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职业学院档案信息化管理思考 　　[摘 要]本文详细地阐述了职业学院档案管理信息化实施中所面临问题及对策建议，对高校档案管理者提高档案管理水平，强化高校的档案服务机制，丰富高校档案管理理论内涵，促进当前高校档案管理和服务的现代化建设具有重要的理论意义和应用价值。 　　[关键词]职业学院；档案管理；信息化；思考 　　中图分类号：G718.5 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）18-0351-01 　　随着计算机时代的飞速到来，计算机办公自动化在各行各业的广泛运用。职业学院如何利用电子手段管理好人事档案，加快档案工作管理规范化、制度化建设的进程，是依法办好职业院校的重要基础工作之一，也是衡量职业院校管理水平的一个重要标志。本人从多年的人事档案管理实践中总结出了一些经验，结合当下广泛使用的电子信息档案管理的弊端，提出了如何提高档案管理的具体措施。 　　1 职业学院档案管理存在的主要问题 　　1.1 职业院校档案管理工作意识薄弱 　　目前大多职业院校档案管理机构不健全，很少有档案管理专业人员从事档案管理工作，学院领导不重视档案工作。缺乏对档案工作管理重要性的认识和思考，缺乏创新意识，在管理方法上不敢进行创新实践，忽视了档案信息资源的开发和利用。 　　1.2 职业院校档案管理缺乏明确的规章制度 　　目前，多数职业院校的发展只注重规模与速度建设，忽视了档案建设，档案管理电子化的制度尚不规范，未能完全落实统一的标准和管理制度，对管理人员的责、权、利不明确。档案管理工作实际仍是由过去的档案管理部门及档案管理人员进行整理和保存，存在着档案管理制度不健全的现象。 　　1.3 职业院校档案管理技术、手段落后 　　高校档案信息管理是对现代高校信息资源的有效管理和合理分配，是高校资源信息化的重要组成部分。但是，大多数职业院校由于建设资金不足，档案管理工作的信息化建设工作没有长足的进展，没有建成全国性的档案管理信息平台，导致相关的档案信息利用有限，档案信息不能实现跨行政区域的查询。职业院校档案管理所建的数据库成缺乏整体性和系统性，类型单一，规模小，标准化程度低，无法满足用户的多种需求，档案信息不能真正实现资源共享。 　　1.4 档案管理人员的专业水平和业务素质参差不齐 　　随着职业院校档案信息化程度的不断提高，档案管理需要有高水平和高素质的专业化档案人才队伍与之相适应。目前，职业院校档案人员大多不是档案专业院校毕业，队伍整体素质仍普遍较低，档案管理责任意识不强，专业知识不全面，创新意识不突出等问题，导致档案工作依然停留在建档、管档、看档的水平上，影响着档案管理信息化建设和高校档案事业的发展。 　　1.5 信息化安全保障体系建设不完善 　　信息技术的高速发展为文档电子载体和信息化管理提供了方便，同时也带来窃密技术提升、泄密渠道多变、保密手段困难和泄密危害程度的加大、电脑病毒等问题，保密安全隐患无处不在。 　　1.6 档案得理没有充分发挥档案的信息功能 　　有些职业院校档案管理没有利用现有的科学技术和信息技术进行开发利用。各院校之间档案管理比较封闭，无法相互借鉴和交流，导致信息内容不一致。尽管各院校已经通过各方面加强了档案管理的改革力度，但是从整个管理体制上看，问题仍比较突出。现在微机网络已经被普遍应用，但是职业院校的档案管理工作还没有充分实现档案管理网络信息化，导致院校档案管理没有充分发挥档案信息的应有作用，无法实现档案信息的资源共用。 　　2 职业院校档案管理信息化的思考 　　2.1 建立高校档案管理信息化平台 　　职业院校的档案工作必须加快建设步伐，运用现代信息技术改造传统的档案工作，实现档案管理、检索、利用的信息化、网络化、数字化。档案管理工作牵涉部门广泛，内容繁多，必须坚持科学规范的原则，全国一盘棋，进行规范管理、集中管理，对档案的收集、整理、装订、归档与借阅等程序进行严格的制度管理，防止档案缺损、流失和泄密，以制度建设促进档案管理工作水平的提升。特别是要在档案管理的信息化建设上建立健全相关的制度，为职业院校档案工作的数字化、信息化和网络化奠定良好的基础。 　　2.2 增加档案管理资金投入力度 　　档案信息化建设的基础是硬件和数据库建设，这就需要有相应的资金予以保障。首先要注重加强硬件建设，职业院校要根据自己的档案规模和经济能力，从实际出发购置适当的技术设备。加强档案信息化标准、规范化体系建设。档案收集、整理、归档、利用的科学与技术性都需要标准、规范的档案管理作支持。而电子文件形成后，需要集中保管，并建立一个实用性强、大多数软件都能接受的文件信息存储、交换格式标准，保证校园网、校际网、档案系统管理网之间档案信息存储、交换的顺利进行。通过档案的开发利用，发挥其巨大效用，把档案信息及时传递给教学科研人员，促进教学质量和科研水平的提