第九讲 会展营销策划与管理.docVIP

第九讲 会议策划与营销 教学目标：1. 复习上一节的内容(通过总结上一节课的讨论题)2.本节教学要求: 通过对本节的课堂学习,要求学生:掌握: 会议的主要操作流程 熟悉: 会议策划、选址、营销等主要内容了解: 会展安全管理3. 教学方法: 课堂讲授,学生讨论4．重点:会议流程策划 难点: 会议营销策略教学内容及过程: 会议的概念和类型会议的概念: 包括公司业务会议(MEETING) 奖励旅游会议(INCENTIVE TOURISM) 协会/团体组织会议(CONVENTION) 展览期间的会议(EXHIBITION)会议的类型: 根据会议举办主体划分:(协会会议/公司会议/其他组织会议) 根据会议活动内容划分:( 商务型会议/度假型会议/文化交流会议/专业学术会议/政治性会议/培训会议等)会议的分阶段流程策划会议有规模大小和时间长短之分, 但会议流程基本相似. 分为:会前准备阶段、会议实施阶段和总结与评估阶段1.会前准备阶段:是会议的事前计划, 是为了达到会议目标而对各项工作的系统安排, 分为: (一). 会议策划:是就即将召开的会议的会议的名称、时间、地点和规模、主题和议题﹑会议的受众(主讲人和听众) ﹑会议议程﹑会议预算和赞助﹑会议的执行方案及危机应对等整体过程的筹划。一般较大型会议策划应成立专门策划委员会承担是对会议负责的团队,由主办者内部成员构成.会议承办者会与策划委员会一起合作.其工作包括:(1). 制定目标:具体的以书面形式落实. 明确策划委员会与承办者的关系, 向谁负责( 一般为会议主办者或主要利益单位), 何时结束使命(一般为会议具体实施时)(2).确定人选和具体工作:报告即策划委员会人员是内部指定或外部指派(承办者认为有必要时)。具体工作内容：制定会议总体预算﹑会议现场实地考察﹑设计会议评估指标和审核工作记录等宏观事宜。 (3). 具体会议策划方案: 5W法： (WHO WHAT WHEN WHERE WHY HOW) WHO :谁被邀请/与会人数(主讲人, 分演讲人等) WHAT: 会议是何形式(合作式/协会式/政府类), 直接影响预算. WHEN: 组织会议的有效时间(考虑:财政年度/节假日和其他冲突时间)等因素. WHERE: 选址(一般先确定大地方再小地方, 考虑交通因素) WHY: 会议的明确目标 HOW: 具体的会议形式(包括:会议空间/设备/餐饮/娱乐等;)会议的策划流程如下：、确定会议主题、准备会议方案、邀请主讲人员、会议召开、会后总结、会议危机管理方案、会议预算和赞助办法等。a. 收集市场信息: 为了使会议的内容有的放矢，要多方收集市场信息，对该行业做深入的研究，努力抓住行业热点问题，为下一步确定会议主题提供详实的背景资料和参考依据。可采用调查问卷，人员拜访，组织讨论会等收集信息。b. 会议主题：一定要能紧紧把握时代脉搏、能切实反映该行业某一领域发展动态。会议的主题要有创意，并且要具备以下特征：前瞻性、总结性和时尚性。为了更好地确定会议的主题，办展机构可以征询相关科研机构、大专院校有关专家的意见，也可以对行业中的各类企业展开调查，让它们提出一些建议，在此基础上，办展机构再综合各方面的意见，并结合展会的定位，确定会议的主题。c. 准备会议方案：准备会议方案。会议方案是有关会议召开的具体实施计划一定要做到详尽周密、高效协作。会议方案一般包括以下几方面的内容：会议的名称、时间、地点和规模。会议的主讲人和听众。会议的主讲人对会议的成功举办有着举足轻重的影响，一般由知名的专家、学者或者是企业家及政府主管部门的权威人士演讲会议方案要对会议的目标听众作出分析和预测，要确定听众的来源和范围、听众人会场的资格和方式、会议现场可以容纳的听众的数量等。　３．编制会议议程。会议议程是会议实施计划的进度安排，它对会议的进程进行总体的调控和安排。　４．会议资料的准备：要充足，包括：会议的背景资料，会议主讲人的简历、业绩以及本次会议演讲论文的摘要，会议入场证件和门票，会议的会标和引导标识等。会议资料的印制要美观大方，内容简洁明了。５．会议的召开方式：会议的召开方式对会议的成功举办也有较大的影响，会议要根据其主题和议题、会议的主讲人以及听众的特点来确定究竟要采用何种具体方式召开一般有开放式、半开放式和封闭式三种。６．会议预算：要为会议的各项开支和收人作出预算，合理安排会议的各项费用。会议的费用支出主要有：场地租金、会场设备及布置费用、主讲人和嘉宾演讲及接待费、各种资料的费用、翻译费用、宣传推广费用等；会议的收入主要有：门票收入、赞助费、冠名权费、发言费、广告收人等，至少要做到收支平衡。预算制定包括: (1). 主办者明确会议的赢利利润或收支平衡(