[经济学]会计信息系统 总账子系统.pptVIP

第四章 总账子系统 　　 通过本章的学习，要求学生掌握总账系统的结构、数据处理流程、主要的数据文件及文件的设计方法、系统模块的划分、主要模块的功能以及在单位电算化实施过程中各种操作和原理。 第一节 总账子系统概述及流程分析 第二节 总账子系统总体结构与主要数据文件设计 第三节 总账子系初始设置 第四节 凭证处理 第五节 账表输出 第六节 辅助管理一往来、项目、部门核算和管理 第七节 期末处理 第一节 总账子系统概述及流程分析 一、总账子系统的范围及其目标的确定 二、总账子系统的特点 三、总账子系统手工处理流程分析 四、计算机账务数据处理流程 五、计算机方式和手工方式下账务处理流程的异同 一、总账子系统的范围及其目标的确定 （一）总账子系统范围的确定 总账子系统是以凭证为原始数据，通过对凭证的输入和处理，完成记账、结账、银行对账、账证表的查询与打印、系统服务和系统管理等账务处理工作。 总账子系统包含所有经济业务的会计核算，如采购业务核算、销售业务核算、存货业务核算等，但是如果某单位的某些经济业务比较复杂，如存货核算、销售核算都比按复杂，那么有关存货、销售业务的详细核算和管理放在相应的子系统中进行，其总括核算内容仍然放在总账子系统中进行。 （二）总账子系统的目标 1、及时、准确地采集和输入各种凭证，保证进入计算机的会计数据及时、正确和全面。 2、高效、正确地完成记账等数据处理过程。 3、随时输出某个时期内任意会计科目发生的所有业务，随时输出各个会计期间的各种账表，为企业管理提供信息。 4、建立总账子系统与其他子系统的数据接口，实现会计数据的及时传递和数据共享。 二、总账子系统的特点 （一）规范性强，一致性好 （二）综合性强，在整个会计信息系统中起核心作用 （三）控制要求严格，正确性要求高 三、总账子系统手工处理流程分析 流程步骤： 1、根据原始凭证编制记账凭证。 2、登记日记账。 3、登记各种明细账。 4、根据科目汇总表登记总账。 5、月未处理。 6、编制报表。 （二）手工方式下账务处理形式的缺陷 1、数据大量重复。 2、信息提供不及时。 3、准确性差。 4、工作强度大。 四、计算机账务数据处理流程 （一），总账子系统顶层数据流程图 （二）总账子系统中间层数据流程图 流程说明： 1、用户将本单位的基础会计信息通过初始化送入计算机，并保存在相应的数据文件中； 2、由录入员通过键盘输入记账凭证、原始凭证，输入的凭证经检查无误后，写入临时凭证文件，或者期未通过自动转账生成机制凭证传入临时凭证文件； 3、对录入的凭证进行审核和登账，对审核通过的凭证进行登账处理，对审出错的凭证返回，由录入会计进行修改后再审核；登账一方面将当前凭证改为已登账凭证，另一方面将凭证逐笔的发生额写入余额文件，记入夏天应账户的余额和发生额； 4、会计期末，自动进行期末处理，并自动生成记账凭证传入凭证文件； 5、根据余额文件中余额和发生额及凭证文件生成日记账、明细账及总账； 6、根据余额文件中的余额及发生额生成各种会计报表。 五、计算机方式和手工方式下账务处理流程的异同 （一）、相同之处 计算机方式和手工方式下账务处理流程的最终结果都是账簿和报表，处理过程都是实现了从凭证到账簿，从账簿到报表的全过程。 （二）、不同之处 1、数据处理的起点与终点不同。 2、数据处理方式不同。 3、数据存储方式不同。 4、对账的方式不同。 5、会计资料的查询统计方式不同。 6、计算机条件下账务处理从高效性、正确性、及时性等方面来看，已经和手工处理产生了根本性的不同，对会计理论和会计实务产生巨大的影响。 第二节 总账子系统总体结构与主要数据文件设计 一、总账子系统的功能结构 二、会计字典的设计 三、总账子系统主要数据文件设计 一、总账子系统的功能结构 总账子系统初始设置凭证处理账簿输出期未管理辅助处理系统服务通过对总账子系统数据处理过程的分析可知，凭证管理、期未处理、账簿输出是总账子系统必备的功能。此外，通用总账子系统的特点又决定了对系统初始设置、系统服务等的要求。近年来，随着会计管理理论的发展和会计实务的需求，总账子系统在上述基本功能的基础上又进一步拓展了辅助核算和管理功能，如往来核算和管理、部门核算和管理、项目核算和管理等。 二、会计字典的设计 （－）、会计字典定义 会计字典，又称档案（或目录），如科目目录、客户目录、存货目录、部门目录等，是构成计算机会计数据体系框架