2003里可以新建空白文档、XML文档、网页和电子邮件，但是它的最强大的功能还是进行文本编排，所以一般情况下我们建立的是空白文档。创建空白文档，还可以用单击工具栏上的新建按钮来快速完成。 2．文档的打开 使用［文件］→［打开］按钮或是直接单击或是“Ctrl+O”启动“打开”对话框，选中要打开的文档，再点击对话框上的“打开”按钮则可以打开已有文档。 另外windows支持用直接双击文档的方法来启动应用程序来打开文档。 3．文档的保存 可以用［文件］→［保存］或是单击按钮或用“Ctrl+S”来直接保存文档。如果你是第一次保存，会弹出一个保存对话框，需选择文档的保存位置和输入保存名后单击“保存”来完成保存。 如果你想把已经保存过的文档另存到别的位置或是以别的名称重新保存，你需用到［文件］→［另存为］命令，打开“另存为”对话框，设定另存为位置和另存文档名后点击“保存”即可。 (二) 编辑、查找、设置文本 1．设置文本的字体、字号、颜色等属性 选定想设置字体等属性的文本，用以下按钮来完成属性设置： 用来设置字体和字号； 分别用来设置文本的加粗、斜体、加下划线属性； 分别用来给选定的文本加方框和底纹； 用来给选定的文本改变颜色，点击右边的小倒三角可以打开颜色板。 用来给选定文本加上底色，点击右边的下拉小三角可以换其他颜色，默认是黄色。 这一次图标是用来设置选定文本所在段落的对齐方式。分别是左对齐、居中对齐、右对齐和两端分散对齐。 2) 选定文本 把光标放在要选定文本的第一个字的前面，然后按住左键移动光标(或是按住Shift+ →方向键)，到要选定文本最后一个字的后面，松开鼠标，文本加上黑，表明文本已被选中。 按住Ctrl键，鼠标单击，Word自动选定光标所在位置的那一句话。 3）查找文本 可以通过［编辑］→［查找］或是Ctrl+F或是单击工具栏上的按钮来打开和替换对话框(如图2-2-1)。在“查找内容”文本框里输入要查找的文字，点击“查找下一处”即可。你如果在查找前选定了内容，那么只会在选定的文本中查找，否则就在整个文档中查找。 图2-2-1 4) 替换文本 在查找和替换对话框里点击“替换”选项卡，在“查找内容”里输入替换前的内容，再在“替换为”文本框里输入替换后的内容，然后点击“替换”按钮。如果你想在整个选定文本(或整个文档)中替换，就点击“全部替换”。 2．剪切或复制、粘贴 1)复制和剪切的区别 剪切命令把选定内容移动到剪贴板，复制是把选定内容再做一份放入剪贴板，“复制”命令后选定文本不移走。 2)选定文本后，要复制、粘贴文本，可以通过以下任何一个途径进行： (1) 菜单命令法：［编辑］→［剪切］(或［复制］)复制文本，把光标移到要粘贴的地方，再用［编辑］→［粘贴］命令来粘贴复制的文本。 (2) 快捷工具法：用工具栏上的两个按钮分剪切或是复制，再按粘贴。 (3) 键盘快捷法：用快捷键Ctrl+X剪切或是用Ctrl+C复制文本，再按Ctrl+V粘贴。 (4) 鼠标拖动法：在选定文本上按着左键拖动可以实现文本移动；拖动时按着Ctrl键，可以移动“副本”到鼠标松开的地方。 (5) 使用office剪切板：经常也许会多次用到复制命令，多次粘贴复制过的不同的文本，你可以打用[编辑]→［使用office剪切板］命令，窗口右边出现一个剪贴板对话框，你最近复制的东西右在列表框里一一列出，你要粘贴哪个复制，直接点击就可把它粘贴到光标所在位置了。(如图2-2-2所示) 图2-2-2 3．图文混排 1) 插入表格 可以用[表格]→［插入］→［表格］命令，打开插入表格对话框，输入列数和行数后，单击［确定］命令，就可以在光标位置自动插入表格。插入的表格的宽度与页面宽度相同，行宽受当前字号大小的影响。 也可以直接单击快捷按钮，在下按对话框里用鼠标拖动来确定插入表格的行、列数，然后再单击，表格就会被插入。(图2-3-1插入的是4行4列的表格) 图2-3-1 2) 插入、设置图片 用［插入］→［图片］→［来自文件］命令打“开插入图片”对话框，选中要插入的图片，单击［插入］按键即可插入图片了。 要对插入的图片进行简单的修整，可以双击图片，会弹出如图2-3-2“设置图片格式”对话框。在对话框里，你可以通过改变上下左右列表框里的值来裁剪图片大小；还可以通过滑动滑杆来改变图片亮度和对比度。设置完后回车或单击［确定］按钮即可。 图2-3-2 Word还有图片设置工具栏(如图2-3-3)，你也可以通过它来调整图片。图片工具栏介绍如下： 图2-3-3 是插入图片按钮，和［插入］→［图片］→［来自文件］有同