Word实用操作技巧7.pptVIP

Word 實用操作技巧 基本操作回顧 文字輸入、複製、貼上及刪除 字體格式變換 (字型、大小、顏色、上下標) 排版對齊方式 (置中、置左、置右) 圖片及表格的操作 字數統計 文字藝術師 書籤及超連結 方程式編輯器 實用進階功能 自動字串取代及自動格式化功能 建立動態大綱及目錄 自動編號(圖表及註腳) 交互參照(cross reference) 分節符號的使用 註解及追蹤修訂 合併列印 自動字串取代 自動格式化功能 建立大綱 章節插入問題 建立目錄 自動編號(註腳篇) 自動編號(標號篇) 自動編號(交互參照篇) 潛藏的標號陷阱 關於功能變數 分節符號的重要性 多重頁首、首尾及首碼 插入註解 追蹤修訂 合併列印 合併列印(匯入資料檔) 合併列印(編輯格式檔) 合併列印(輸出選擇) Word檔案轉PDF檔案 關於GhostView * 工具?自動校正選項 功能： 設定字串取代的規則。 比如-- 內定是被取代為? 優點：方便輸入，如男雙羽=男子雙人羽球賽。 某些不好用的取代法則要自行取消 Ex: 表格首字大寫 功能： 設定格式取代的規則。 比如1st 會被取代為1st 優點：自動檢查格式並依格式不同給予不同功能(網路路徑自動超連結) 某些不好用的取代法則要自行取消 Ex: 智慧引號 格式?項目符號及標號?大綱編號 可選擇章目的樣式 請務必用大綱編號來建立大綱，之後才能建立目錄及進行分章標號 格式?樣式與格式：可幫助使用者安插章節 注意：在大綱模式?自訂選項中，應先將每一階層都連結到各自的標題(第一層為標題1，第二層為標題2，依此類推) 若全部以大綱編號來進行插入，會發現只能插入”章”，而不能插入”節”。(Ex: 欲產生第2章第1節，卻變出第3章) 解法：將游標點在第3章，再利用”樣式與格式”來進行調整 插入?參照?建立目錄及索引：可自動建立章節及圖表目錄 若有章節或圖表被加入或刪除，可用”更新功能變數”的方式來進行更新(編輯?全選?更新功能變數) 插入?參照?註腳：可插入註腳 註腳的標記可自己決定(內定為數字) 刪除所插入的標記，下方註腳也會自動刪除 若插入的是章節附註，則可選擇放在章節結束或文件結尾。 在所插入的註腳上按下滑鼠右鍵，可選擇”至註腳”，方便搜尋 插入?參照?標號：可插入標號 標號的順序為自動編號(依出現的順序)，它是利用功能變數做出來的。 刪除某標號後，要用”更新功能變數”的選項來進行編號的更新(編輯?全選?更新功能變數) 標號自動設定很實用，它可在使用者插入元件時自動幫使用者插入標號(不需手動插入標號)，但非內定功能，需使用者設定。 工具?選項?檢視：可讓功能變數網底自動顯示 插入?參照?交互參照：可插入交互參照 交互參照可讓使用者選擇已插好的標號來進行參照(右圖中已插好四個標號，也可選擇其他參照類型來進行參照，如頁碼、章節及書籤) 交互參照如果以超連結方式插入，則有連往該標號的功能，更利於閱讀及修改。 若有標號被加入或刪除，交互參照也可用”更新功能變數”的方式來進行更新 交互參照與書籤有何不同？ 多欄模式下的標號問題： 多欄模式下，文字方塊(圖文框)是常被用到的排版手法。然而… 請勿在文字方塊中加入標號，你會發現標號有錯，且無法被製成目錄 解法：應先把欲進行標號的圖或表回復成單欄模式，再將之標號，此時若將圖或表置中，標號也會跟著置中，不需用文字方塊來處理跨欄問題。 插入?功能變數：可插入功能變數 功能變數可幫使用者依一定的規則動態修改內容(如日期及標號)，不需全部手工打造。 功能變數是更進階的Word功能，這裡予以省略。 在Word中，許多功能均可選擇套用至單一節。學會節的使用方式並在適當的地方分節，可避免每次都要用滑鼠選取內容的困難性。Ex: 多欄模式 某些內容無法用滑鼠選取，勢必要利用”節”來完成。 Ex:多重頁首、首尾及頁碼 注意：插入的分節符號只有在標準模式才會顯示出來，請記得進入標準模式以確定插入無誤。 檢視?頁首頁尾：可設定頁首頁尾的內容 插入?頁碼：可設定要插入的頁碼樣式 插入?分隔設定：可插入分節符號 一份文件內的頁首、頁尾及頁碼可以有不同內容(以節為單位) 注意：建立多重頁首頁尾請記得把”同前”取消 選取一段文字後，點選 插入?註解 即可對此段文字進行註解 註解在列印時不會被印出，方便多人共同創作時進行討論之用。 工具?追蹤修訂：可開啟或關閉追蹤修訂模式 追蹤修訂開啟時，文件的修改動作將被記錄(含作者及時間)。使用者在修改的地方按滑鼠右鍵，可決定是否接受修改。 追蹤修訂的相關工具列可幫助使用者快速搜尋被修改的部份 工具?信件與郵件?合併列印精靈：可使用合併列印功能 用途：某些內容需頻繁被抽換時用到(比如學生成績單的排版格式大致固定，但學生姓名及各科成績