恒利集团OA系统使用规范.docVIP

恒利集团OA系统使用规范 恒利集团公司办公自动化系统（以下简称OA系统）包括公文管理、、，主要实现办公无纸办公，加强信息共享和交流，提高单位内部的办公效率。OA的目标要建立一套完整的工作监控管理机制，最终解决部门自身与部门之间协同工作的效率问题，系统地推进管理工作制度化、标准化和规范化。??? （一）使用规范??? 1、单位的每个工作人员都要熟练掌握OA系统的使用方法，使用OA 系统进行单位内部的各项日常办公。??? 2、工作人员要保证通过OA系统发布、流转的信息和文件的内容完整准确，并对所发布的内容负责。??? 3、工作人员要保证文件处理的响应时间。所有网上公文处理流程涉及到的工作人员处理时间应不超过4个工作小时。如有外出、请假等特殊原因，必须委托相关人员代为办理。??? 4、OA系统自动对工作人员的使用情况进行，并对每个工作人员文件的处理周期、处理件数、延误情况进行记录由信息定期公布。??? （二）系统办公流程及岗位职责???? 公文管理??? 发文（发文、会议纪要和部门发文）??? 1、发文，由各部门拟稿，提交后经办公室审核、办公室主任审核、领导签发、发文登记、自动归档等流程结束后由办公室正式发文。??? 2、会议纪要，由办公室人员起草，提交办公室主任审核、领导签发、办公室发布，最后自动归档。??? 3、办公室等部门发文，由各部门人员起草发文，提交部门领导签发、部门内部发文登记给文号、清稿打印，然后自动归档。??? 收文（包括收文和部门收文）??? 1、收文，由办公室人员完成收文登记并填写传阅单或承办单、办公室主任填写拟办意见、办公室机要人员按办公室主任意见传送至领导审阅，领导填写办理意见后，办公室机要人员按领导办理意见转有关部门承办，然后自动归档。??? 2、部门收文，由部门文员完成收文登记、部门领导拟办、领导批示、转到具体办事人办理自动归档。??? 督办通知??? 由办公室人员起草督办通知、办公室主任审阅后转到相关部门办理、相关部门办理完毕返还办公室领导批示后该督办工作方可完成。??? 公文的归档及借阅??? 公文处理的流程完成后，文件自动归档到电子档案库，形成归档文件，档案管理员要对文件进行登记、分类、立卷等工作并形成档案，供全体人员查询或借阅。单位人员须使用OA系统进行档案的借阅工作。??? 日常办公??? 1.管理??? 单位人员休病假、事假或公出，须填写请假单，并根据情况提交给本部门领导或直接交给领导审核。??? 2. ??? 单位人员须用与部门人员、部门领导或领导进行日常的文件的交流。??? 3. 会议管理??? 由各部门人员填写会议通知或方案，描述会议相关信息，提交部门领导审核，部门领导根据需要交领导审批或直接交办公室发布。??? 4.管理??? 由办公室起草，交部门领导审核或直接领导审核后在办公直接发布。??? （三）安全管理??? 1、文件密级管理。密级别以上的文件按原有的手工处理模式及进行处理，不得通过网络进行办理。??? 2、工作人员身份认证。系统通过用户名和密码进行身份管理和认证。用户名是每个工作人员的唯一标识，个人的密码是安全的保证。OA系统提供了用户自我更换密码的功能，用户应自己每月定期更换密码，不得泄露给他人，防止他人非法使用。由于密码泄漏造成的损失由本人负责。??? 3、数据的备份??? 每个工作人员要及时将OA系统中的文件备份到各个人计算机中，防止数据丢失，造成损失。信息中心系统管理员定期对OA整个系统数据进行备份，建立数据备份档案，详细记录数据备份的时间、内容，并在系统发生问题时恢复数据。??? 4、工作人员可用内部收发，实现数据及数据的交换。自OA系统正式应用起，取消服务器文件共享的方式。避免计算机病毒传播，保证数据安全禁止单位工作人员将自己的计算机文件或硬盘设置为共享状态，